Utfordringen
- Selv om medarbeidere jobbet hjemmefra, brukte Cully Automation fortsatt e-post og brev for å sende kontrakter og dokumenter ut for underskrift.
- Dette var kostbart, de ansatte brukte mye tid på det, og det var vanskelig å sikre underskriftsprosessen.
Løsningen
- Cully Automation hadde brukt Dropbox i ti år og implementerte Dropbox Sign for å gjøre det enklere for de ansatte å opprette, samarbeide om, sende ut og skrive under på kontrakter.
Påvirkningen
- Fakturaer, kontrakter og sensitive dokumenter blir delt, signert og lagret på en sikker måte, med tidsstemplet revisjonssporing og automatiske påminnelser som sørger for at ingenting blir oversett og som gjør det mulig for Cully Automation å inngå avtaler 50 % raskere.
Å ta i bruk Dropbox og Dropbox Sign var avgjørende for bedriftens vekst og suksess, uten ville vi ikke vært så effektive og produktive.
Cully Automation er et irsk ingeniørfirma som tilbyr alt fra design og installasjon til prosessautomatisering på stor skala. Teamet spesialiserer seg på planlegging, konstruksjon, automatisering og vedlikehold av kritiske vanntjenester i Irland.
Cully Automation har brukt Dropbox for å legge til rette for samarbeid mellom anleggsteam og kontorteam i flere år. Men med covid-19 fikk teamet behov for å utvide dette sanntidssamarbeidet med en løsning som kunne tilby kontraktsignering. Løsningen måtte også være tilpasset team i feltet i områder med lav båndbredde, som måtte kunne oppdatere offline og synkronisere senere, når forbindelsen var gjenopprettet.
Veien til Sign
Da alle besøkende og ansatte som kom tilbake på jobb måtte gjennomføre en undersøkelse og skrive under på en offisiell erklæring om at de ikke hadde symptomer på covid-19 før de møtte opp på et anlegg, ble den gamle metoden med å skrive ut, skrive under og samle inn papirskjemaer raskt for tidkrevende og kostbar. I tillegg måtte viktige dokumenter relatert til helse og sikkerhet, risikovurderinger og skaderapporter signeres og oppdateres regelmessig, noe som innebar at bedriften måtte håndtere et massivt papirspor og unødvendige administrative forsinkelser.
For å gjøre det mulig for ansatte, besøkende og entreprenører å signere dokumenter hvor som helst, henvendte Cully Automation seg til Sign og Dropbox. Med denne løsningen ble det mulig for bedriften å opprette, signere og lagre juridisk bindende dokumenter sikkert for hvert enkelt anlegg og kontor i sanntid. I tillegg var det så raskt og enkelt å konfigurere at teamet kunne dra nytte av den nye teknologien i løpet av bare noen få dager.
Siden Dropbox og Sign jobber sammen for å skape verdens første innebygde løsning for e-signaturer og lagring, var avgjørelsen om å implementere Sign enkel.
| Før Sign | Etter Sign | |
| Overdreven bruk av e-post Dokumenter ble signert og returnert via e-post, noe som gjorde det vanskelig å ha oversikt over de nyeste versjonene. |
→ | Bedre internt samarbeid Med Sign blir vanlige dokumenter, som erklæringer eller kontrakter, automatisk sendt, signert og lagret i rett mappe. |
| Forsinkelser på grunn av tidkrevende fullføringsprosesser Kontrakter måtte sendes på e-post, eller underskriverne måtte innfinne seg på kontoret, noe som kunne forsinke prosessen med flere dager. |
→ | Fullføring uten stress Ansatte kan nå signere kontrakter på noen sekunder og dermed få smidigere arbeidsflyter og utføre jobben raskere og enklere. |
| Tapt tid på grunn av manuelle påminnelser Team måtte følge opp manglende underskrifter manuelt og tapte tid som de kunne brukt på viktigere oppgaver. |
→ | Automatiske påminnelser Med Sign får underskrivere automatisk varsling om manglende underskrifter, noe som gjør det enkelt å holde oversikt over hvem som har skrevet under på hva – og når. |
| Vanskeligheter med å sikre underskriftsprosessen Når dokumenter ble sendt ut for underskrift med e-post og post, var det vanskelig å sikre prosessen og sørge for at den var juridisk bindende. |
→ | Sikre e-signaturer Med tidsstemplet revisjonssporing og rollebasert autentisering kan dokumenter deles og signeres sikkert og med juridisk bindende revisjonssporing. |
Styrk samarbeid og sikkerhet med Dropbox og Sign
Økonomi-, HR- og kontraktsteamene hos Cully Automation så hvordan løsningen ble tatt i bruk og at covid-19-erklæringene tok mye mindre tid og var mer nøyaktige, og valgte å ta i bruk en lignende arbeidsflyt Nå håndteres alt, fra fakturering til rekruttering og kontraktsarbeid, gjennom Dropbox og Sign.
Sammen skaper disse verktøyene ett enkelt, felles område hvor alle avdelinger i Cully Automation kan håndtere dokumenter på en effektiv måte. Dropbox og Sign sørger for at alle dokumenter er sikkert lagret på et lett tilgjengelig sted og legger med det til rette for bedre samarbeid og oppdateringer i sanntid, fra prosjektoppstart til implementering.
Jeg kan ikke tenke meg livet uten Dropbox eller Sign, det er helt avgjørende for alt vi gjør. Produktene er en integrert del av hele forretningssyklusen, fra prekvalifikasjon til anbud og ettersalg.
