ただ頑張るのではなく、もっとスマートに働くには

もっとスマートで効率的な働き方を実現する鍵となるのは、テクノロジーです。

「スマートな働き方」とは？

スマートな働き方とは、テクノロジーを活用してチームの働き方を変革し、仕事の効率性を高めることをいいます。変革とは、職場を一元的なオンラインワークスペースに移行するという全体的な変化の場合もあれば、より間接的な変化、たとえばテクノロジーによってチームのスキル向上を図り、新たな働き方としてアジャイル手法を取り入れるといった変化の場合もあります。

スマートな働き方で目指すのは、これまでの職場環境で悩みの種となっていた問題、つまり、柔軟性の欠如、作業の孤立化、閉鎖的な考え方といった問題をすべて解消することです。そして、あらゆるビジネスで特に大切な要素、すなわち「人材と人材が生み出すアイデア」を後押しします。このスマートな働き方を導入していない企業は、市場競争で後れを取ることになりかねません。これは特に、あらゆる人が働き方の変革を求められている現在において言えることです。多くの雇用主と社員は今、これからの働き方のあるべき姿を見極めようとしていますが、Dropbox はそうした企業の 1 社として、「バーチャルファーストな職場」を作る取り組みをすでに始めています。

こうした動きが広まる中、スマートな働き方が持つ多くの特徴が必要不可欠なものと見なされつつあり、雇用主にとっても社員にとっても当たり前の存在になっていく可能性があります。そのため、テレワークや柔軟な勤務時間といった現代的な働き方を取り入れていない企業は今後、有能な人材の確保に苦労することになるかもしれません。

スマートな働き方で仕事が効率化される理由

テクノロジーがいかにして仕事を効率化するかは、手元のスマートフォンを見れば一目瞭然です。数十年前なら、5～6 台のデバイスが必要だったかもしれない作業が、現在ではスマートフォン 1 台で済んでしまいます。また 10 年前であれば複数の高価なデスクトッププログラムが必要だったであろう業務処理も、1 つのオンラインソリューションで完結します。テクノロジーはこの他にも、以下のような形でチームに影響を与え、企業全体に多大なインパクトをもたらしています。

オフィスからの解放

スマートな働き方を実現する「スマートワークスペース」は、四方を壁で囲まれたオフィス環境や 1 つの住所に縛られることがありません。インターネット接続さえあれば（そしてオフラインの場合でも作業できる手段があれば）、あらゆる場所がワークスペースになります。どこでも仕事ができるので、人々は「～を職場に忘れてきてしまった」、「～を自宅に置いてきてしまった」、「自宅からは～にアクセスできないので、休日出勤しなくては」といった、モチベーションの低下や意欲の減退につながる、よくある問題から解放されます。また会社としても、地理的な制約を受けることがないので、世界中から有能な人材を集めることができます。テレワーカー同士がネットワークを構成してチームになることで、勤務時間やタイムゾーンに縛られずに働けるようになります。

共同作業とチームワーク

他のユーザー数人と 1 つのドキュメントを編集するといった共同作業は、すでに多くの職場で実践されています。しかし、添付ファイルのダウンロード、編集、名前の変更、アップロード、送信という作業を繰り返しているうちに、最後には間違ったバージョンのファイルを送ってしまうことになりがちです。スマートな働き方では、このようなデスクトップベースの作業が不要になります。共同作業をオンラインで行うことで、複数のユーザーが 1 つのドキュメントを同時編集でき、その結果はリアルタイムで反映されます。このため、各ユーザーが編集を行うたびに生じる面倒な作業が不要になるので、社員の生産性が飛躍的に向上します。

作業の効率化

プレゼンテーション資料は営業担当者が、作業範囲記述書は財務担当者が、概要資料はデザイン担当者が管理するといったように、仕事に必要な文書があちこちに点在していることは珍しくありません。こうした場合、状況認識を 1 つにするために、次から次へとミーティングが開かれることになります。スマートワークスペースでは、必要なすべての情報を 1 か所に集約できるので、オフィスのあちこちに情報が点在してしまうことがありません。チームの有能なメンバーを頼ることができるだけでなく、人工知能を仕事に活用することもできます。たとえば Dropbox では、光学文字認識（OCR）機能を利用して、スキャンした特定のファイルを見つけ出すことができます。画像の内容を認識することもできるので、ファイル名やファイルを保存したフォルダを覚えておく必要がありません。新製品のモックアップや前回のチームランチで注文した内容など、画像に含まれている内容で検索を行うことができます。

集中して作業する

複数のアプリケーションを切り替えることや、同僚のデスクを行ったり来たりすることは、大切な仕事を先延ばしすることにつながります。アプリケーションを切り替える際、ついソーシャルメディアや仕事と関係のないアプリを開いてしまうことや、同僚の元へ向かう途中ですれ違った別の同僚とおしゃべりに興じてしまうことは珍しくありません。スマートな働き方では、ワークフローから完全に離脱することなくコミュニケーションを図ることができます。オフィスの別のフロアにいるチームメンバーと話をする必要があるのなら、移動を面倒くさがって先延ばしにするのではなく、ファイルに注釈を付けておき、もっと重要な作業を先に進めましょう。スマートな働き方なら、マルチタスクもお手のものです。

健康と幸福感の維持

上司から緊急の仕事を頼まれたとしましょう。しかし、作業に必要なファイルは営業担当者のメールボックスに入っており、当の人物は外出中です。このような場合、慌てて何本も電話をかけ、チームの雰囲気が損なわれるほどピリピリして作業にあたり、大きなストレスを感じながら 1 日を過ごすことになります。しかしこのような問題は、共有フォルダというツールがあればすぐに解決し、誰もが心の平穏を得ることができます。長期的には、無駄な時間を減らし、誰も望まない夜遅くまでの残業を削減することにつながるでしょう。その結果、ワークライフバランスが改善し、チームメンバーは十分な睡眠時間を確保しながら、楽しんで成果を上げられるようになります。