Kebanyakan daripada kita menghabiskan masa kita melakukan “kerja remeh”—menurut McKinsey, pekerja intelektual menghabiskan hampir 20% masa mereka mencari maklumat dalaman atau mencari rakan sekerja yang dapat membantu dengan tugas tertentu.
Dengan aliran kerja yang diperkemas, anda dapat menghapuskan pembaziran masa ini dan meningkatkan proses operasi anda dengan ketara. Dengan mengenal pasti dan menghapuskan tugas yang berulang atau isu yang memperlahankan anda, anda dapat meningkatkan kecekapan dan produktiviti.
Dalam panduan ini, kami akan memperkenalkan lima strategi mudah untuk memperkemas aliran kerja anda—supaya anda dapat menghapuskan kerumitan yang tidak perlu dan mula menggunakan proses dipermudah yang memperkasakan pasukan anda agar dapat menyelesaikan kerja dengan lebih cekap.
Apakah manfaat memperkemas aliran kerja?
Tindakan memperkemas proses membolehkan anda menyingkirkan langkah yang tidak perlu dalam kehidupan harian anda, menghapuskan tugas yang memakan masa serta mengurangkan kesilapan. Beberapa manfaat tambahan termasuklah:
- Produktiviti yang lebih tinggi
- Peningkatan kecekapan
- Komunikasi yang lebih baik
- Penangguhan serta tugas lampau tempoh yang berkurang
- Kelebihan daya saing
- Semangat pekerja yang lebih baik
- Latihan pekerja yang dipermudah
- Tanggungjawab dan kebertanggungjawaban yang lebih jelas
5 cara untuk memperkemas aliran kerja
Berikut ialah lima cara untuk memperkemas aliran kerja anda:
1. Kenal pasti proses semasa yang memperlahankan anda
Beberapa penunjuk bahawa aliran kerja anda perlu diperkemas termasuklah penangguhan dan kesesakan yang menghalang projek daripada disiapkan tepat pada masanya, banyak kerja semula atau lelaran tugas yang tidak perlu serta teknologi lewah yang menimbulkan isu tambahan daripada menyelesaikan isu.
Semasa menilai aliran kerja semasa anda, pertimbangkan:
- Orang, sistem atau alat yang terlibat
- Tugas, langkah atau aktiviti yang diperlukan untuk mencapai hasil aliran kerja yang diingini
- Jumlah masa yang biasanya diperlukan untuk melengkapkan setiap tugas atau aktiviti
- Maklumat yang diperlukan untuk memastikan aliran kerja sentiasa berjalan
- Pencetus, tindakan, masa atau keadaan yang memulakan aliran kerja
- Hasil yang diingini daripada aliran kerja
Apabila anda menjadikan ini usaha kerjasama bersama orang lain, anda boleh bekerjasama untuk mengenal pasti mana-mana kelewahan atau unsur ketidakcekapan dalam aliran kerja anda.
Dengan alat perkongsian fail dan kerjasama Dropbox, anda boleh mengumpulkan input daripada ahli pasukan anda dengan lebih mudah. Contohnya, Dropbox membolehkan berbilang pengguna mengendalikan fail yang sama dalam masa nyata, yang memudahkan kerjasama yang lancar. Ketelusan ini dapat mengenal pasti apa-apa kesesakan, kerana jika salah seorang ahli pasukan sentiasa memakan masa yang lama untuk melengkapkan tugas tertentu, ini mungkin menandakan bahawa terdapat masalah dengan bahagian aliran kerja mereka.
Untuk menentukan langkah dalam aliran kerja yang paling memakan masa dan tempat penambahbaikan dapat dilakukan, Dropbox membolehkan anda melihat log aktiviti terperinci bagi setiap tindakan yang diambil pada fail, seperti tontonan, muat turun dan suntingan.
2. Takrifkan matlamat dan objektif anda
Setelah anda mengenal pasti aliran kerja yang perlu diperkemas, anda boleh mula mentakrifkan matlamat anda dengan perubahan ini serta merancang cara untuk berbuat demikian.
Walaupun rancangan anda adalah sukar pada awalnya, tindakan mempertimbangkan peningkatan khusus yang ingin anda buat serta sebabnya akan membantu anda memperincikan fokus anda kepada hasil yang diingini.
Contohnya, jika pasukan anda selalunya mengendalikan jumlah kerja yang tidak konsisten dengan tarikh akhir bulanan yang berubah-ubah, anda mungkin mahu memperkemas proses maklum balas supaya projek anda tidak menjadi sesak pada penghujung bulan. Dengan alat pengurusan projek seperti Dropbox Paper, anda boleh mencipta senarai tugasan, menugaskan tugas kepada ahli pasukan dan menetapkan tarikh akhir dalam masa beberapa saat sahaja. Menjelang tarikh akhir, Paper akan menghantar pemberitahuan automatik supaya anda sentiasa dapat menjejaki tugas projek.
3. Gunakan templat dan automasi aliran kerja apabila boleh
Automasi proses dapat mengurangkan masa yang anda habiskan untuk melakukan tugas manual atau berulang yang memakan masa yang sebaliknya boleh digunakan untuk melakukan aktiviti yang lebih produktif.
Dengan automasi Dropbox, anda boleh menyediakan peraturan dan pencetus untuk menyusun fail ke folder yang ditetapkan secara automatik. Ini menjimatkan masa dan usaha yang digunakan untuk mengisih dan mengalihkan fail secara manual, untuk memastikan bahawa dokumen sentiasa berada di tempat yang betul.
