เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างไร

การทำงานให้ฉลาดขึ้นหมายถึงอะไร

การทำงานอย่างชาญฉลาด หมายถึงวิธีที่เทคโนโลยีได้เปลี่ยนการทำงานของทีมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น การเปลี่ยนแปลงนี้อาจเป็นได้ทั้งการเปลี่ยนแปลงแบบครอบจักรวาล เช่น การย้ายสำนักงานของคุณไปยังพื้นที่ทำงานออนไลน์แบบรวมศูนย์ หรืออาจเป็นการเปลี่ยนแปลงทางอ้อมมากกว่า เช่น การใช้การทำงานแบบอไจล์ (Agile) เป็นรูปแบบการทำงานใหม่ เนื่องจากเทคโนโลยีทำให้ทีมทำงานได้อย่างเชี่ยวชาญมากขึ้น

การทำงานอย่างชาญฉลาดมีเป้าหมายเพื่อขจัดปัญหาทั้งหมดที่เป็นอุปสรรคในสำนักงานแบบเก่าที่ไม่มีความยืดหยุ่น มีการทำงานแบบไซโล และมีความคิดอยู่ในกรอบปิด การทำงานอย่างชาญฉลาดสนับสนุนปัจจัยที่มีความสำคัญต่อธุรกิจอย่างแท้จริง นั่นคือบุคลากรและแนวคิดของบุคลากร ธุรกิจที่ไม่ยอมรับการทำงานอย่างชาญฉลาดจะเสี่ยงต่อความล้าหลัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่การแสวงหาวิธีการทำงานใหม่ๆ เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกคน ขณะนี้ นายจ้างและพนักงานหลายคนกำลังตัดสินใจว่าองค์กรของตนควรจะก้าวไปข้างหน้าอย่างไร โดยที่ Dropbox เราตั้งเป้าที่จะมีสถานที่ทำงานเสมือนจริงแห่งแรก

ในสภาพแวดล้อมนี้ คุณลักษณะหลายประการของการทำงานให้ฉลาดขึ้นนั้นเป็นสิ่งที่จำเป็นมากอยู่แล้ว จนนายจ้างและลูกจ้างอาจมองข้ามไป นั่นหมายความว่าหากคุณยังไม่มีความคิดริเริ่มที่ทันสมัย เช่น การทำงานระยะไกล หรือชั่วโมงการทำงานที่ยืดหยุ่น คุณก็อาจดึงดูดพนักงานที่มีความสามารถได้ยากขึ้น

การทำงานอย่างชาญฉลาดช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในสถานที่ทำงานได้อย่างไร

เพียงแค่ดูสมาร์ทโฟนก็จะเข้าใจว่าเทคโนโลยีสามารถเพิ่มประสิทธิภาพขึ้นหลายเท่าได้อย่างไร งานที่เมื่อไม่กี่ทศวรรษที่ผ่านมาอาจต้องใช้อุปกรณ์กว่าครึ่งโหล ตอนนี้สามารถทำได้ด้วยโทรศัพท์เพียงเครื่องเดียว ในทำนองเดียวกัน กระบวนการทำงานที่เมื่อทศวรรษที่แล้วอาจต้องใช้โปรแกรมเดสก์ท็อปราคาแพงหลายโปรแกรม แต่ในปัจจุบันสามารถทำได้ด้วยโซลูชันออนไลน์เพียงชุดเดียว คุณจะเห็นว่าเทคโนโลยีส่งผลอย่างกว้างขวางต่อธุรกิจโดยรวมของคุณอย่างไร โดยลองพิจารณาด้านต่างๆ ที่เทคโนโลยีสามารถส่งผลต่อทีมของคุณได้ ดังนี้

มอบอิสระให้ออฟฟิศของคุณ

พื้นที่งานที่ชาญฉลาดไม่ได้จำกัดอยู่ในผนัง 4 ด้านหรือที่อยู่เดียว แต่สามารถอยู่ได้ทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต (และสามารถทำงานได้ถึงแม้คุณจะไม่มีการเชื่อมต่อ) การทำงานอย่างชาญฉลาดหมายความว่าคุณสามารถทำงานได้ทุกที่ ซึ่งช่วยขจัดปัญหาเก่าๆ อย่าง “ฉันทิ้ง x ไว้ในออฟฟิศ” “ฉันลืม x ไว้ที่บ้าน” หรือ “ฉันไม่สามารถเข้าถึง x จากที่บ้านได้ ฉันจึงต้องเข้ามาในวันหยุดสุดสัปดาห์” ที่ล้วนทำลายแรงจูงใจและขวัญกำลังใจ นอกจากนี้ การทำงานอย่างชาญฉลาดยังช่วยให้คุณเป็นธุรกิจที่ดึงดูดผู้มีความสามารถจากทั่วทุกมุมโลก ไม่ใช่เพียงผู้ที่อยู่ใกล้คุณมากที่สุด ด้วยเครือข่ายของผู้ทำงานระยะไกล คุณจะมีทีมที่สมาชิกทุกคนสามารถทำงานได้โดยไม่มีข้อจำกัดจากเวลาทำการหรือแม้แต่เขตเวลา

