Cómo ser más eficiente en el trabajo

La tecnología es clave para trabajar de forma más eficiente, no más ardua.

Alguien tiene una videollamada en un computadora portátil con otros dos participantes

¿A qué nos referimos cuando hablamos de trabajar de forma más eficiente?

El trabajo inteligente se refiere a la forma en que la tecnología ha ayudado a transformar los equipos para trabajar de manera más eficiente. Estos cambios podrían ser tan completos como trasladar tu oficina a un espacio de trabajo centralizado en línea. O pueden ser más indirectos, como la adopción de la metodología Agile como un nuevo estilo de trabajo debido a las competencias que la tecnología ha dado a los equipos.

El trabajo inteligente tiene como objetivo quitar todos esos problemas que plagaron las oficinas de la vieja inflexibilidad, los silos de trabajo y el pensamiento cerrado. En cambio, defiende los factores que realmente importan para cualquier empresa: las personas y sus ideas. Las empresas que no adoptan el trabajo inteligente corren el riesgo de quedarse atrás, sobre todo en un momento en el que encontrar nuevas formas de trabajar es una necesidad para todos. Muchos empleadores y sus empleados ahora están decidiendo cómo deberían trabajar sus organizaciones en el futuro. En Dropbox ya nos comprometemos a tener un primer lugar de trabajo virtual.

En este entorno, muchas características de trabajo más inteligente se consideran muy esenciales, por lo que los empleadores y los empleados por igual pueden darlas por hecho. Eso significa que, si aún no ofreces iniciativas modernas, como el teletrabajo o los horarios de trabajo flexibles, puede que te resulte más difícil atraer a los mejores talentos.

¿De qué modo el trabajo inteligente aumenta la eficiencia del lugar de trabajo?

Solo debes mirar tu teléfono inteligente para ver cómo la tecnología puede aumentar la eficiencia diez veces. Las tareas que hace unas décadas podrían haber requerido media docena de dispositivos ahora se pueden realizar con solo tu teléfono. Del mismo modo, los procesos de trabajo que hace una década podían necesitar múltiples y costosos programas de escritorio, ahora se pueden realizar con soluciones únicas en línea. Considera las siguientes formas en que la tecnología puede afectar a tus equipos y también verás cómo tiene un impacto de largo alcance en toda tu empresa:

Libera tu oficina

Un espacio de trabajo inteligente no está limitado a cuatro paredes ni a un solo código postal, puede existir en cualquier lugar donde tengas una conexión a Internet (y puede seguirte el ritmo de la forma que fuere). Trabajar de forma inteligente te permite trabajar estés donde estés. Eso elimina los viejos problemas de “Dejé x en la oficina”, “Olvidé x en casa” o “No puedo acceder a x desde casa, tendré que venir el fin de semana”, todo lo cual arruina la motivación y la moral. Además, te permite como empresa atraer talentos de todo el mundo, no solo los más cercanos a ti. Con una red de trabajadores remotos, tienes todo un equipo que puede trabajar sin restricciones por horas de oficina o incluso zonas horarias.

Colaboración y trabajo en equipo

Todos hemos estado allí, trabajando con el mismo documento con otras cinco personas. Descargar archivo adjunto, editar, cambiar el nombre, cargar archivo adjunto, enviar, repetir. Solo para que al final se envíe la versión equivocada del archivo. El trabajo inteligente significa el fin de estas limitaciones en las computadoras de escritorio. La colaboración en línea permite que muchas personas trabajen con un solo documento, que luego se actualiza en tiempo real. Así que, puedes alcanzar nuevos niveles de productividad a medida que desaparezcan todos esos pasos meticulosos entre cada edición.

Trabajo optimizado

El documento de presentación está relacionado con las ventas, el alcance del trabajo está relacionado con las finanzas y el resumen inicial está en algún lugar del escritorio del equipo de diseño. Tiempo de reunión tras reunión tras reunión mientras todos tratan de alinear lo que saben para encontrar el contexto. Un lugar de trabajo inteligente coloca todo lo que necesitas en un solo lugar, sin estar disperso por la oficina. No solo tienes los talentos de tu propio equipo para aprovechar, sino que ahora pueden estar respaldados por la inteligencia de máquinas. Dropbox utiliza el OCR para llevar los archivos que necesitas a la vanguardia. Incluso puede reconocer imágenes, por lo que no necesitas recordar el nombre del archivo o la carpeta en la que lo dejaste. Solo debes buscar lo que se captura en la imagen, desde una bosquejo de tu último producto hasta lo que pediste en el último almuerzo del equipo.

Entrar en la zona

Ir de un programa a otro o ir al escritorio de un compañero de trabajo y venir de allí invita a la postergación. Podrías ser atraído por el señuelo de las redes sociales y las aplicaciones no esenciales, o simplemente un chat con todos los que conoces mientras te desplazas por la oficina. El trabajo inteligente abre canales de comunicación que no tienen que sacarte por completo de tu flujo de trabajo. ¿Debes hablar con un miembro del equipo que está a 10 minutos de distancia en el siguiente piso? Deja una nota, evita postergar tu camino por la oficina y continúa con un trabajo más importante. El trabajo inteligente hace que hacer múltiples tareas sea más fácil que nunca.

Bienestar

Imagina que tu jefe les solicita trabajo a ti y a tu equipo con urgencia, pero los archivos que necesitas para hacerlo están en la bandeja de entrada del equipo de ventas. Y el equipo de ventas está fuera de la oficina. Un día de llamadas de pánico, alta tensión, casi seguro daño al espíritu de equipo y grandes tensiones a la salud mental. Las carpetas compartidas solucionan inmediatamente este problema y dan a todo el mundo tranquilidad y, a los equipos, las herramientas que necesitan. A largo plazo, esto puede significar menos horas desperdiciadas y menos horas extra con rencor durante la noche. El resultado es un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal que permite a tu equipo disfrutar de hacer las cosas, así como dormir lo suficiente.

Elige trabajar de forma más inteligente, no de forma más ardua

Existen infinitas maneras en las que la tecnología puede cambiar tu lugar de trabajo para mejor. Deja que Dropbox te ayude con todo, desde las habilidades de comunicación de tu equipo hasta la administración del tiempo, para que tu arduo trabajo siempre se traduzca en tu mejor trabajo.

Empieza a trabajar de forma más inteligente.

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