Med over 30 internasjonale markeder og uavhengige skjønnhetskonsulenter som selger produktene deres over hele verden, har Mary Kay et stort og spredt nettverk av mennesker som veldig gjerne vil ha kontakt og dele og lagre filer, data og annen informasjon. Tidligere brukte organisasjonen Dropbox først og fremst til filoverføringer, men med stadig mer fjernarbeid, har teamet revurdert arbeidsflyten. – I dag er Dropbox faktisk der virksomheten holder til, sier David Wilson, leder for kreativ teknologi og produksjon for organisasjonens team for kreative tjenester i USA. – Det er fantastisk å ha noe som er som en sveitsisk lommekniv med kreative verktøy. Det er nesten enklere å si hva vi ikke bruker det til.
Nedenfor går Wilson gjennom hvordan Mary Kay bruker Dropbox-produktene for å distribuere informasjon om – og hente inn ressurser fra – et arrangement, organisere og søke gjennom bilder og videoer og jobbe asynkront med filer for å lage organisasjonens digitale månedsmagasin.
Trinn 1: Forberedelser og førproduksjon
Vi driver med direktesalg og har flere hundre tusen uavhengige skjønnhetskonsulenter som vi må kommunisere med, og mange vanlige løsninger som leverandører tilbyr fungerer ikke helt for oss. Vi har mange arrangementer som vi først må annonsere, så må vi gjøre det enkelt for deltakerne å sende bilder til oss som vi kan bruke i sosiale medier og i magasinet vårt, Applause.
Med Dropbox Transfer kan vi sende én kobling til så mange vi vil, og det er helt topp for å sende en invitasjon via PDF. Vi kan også sende ut en separat filanmodning hvor vi ber deltakerne sende favorittbildene og -videoene deres til oss ved hjelp av en egen kobling. Det er enkelt for dem å sende bildene tilbake, og de lagres automatisk i en mappe vi har opprettet, slik at det er lett for teamet å finne dem og se gjennom dem. Fra et sikkerhetsperspektiv er det mye sikrere enn et FTP-nettsted, siden enkeltstående, uavhengige skjønnhetskonsulenter ikke har tilgang til andres filer.
Trinn 2: Bla gjennom, søk etter og overfør ressurser
Vi har nå alle kreative filer lagret i Dropbox, inkludert alle bildene fra arrangementet. Sosiale medier-teamet eller salgsutviklingsteamet går så gjennom bildene, velger hvilke de vil bruke og sørger for at vi har rettighetene til å bruke dem. Hvis et annet teammedlem trenger å finne et bestemt bilde, er det enkelt å søke. Tidligere hadde vi ikke egentlig mulighet til å søke i filserverne. Det er ikke tilfellet med Dropbox. Nå trenger vi ikke være bekymret for om vi finner ting lenger.
Det er også mye enklere å overføre filer. La oss si at vi må flytte flere tusen bilder fra et arrangement fra en plassering til en annen. Med nettskyløsningen vi brukte tidligere, feilet ofte overføringen da vi overførte store filbunker, eller filer ble ødelagt. Og de gangene det fungerte, gikk det veldig sakte. Med Dropbox starter du bare overføringen som en netthandling og går videre med dagen din. Overføringen skjer raskt, smidig og effektivt.
Trinn 3: Kreativ produksjon
Det kreative teamet har bildene de vil bruke, og noen har skrevet teksten. Et team med designere jobber med å lage sidene som skal inn i magasinet. De jobber fra hvert sitt sted og asynkront, så et system som sørger for at kun én person jobber med en fil til enhver tid er avgjørende for å unngå versjoneringsproblemer eller tapt arbeid. Dropbox har en funksjon som heter «låst for redigering». Det er veldig enkelt. For å bruke filinnsjekking og -utsjekking er det bare å høyreklikke, velge «låst for redigering», så er det låst. Så enkelt og elegant gjør Dropbox det. La oss si jeg trenger å vite hvem som bruker filen. Det er også enkelt. Dobbeltklikk på filen, så får du vite at den er låst for redigering og hvem som har låst den, og du får spørsmål om du vil be om at vedkommende låser den opp for deg. Fantastisk, ikke sant? Hvis personen som låste den er utilgjengelig, kan administrator gå inn og låse den opp.
Trinn 4: Kommentarer og gjennomgang
Med Dropbox er det veldig enkelt å legge inn kommentarer i en fil eller opprette en Capture-video for å kommentere. Hvis vi tar en rask videogjennomgang, bruker vi bare Capture for å snakke om gjennomgangen og sende den til andre som skal se på den senere. Hvis vi vil kommentere på en eksisterende PDF av bildeoppslaget, kan vi gjøre det med PDF-redigeringsprogrammet. Vi har flere muligheter for å oppnå det samme.
Og voilà. PDF-en er bygget og klar til å sendes ut til flere tusen mennesker over hele verden. En seier til for Mary Kay og Dropbox.
Bonustrinn: Sørg for at du aldri mister noe
Muligheten til å gjenopprette en slettet fil eller tidligere versjon av en fil er avgjørende.
Ja, vi sikkerhetskopierte de tidligere filserverne våre med noen dagers mellomrom. Men hvis noe ble lagt til i en server etter den siste sikkerhetskopien og slettet ved et uhell før neste sikkerhetskopi, kunne vi ikke få det tilbake. Og du kunne gå tilbake til en versjon som kunne være flere versjoner eldre enn den nyeste kopien. Da lagret folk gjerne flere filversjoner, noe som var et stort problem fordi det kunne føre til at en annen versjon enn den som var godkjent ble sendt ut. Men nå, hver gang du lagrer en fil, lagrer Dropbox den for deg. Vi trenger ikke være redde for å lage en kopi og lagre en annen versjon. Vi kan være sikre på at filen er der. Hvis vi trenger den, kan vi gå tilbake til den ved å høyreklikke på «Gå til versjonshistorikk». Vi vet den er der, og det er en trygghet.
