Bolehkah anda bekerja lebih pintar, bukan lebih kuat?

Apakah yang kita maksudkan dengan bekerja lebih pintar?

Kerja pintar merujuk kepada cara teknologi telah membantu untuk mengubah pasukan bekerja dengan lebih cekap. Perubahan ini mungkin merangkumi semua seperti memindahkan pejabat anda ke ruang kerja dalam talian berpusat. Atau kerja boleh menjadi lebih tidak langsung, seperti penggunaan Agile sebagai gaya kerja baru kerana teknologi kemahiran yang telah diberikan kepada pasukan.

Kerja pintar bertujuan untuk membuang semua masalah yang melanda pejabat lama—yang tidak dapat diubah, silo kerja dan pemikiran kotak tertutup. Sebaliknya, kerja ini memperjuangkan faktor yang benar-benar penting kepada mana-mana perniagaan: orang dan idea mereka. Perniagaan yang tidak mengamalkan kerja pintar berisiko untuk ketinggalan, terutamanya ketika mencari cara kerja baru ialah satu keperluan untuk semua orang. Ramai majikan dan pekerja mereka kini memutuskan cara organisasi mereka harus bergerak ke hadapan—di Dropbox, kami sudah komited untuk memiliki tempat kerja pertama maya.

Dalam persekitaran ini, banyak ciri kerja lebih bijak dianggap sangat penting sehingga tidak dihargai oleh majikan dan pekerja. Ini bermakna jika anda masih tidak menawarkan inisiatif moden seperti telecommuting atau waktu kerja yang fleksibel, anda mungkin mengalami masa yang lebih sukar untuk menarik bakat terbaik.

Bagaimanakah kerja pintar meningkatkan kecekapan tempat kerja?

Anda hanya perlu melihat telefon pintar anda untuk melihat cara teknologi boleh meningkatkan kecekapan sepuluh kali ganda. Tugasan yang beberapa dekad lalu mungkin memerlukan banyak peranti kini boleh dilakukan hanya dengan telefon anda. Begitu juga, proses kerja yang mungkin memerlukan berbilang program desktop yang mahal satu dekad yang lalu kini boleh dilakukan dengan satu penyelesaian dalam talian. Pertimbangkan cara teknologi berikut boleh mempengaruhi pasukan anda dan anda juga akan melihat cara teknologi memberikan kesan yang meluas pada keseluruhan perniagaan anda:

Membebaskan pejabat anda

 Smart Workspace tidak terhad kepada ruang kerja atau lokasi fizikal, ruang kerja boleh wujud di mana-mana anda mempunyai sambungan Internet (dan sambungan Internet yang baik walaupun tidak digunakan secara aktif). Kerja pintar bermakna anda boleh bekerja di mana-mana sahaja anda berada. Kerja ini menghapuskan masalah lama “saya tertinggal x di pejabat,” “saya tertinggal x di rumah” atau, “saya tak dapat mengakses x dari rumah, saya perlu masuk pada hujung minggu” semua masalah ini menjejaskan motivasi dan semangat. Selain itu, kerja ini memperkasakan anda sebagai sebuah perniagaan untuk menarik bakat dari seluruh dunia, bukan hanya mereka yang paling dekat dengan anda. Dengan rangkaian pekerja jarak jauh, anda mempunyai seluruh pasukan yang boleh bekerja tanpa dihadkan oleh waktu pejabat mahupun zon waktu.

Usahasama dan kerjasama

Kami semua pernah mengalami situasi itu, bekerja pada dokumen yang sama dengan lima orang lagi. Muat turun lampiran, edit, namakan semula, muat naik lampiran, hantar, dan ulang. Hanya untuk versi fail yang salah akan dihantar pada akhirnya. Kerja pintar menghapuskan sekatan pada desktop sahaja. Usahasama dalam talian membolehkan berbilang orang bekerja pada satu dokumen, kemudian dikemas kini dalam masa nyata. Jadi, anda boleh mencapai tahap produktiviti baru kerana semua langkah yang renyah di antara setiap penyuntingan itu hilang.

Kerja yang diperkemas

Dokumen yang dibentangkan adalah dengan pasukan jualan, skop kerja adalah dengan pasukan kewangan dan ringkasan awal terletak di suatu tempat di atas meja pasukan reka bentuk. Mesyuarat yang tidak berkesudahan dilakukan kerana semua orang cuba menyelaraskan pengetahuan mereka untuk mencari konteks. Tempat kerja pintar meletakkan semua yang anda perlukan di satu tempat, tidak berselerak di sekitar pejabat. Anda bukan sahaja mempunyai bakat pasukan anda sendiri untuk dicungkil, mereka kini boleh disokong oleh kecerdasan mesin. Dropbox menggunakan OCR untuk membawa fail yang anda perlukan ke hadapan. OCR juga boleh mengecam imej, jadi anda tidak perlu mengingati nama fail atau folder yang anda tinggalkan. Anda hanya boleh mencari perkara yang ditangkap dalam imej, daripada reka bentuk awal produk terbaru anda kepada perkara yang anda pesan ketika waktu makan tengah hari pasukan terakhir.

Masuk ke dalam zon

Bertukar antara program atau berulang-alik ke meja rakan sekerja mengundang pelengahan kerja. Anda boleh tertarik dengan tarikan media sosial dan apl yang tidak penting, atau hanya bersembang dengan semua orang yang anda temui semasa anda melintasi pejabat. Kerja pintar membuka saluran komunikasi yang tidak perlu membawa anda keluar sepenuhnya daripada aliran kerja anda. Perlu bercakap dengan ahli pasukan yang berjarak 10 minit perjalanan di tingkat seterusnya? Tinggalkan anotasi, elakkan untuk melengahkan perjalanan anda ke pejabat dan teruskan kerja yang lebih penting. Kerja pintar menjadikan berbilang tugas lebih mudah berbanding sebelum ini.

Kesejahteraan

Bayangkan bos anda meminta kerja segera daripada anda dan pasukan anda, tetapi fail yang anda perlukan untuk berbuat demikian ada dalam peti masuk pasukan jualan. Dan pasukan jualan sedang berada di luar tapak. Tandakan hari panggilan telefon panik, tekanan tinggi, kerosakan yang hampir pasti kepada semangat berpasukan dan tekanan teruk pada kesihatan mental. Folder kongsian segera membetulkan masalah ini, memberikan ketenangan fikiran kepada semua orang dan memperkasakan pasukan dengan alat yang mereka perlukan. Dalam jangka panjang, ini bermakna kurang masa yang terbuang dan kurang kebencian terhadap bekerja sehingga larut malam. Hasilnya ialah keseimbangan kehidupan bekerja yang lebih baik dan membolehkan pasukan anda menikmati penyelesaian sesuatu perkara serta mendapat tidur yang cukup.

Pilih kerja lebih pintar, bukan bekerja lebih kuat

Terdapat banyak cara teknologi boleh mengubah tempat kerja anda menjadi lebih baik. Biarkan Dropbox membantu anda dengan segala-galanya daripada kemahiran komunikasi pasukan anda hinggalah kepada pengurusan masa mereka, jadi kerja keras anda akan sentiasa menghasilkan kualiti kerja terbaik.