Czy można pracować mądrzej, a nie ciężej?

Mądrzejsza praca – co to oznacza?

Mądra praca odnosi się do sposobu, w jaki technologia umożliwiła wydajniejszą pracę zespołów. Te zmiany mogą dotyczyć wszystkich dziedzin, w tym na przykład przeniesienia biura do wirtualnej, scentralizowanej przestrzeni roboczej. Mogą one również być bardziej „pośrednie”, jak wdrożenie metody Agile jako nowego stylu pracy w odpowiedzi na korzyści, jakie technologia zapewniła zespołom.

Mądra praca dąży do usunięcia wszystkich problemów, z którymi borykają się staromodne biura – brak elastyczności, silosy i schematyczne myślenie. Pielęgnuje ona za to te czynniki, które mają prawdziwe znaczenie dla każdej firmy: ludzi i ich pomysły. Firmy, które nie pracują mądrze, podejmują ryzyko pozostania w tyle; zwłaszcza w czasach, gdy znalezienie nowych sposobów na pracę jest dla każdego koniecznością. Wielu pracodawców i ich pracowników zastanawia się właśnie, jak ich firmy mogą dalej działać – Dropbox na przykład jest teraz miejscem pracy Virtual first.

W takim środowisku wiele cech mądrej pracy uważa się za niezbędne, więc zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mogą traktować je jako coś oczywistego. Oznacza to, że jeśli nadal nie wprowadzasz nowoczesnych inicjatyw, takich jak praca zdalna czy elastyczne godziny pracy, przyciągnięcie największych talentów może być dla Ciebie trudne.

W jaki sposób mądra praca poprawia wydajność?

Weźmy na przykład smartfony – są one dowodem na to, jak technologia może nawet dziesięciokrotnie zwiększyć wydajność. Zadania, które kilka dekad temu wymagały skorzystania z pół tuzina urządzeń, dziś można wykonać za pomocą samego telefonu. Podobnie wygląda to w przypadku procesów związanych z pracą – jeszcze nawet dekadę temu trzeba było mieć wiele drogich programów komputerowych, a teraz wszystkie zadania można wykonywać za pomocą jednego narzędzia online. Dowiedz się, jak technologia może wpłynąć na zespoły, a zauważysz również, że ma ona także daleko idący wpływ na całą firmę:

Biuro jest wszędzie

 Inteligentny obszar roboczy nie ogranicza się do czterech ścian i jednego kodu pocztowego – jest on wszędzie tam, gdzie masz dostęp do Internetu (i możesz nadal z niego korzystać, nawet jeśli nie masz połączenia z Internetem). Mądra praca oznacza, że możesz pracować z dowolnego miejsca. To sprawia, że nie ma już problemów takich jak „Zostawiłem(am) coś w biurze”, „Zapomniałem(am) czegoś z domu”, „Nie mam do tego dostępu w domu, muszę przyjść w weekend” – wszystkie te zmartwienia demotywują i osłabiają morale. Poza tym takie podejście ułatwia przyciągnięcie talentów z całego świata, nie tylko tych, które są najbliżej. Dysponując siecią zdalnych pracowników masz zespół, który może pracować w różnych strefach czasowych i bez ograniczeń godzinowych związanych z pracą biura.

Współpraca i praca zespołowa

Nad jednym dokumentem pracuje pięć osób? Wszyscy przez to przeszliśmy. Pobierz załącznik, edytuj, zmień nazwę, dodaj załącznik, wyślij, powtórz. A wszystko po to, by i tak wysłać niewłaściwą wersję pliku. Mądra praca to koniec ograniczeń związanych z pracą wyłącznie na komputerze stacjonarnym. Współpraca online umożliwia wielu osobom pracę nad jednym dokumentem, który jest aktualizowany w czasie rzeczywistym. Możesz więc wejść na nowy poziom produktywności, ponieważ wszystkie te niepotrzebne kroki odchodzą w niepamięć.

Usprawniona praca

Dokument przetargowy znajduje się w dziale sprzedaży, zakres pracy w dziale finansów, a wstępny brief leży gdzieś na biurku zespołu projektowego. Nadszedł czas na całą serię spotkań, podczas których wszyscy próbują ustalić, co wiedzą i jaki jest kontekst. Inteligentny obszar roboczy zbiera wszystko, czego potrzebujesz, w jednym miejscu, dzięki czemu nic nie jest porozrzucane po całym biurze. Umiejętności Twojego zespołu, które możesz wykorzystywać, są teraz wspierane przez inteligencję maszynową. Dropbox wykorzystuje technologię OCR, by zapewnić Ci bezpośredni dostęp do potrzebnych plików. Potrafi on rozpoznać nawet zdjęcia, więc nie musisz pamiętać nazw plików ani folderów, w których znajdują się te pliki. Możesz po prostu wyszukać informacje ze zdjęcia: od modelu najnowszego produktu po ostatnie zamówienie lunchowe.

Strefa pracy

Przeskakiwanie między programami i chodzenie tam i z powrotem między biurkami współpracowników może skutkować prokrastynacją. Możesz dać się wciągnąć mediom społecznościowym i niepotrzebnym aplikacjom lub zaangażować się w rozmowę z każdym, kogo spotkasz, przemierzając biuro. Mądra praca wykorzystuje kanały komunikacji, które nie muszą odrywać Cię od pracy. Chcesz porozmawiać z członkiem zespołu, który znajduje się na wyższym piętrze, 10 minut spacerem? Dodaj adnotację, uniknij prokrastynacji spowodowanej spacerem po biurze i zajmij się ważniejszymi zadaniami. Mądra praca sprawia, że wielozadaniowość jest łatwiejsza niż kiedykolwiek.

Dobre samopoczucie

Wyobraź sobie, że szef prosi Ciebie i Twój zespół o wykonanie jakiegoś pilnego zadania, ale pliki, których potrzebujesz, znajdują się w skrzynce odbiorczej działu sprzedaży. A dział sprzedaży znajduje się poza siedzibą firmy. Zaczyna się dzień pełny stresujących rozmów telefonicznych, napięcia, niszczenia ducha zespołu i poważnych obciążeń dla zdrowia psychicznego. Foldery udostępnione natychmiast rozwiązują ten problem, dzięki czemu każdy może spać spokojnie, a zespół jest wyposażony potrzebne narzędzia. W szerszej perspektywie może to oznaczać mniej straconych godzin i mniej nielubianej pracy w nocy. To z kolei skutkuje zachowaniem większej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym , która daje poczucie satysfakcji z wykonywanej pracy oraz wystarczającą ilość snu.

Zacznij pracować mądrzej, a nie ciężej

Technologia może zmienić Twoje miejsce pracy na nieskończenie wiele sposobów. Dropbox pomoże Ci we wszystkim: od komunikatywności zespołu po zarządzanie czasem. Dzięki temu zawsze będziesz wykonywać swoją ciężką pracę jak najlepiej.