การทำงานร่วมกันและการทำงานเป็นทีม

เราทุกคนล้วนเคยทำงานในเอกสารเดียวกันกับคนอื่นๆ อีก 5 คน ดาวน์โหลดไฟล์แนบ แก้ไข เปลี่ยนชื่อ อัพโหลดไฟล์แนบ ส่งไฟล์ แล้วทำซ้ำ เพียงเพื่อที่จะส่งไฟล์ผิดเวอร์ชันออกไป การทำงานอย่างชาญฉลาดคือจุดจบของข้อจำกัดสำหรับงานที่ทำได้เฉพาะบนเดสก์ท็อป การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ช่วยให้หลายๆ คนทำงานในเอกสารเดียวกันได้ ซึ่งมีการอัพเดทแบบเรียลไทม์ ดังนั้นคุณจึงสามารถยกระดับประสิทธิภาพการทำงานขึ้นไปได้อีกขั้น เพราะขั้นตอนยุ่งยากทั้งหมดในการแก้ไขแต่ละครั้งจะหมดไป

การทำงานที่คล่องตัว

เอกสารเสนอขายอยู่กับฝ่ายขาย ขอบเขตของงานอยู่กับฝ่ายการเงิน และข้อมูลสรุปเบื้องต้นอยู่ที่ใดสักแห่งบนโต๊ะทำงานของทีมออกแบบ ทั้งยังเสียเวลาไปกับการประชุมครั้งแล้วครั้งเล่า ขณะที่ทุกคนพยายามเชื่อมโยงสิ่งที่ตนรู้เพื่อหาบริบทของการประชุม สถานที่ทำงานที่ชาญฉลาดจะรวบรวมทุกสิ่งที่คุณต้องการไว้ในที่เดียว ไม่กระจัดกระจายไปทั่วสำนักงาน นอกจากคุณจะมีความสามารถของทีมคุณเองแล้ว ในปัจจุบัน ความสามารถดังกล่าวยังเสริมได้ด้วยปัญญาประดิษฐ์อีกด้วย Dropbox ใช้ OCR เพื่อนำไฟล์ที่คุณต้องการไปสู่ระดับแนวหน้า ระบบนี้ทำได้แม้กระทั่งจดจำรูปภาพ ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องจำชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณเก็บไฟล์เอาไว้อีกต่อไป คุณเพียงต้องค้นหาสิ่งที่อยู่ในภาพ ไม่ว่าจะเป็นแบบจำลองผลิตภัณฑ์ล่าสุดของคุณไปจนถึงสิ่งที่คุณสั่งตอนรับประทานอาหารมื้อเที่ยงกับทีมครั้งล่าสุด

ทำงานโดยไม่มีสิ่งรบกวน

การสลับไปมาระหว่างโปรแกรมหรือเดินไปมาระหว่างโต๊ะของเพื่อนร่วมงานเป็นการชวนให้ผัดวันประกันพรุ่ง ความสนใจขอคุณอาจถูกดึงไปอยู่ที่โซเชียลมีเดียและแอปที่ไม่จำเป็น หรือเพียงการพูดคุยกับทุกคนที่คุณพบขณะเดินไปมาในสำนักงาน การทำงานอย่างชาญฉลาดเป็นการเปิดช่องทางการสื่อสารที่ไม่จำเป็นต้องนำคุณออกจากขั้นตอนการทำงานโดยสิ้นเชิง คุณต้องการพูดคุยกับสมาชิกในทีมที่อยู่ห่างออกไป 10 นาทีในชั้นถัดไปใช่ไหม ทิ้งการแจ้งเตือนเอาไว้ก็พอแล้ว หลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่งโดยการเดินไปทั่วสำนักงานและตั้งใจทำงานที่สำคัญกว่า การทำงานอย่างชาญฉลาดทำให้การทำงานหลายอย่างพร้อมกันง่ายกว่าที่เคย

ความเป็นอยู่ที่ดี

ลองนึกภาพเจ้านายของานจากคุณและทีมอย่างเร่งด่วน แต่ไฟล์ที่คุณต้องการใช้อยู่ในกล่องจดหมายของทีมฝ่ายขาย และทีมฝ่ายขายติดงานนอกสถานที่ วันนั้นก็จะเป็นวันที่มีการคุยโทรศัพท์อย่างร้อนรน ความตึงเครียดสูง ความเสียหายต่อจิตวิญญาณของทีม และแรงกดดันรุนแรงต่อสุขภาพจิตโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันจะแก้ไขปัญหานี้ได้ทันที ทำให้ทุกคนสบายใจและเพิ่มขีดความสามารถให้กับทีมด้วยเครื่องมือที่พวกเขาต้องการ ซึ่งในระยะยาวสามารถช่วยให้เสียเวลาน้อยลงและความจำเป็นต้องทำงานล่วงเวลาในตอนกลางคืนน้อยลง ผลที่ได้คือสมดุลในชีวิตการทำงานที่ดีขึ้น ซึ่งจะช่วยให้ทีมของคุณสนุกกับการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จและได้นอนหลับอย่างเพียงพอ

เลือกทำงานให้ฉลาดขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น

เทคโนโลยีสามารถเปลี่ยนสถานที่ทำงานของคุณให้ดีขึ้นได้อย่างไม่รู้จบ ให้ Dropbox ช่วยคุณในทุกๆ เรื่อง ตั้งแต่ทักษะการสื่อสารของทีมไปจนถึงการจัดการเวลา เพื่อให้งานหนักเป็นงานที่ดีที่สุดของคุณเสมอ