Slik fikk Cully Automation taket på kontrakter ved hjelp av Dropbox

Utfordring

Cully Automation er et irsk ingeniørfirma som tilbyr alt fra design og installasjon til prosessautomatisering i stor skala. Teamet spesialiserer seg på planlegging, konstruksjon, automatisering og vedlikehold av kritiske vanntjenester i Irland.

Cully Automation har brukt Dropbox for å legge til rette for samarbeid mellom anleggsteam og kontorteam i flere år. Men med covid-19 fikk teamet behov for å utvide dette sanntidssamarbeidet med en løsning som kunne tilby kontraktsignering. Til tross for at ansatte jobbet eksternt brukte Cully Automation e-post og brev for å sende kontrakter og dokumenter ut for underskrift. Dette var kostbart, ansatte brukte mye tid på det og det var vanskelig å sikre underskriftsprosessen.

Løsningen måtte også være tilpasset team som jobbet eksternt i områder med lav båndbredde, som måtte kunne oppdatere offline og synkronisere senere, når forbindelsen var gjenopprettet.

Løsning

Da alle besøkende og ansatte som kom tilbake på jobb måtte gjennomføre en undersøkelse og skrive under på en offisiell erklæring om at de ikke hadde symptomer på covid-19 før de møtte opp på et anlegg, ble den gamle metoden med å skrive ut, skrive under og samle inn papirskjemaer raskt for tidkrevende og kostbar. I tillegg måtte viktige dokumenter relatert til helse og sikkerhet, risikovurderinger og skaderapporter signeres og oppdateres regelmessig, noe som innebar at bedriften måtte håndtere et massivt papirspor og unødvendige administrative forsinkelser.

For å gjøre det mulig for ansatte, besøkende og entreprenører å signere dokumenter hvor som helst, henvendte Cully Automation seg til Sign og Dropbox. Med denne løsningen ble det mulig for bedriften å opprette, signere og lagre juridisk bindende dokumenter sikkert for hvert enkelt anlegg og kontor i sanntid. I tillegg var det så raskt og enkelt å konfigurere at teamet kunne dra nytte av den nye teknologien i løpet av bare noen få dager.

Resultater

Økonomi-, HR- og kontraktsteamene hos Cully Automation så hvordan løsningen ble tatt i bruk og at covid-19-erklæringene tok mye mindre tid og var mer nøyaktige, og valgte å ta i bruk en lignende arbeidsflyt Nå håndteres alt, fra fakturering til rekruttering og kontraktsarbeid, gjennom Dropbox og Sign.

Sammen skaper disse verktøyene ett enkelt, felles område hvor alle avdelinger i Cully Automation kan håndtere dokumenter på en effektiv måte. Dropbox og Sign sørger for at alle dokumenter er sikkert lagret på et lett tilgjengelig sted og legger med det til rette for bedre samarbeid og oppdateringer i sanntid, fra prosjektstart til implementering.