Kan du arbejde smartere i stedet for at arbejde mere?

Hvad mener vi med at arbejde smartere?

“Smart working” er et udtryk for, hvordan teknologien har været med til at forandre teams, så de kan arbejde mere effektivt. Disse forandringer kan være noget så fundamentalt som at flytte kontoret til et centralt online arbejdsområde. Eller det kan være mere indirekte ved at skifte til agile arbejdsprocesser som en ny måde at arbejde på med de fordele, teknologien har givet teams.

Smart working har som formål at eliminere problemer, som kendetegnede gamle dages kontorer – manglende fleksibilitet, siloopdeling af opgaver og tænkning i lukkede kasser. I stedet lægger smart working vægt på de faktorer, der virkelig tæller for enhver virksomhed: mennesker og deres idéer. Virksomheder, der ikke implementerer smart working, risikerer at falde bagud, særligt i en tid, hvor det er nødvendigt for alle at finde nye måder at arbejde på. Mange arbejdsgivere og deres medarbejdere vælger nu, hvordan deres organisationer skal arbejde fremover – hos Dropbox har vi allerede forpligtet os til at have en arbejdsplads, der som udgangspunkt er virtuel.

I dette miljø bliver mange dele af idéen om at arbejde smartere i stedet for at arbejde mere betragtet som så afgørende, at ansatte og arbejdsgivere tager dem for givet. Hvis du stadig ikke tilbyder moderne initiativer som f.eks. distancearbejde eller fleksibel arbejdstid, kan det betyde, at du får sværere ved at tiltrække de bedste medarbejdere.

Hvordan øger smart working effektiviteten på arbejdspladsen?

Du behøver kun at se på din smartphone for at vide, hvordan teknologi kan øge effektiviteten til det tidobbelte. Opgaver, som for nogle årtier siden kunne kræve en håndfuld enheder, kan nu klares på din telefon alene. På samme måde kan arbejdsprocesser, som for blot ét årti siden kunne kræve mange dyre computerprogrammer, i dag udføres i enkeltstående onlineløsninger. Overvej følgende måder, som teknologi kan påvirke dine teams på, og find ud af, hvor vidtrækkende konsekvenser det har for hele din virksomhed:

Sæt din kontoradresse fri

En smart arbejdsplads er ikke begrænset til et rum med fire vægge eller et bestemt postnummer – den kan være, hvor som helst du har en internetforbindelse (og kan følge dig, selv når forbindelsen mangler). Smart working betyder, at du kan arbejde, uanset hvor du befinder dig. Det afskaffer gammeldags problemer som “x ligger på kontoret”, “jeg har glemt x derhjemme” eller “jeg har ikke adgang til x hjemmefra, så jeg kommer på kontoret i weekenden” – alt sammen ting, der går ud over motivationen. Desuden giver det dig mulighed for som virksomhed at tiltrække dygtige medarbejdere fra hele verden, og ikke kun dem, der bor i nærheden. Med et netværk af fjernpersonale har du et helt team, der kan arbejde uden at være begrænset af kontortider eller tidszoner.

Samarbejde og teamwork

Vi har alle prøvet det – at arbejde i ét og samme dokument sammen med fem andre. Så kan man downloade vedhæftet fil, redigere, omdøbe, uploade vedhæftet fil, sende, og gentage i det uendelige. Og så ender det med, at den forkerte version af filen bliver sendt afsted. Smart working betyder, at den slags enhedsspecifikke begrænsninger er fortid. Online samarbejde giver gør det muligt for flere personer at arbejde på det samme dokument, som bliver opdateret i realtid. Derfor kan du opnå en hidtil uset produktivitet, når alle disse besværlige trin mellem hver version forsvinder.

Strømlinet arbejde

Dokumentet med jeres præsentation ligger hos salgsafdelingen, arbejdsbeskrivelsen ligger i økonomiafdelingen, og det oprindelige oplæg ligger på et skrivebord hos designteamet et sted. Så skal der holdes møde efter møde efter møde, så alle kan udveksle viden og finde en fælles kontekst. En smart arbejdsplads samler alt, hvad I skal bruge, på ét sted – ikke spredt rundt omkring på kontoret. Og du skal ikke nøjes med at trække på dit eget teams evner – nu kan de få hjælp af maskinel intelligens. Dropbox bruger OCR til at bringe de filer, du skal bruge, i fokus. Det kan sågar genkende billeder, så du ikke behøver at huske filnavnet, eller hvilken mappe du gemte den i. Du kan bare søge efter, hvad man kan se på billedet – alt fra et udkast til dit nyeste produkt til den frokost, I bestilte til teamet sidste gang.

Det vigtige fokus

Når man skal skifte mellem programmer eller gå frem og tilbage til en kollegas skrivebord, kan man blive inspireret til overspringshandlinger. Du kan blive fristet af sociale medier eller uvigtige apps, eller måske hyggesnakker du med en, du møder på din vej gennem kontoret. Smart working åbner kommunikationskanaler, der ikke behøver at trække dig helt ud af din arbejdsrytme. Har du brug for at tale med en fra dit team, der sidder 10 minutters gang væk på en anden etage? Indsæt en annotation, undgå overspringshandlinger på vej gennem kontoret, og fortsæt med mere vigtigt arbejde. Smart working gør det nemmere at multitaske, end det nogensinde har været.

Et arbejdsliv i balance

Forestil dig, at din chef beder dig og dit team om at løse en hasteopgave, men de filer, du skal bruge til det, ligger i salgsafdelingens indbakke. Og salgsafdelingen er på kundebesøg. Foran dig har du en dag fuld at panikopkald, stress, en hårdt belastet holdånd og alvorligt pres på teamets mentale sundhed. Delte mapper løser dette problem på et øjeblik, så alle har ro i sindet, og det giver alle teams de værktøjer, de skal bruge. På langt sigt kan det betyde færre spildte timer og mindre upopulært overarbejde til langt ud på natten. Resultatet er en bedre work-life-balance, så dit team både oplever glæden ved at få arbejdet gjort og ved at få den søvn, de har brug for.

Vælg at arbejde smartere i stedet for at arbejde mere

Der er et uendeligt antal måder, hvorpå teknologi kan gøre din arbejdsplads til et bedre sted. Lad Dropbox hjælpe dig med alt lige fra dit teams kommunikationsevner til deres tidsstyring, så jeres hårde arbejde altid munder ud i jeres bedste arbejde.