Alat seperti Dropbox Dash dapat membantu anda mengumpulkan kandungan daripada fail, apl, pautan pelayar anda dan banyak lagi menjadi satu "Tindanan" tersusun yang boleh anda kongsikan dengan pasukan anda. Dash menggunakan AI untuk mencadangkan Tindanan baharu serta menyusun fail ke dalam koleksi berasaskan projek berdasarkan aktiviti terkini anda.
Templat dokumen juga mempercepat proses penciptaan kandungan—anda boleh menggunakan templat untuk apa-apa sahaja tujuan daripada spesifikasi projek sehinggalah kalendar kandungan. Templat ialah cara yang baik untuk memastikan bahawa walaupun anda menyingkirkan langkah tertentu daripada aliran kerja anda, kualiti kerja anda tidak turut terjejas.
Untuk memudahkan proses pengaksesan dan perkongsian dokumen, Dropbox menyediakan ruang terpusat yang selamat bagi anda dan ahli pasukan anda. Dropbox juga disepadukan dengan apl yang sudah pun anda gunakan—seperti Zapier, Gmail dan Outlook—jadi anda boleh menyimpan segala-galanya di satu tempat.
4. Kongsi pengetahuan dan statistik
Dokumenkan perubahan proses dan penyelidikan anda agar dapat disampaikan kepada ahli pasukan yang baharu mahupun sedia ada. Dokumentasi ini berfungsi sebagai titik rujukan untuk semua pihak yang terlibat, memastikan bahawa semua orang memahami prosedur baharu.
Tindakan mendokumenkan aliran kerja anda juga membantu untuk mempercepatkan proses penerimagunaan aliran kerja. Apabila ahli pasukan dapat mengakses dokumentasi yang jelas dan ringkas, mereka dapat menyesuaikan diri kepada proses baharu dan memasukkan proses ke dalam aliran kerja harian mereka. Ini akhirnya membawa kepada pasukan yang lebih cekap dan berkesan, kerana semua orang berusaha ke arah matlamat yang sama.
Selain itu, penyimpanan nota tentang proses aliran kerja anda di Dropbox Paper memudahkan suai tugas ahli pasukan baharu. Dengan menyimpan rekod yang menyeluruh, pekerja baharu boleh memperoleh maklumat dan memahami aliran kerja dalam pasukan dengan cepat. Ini mengurangkan lengkok pembelajaran untuk rekrut baharu dan memastikan bahawa mereka dapat memberikan sumbangan dalam pasukan secepat yang mungkin.
5. Kumpulkan maklum balas
Orang lain akan menawarkan perspektif baharu pada proses anda serta menawarkan tip untuk penambahbaikan yang mungkin anda terlepas pandang. Dengan meminta input daripada ahli pasukan, penyelia atau orang lain yang serupa dalam pasukan lain, anda dapat memperoleh wawasan dan perspektif yang bernilai yang mungkin tidak anda terfikir.
Tindakan mendokumenkan proses anda dalam Dropbox Paper dan berkongsi dokumen itu dengan rakan sekerja bermaksud mereka boleh bekerjasama dalam masa nyata—pada mana-mana peranti, dari mana-mana jua. Mereka mungkin dapat memberikan maklum balas tentang kelebihan aliran kerja baharu yang anda cadangkan, menyerlahkan kelebihan dan bakal manfaat daripada cadangan anda. Mereka juga mungkin dapat menunjukkan kawasan yang memerlukan penambahbaikan atau pengoptimuman dalam aliran kerja anda, menawarkan cadangan untuk penambahbaikan atau penyelarasan yang mungkin membawa kepada hasil yang lebih baik.
Interaksi dengan orang lain dalam organisasi juga boleh membantu anda memperoleh sokongan bagi aliran kerja baharu. Dengan melibatkan pihak berkepentingan utama dalam proses pembuatan keputusan dan meminta input mereka, anda boleh meningkatkan kebarangkalian kejayaan pelaksanaan dan penerimagunaan aliran kerja baharu.
Tip untuk memperkemas aliran kerja
Berikut ialah beberapa tip tambahan bagi memperkemas proses sedia ada anda untuk meningkatkan kecekapan operasi:
- Pertimbangkan kesan jangka panjang—adakah perubahan yang anda buat sekarang kekal berkesan apabila perniagaan anda berkembang dan berubah?
- Benarkan kefleksibelan—keadaan sentiasa berubah dalam perniagaan, jadi keupayaan untuk menyesuaikan diri dan membuat penyelarasan adalah penting
- Buat pengoptimuman berdasarkan keutamaan—kenal pasti tugas penting serta tugas yang boleh dipermudah atau diautomasikan
- Dokumenkan perubahan dan proses baharu—untuk mengelakkan kekeliruan dan memastikan bahawa semua orang mengikut aliran kerja dengan betul
- Uji keberkesanan aliran kerja baharu yang diperkemas sebelum melancarkan proses secara meluas—agar anda dapat menyelesaikan isu seawal mungkin dan memastikan keberkesanan maksimum proses
Aliran kerja yang diperkemas dan dipermudah dengan Dropbox
Dropbox membantu anda memperkemas aliran kerja jualan, pemasaran serta aliran kerja lain dengan mengautomasikan proses, menghapuskan keperluan untuk bertukar antara apl dan menjimatkan masa yang diluangkan semasa proses maklum balas kandungan. Alat berguna seperti Dropbox Paper membolehkan anda berkongsi idea dan kandungan dengan lebih mudah serta mengumpulkan maklum balas secara langsung.
Dropbox disepadukan dengan apl yang anda gunakan untuk memperkasakan anda dengan semua komponen penting dalam aliran kerja yang diperkemas: kecekapan dan kelajuan, kejelasan dan kekonsistenan, struktur dan penyeragaman.
