Tidak kira jabatan atau peranan kita, kita menghasilkan banyak fail dan dokumen sepanjang tempoh kita bekerja. Namun setelah dicipta, dokumen kita mudah hilang dalam ekosistem kandungan merentasi seluruh perniagaan kita yang luas. Jadi, bagaimanakah kita mempermudah pencarian dokumen tersebut?
Sistem pengurusan dokumen dapat membantu anda memperkemas aliran kerja, meningkatkan kecekapan dan produktiviti, serta menjimatkan masa pasukan anda.
Dalam artikel ini, kita akan meneroka definisi sistem pengurusan dokumen dan manfaat menggunakan sistem sedemikian—serta beberapa tip utama untuk mencari penyelesaian yang sesuai untuk anda.
Apakah itu pengurusan dokumen?
Pengurusan dokumen ialah proses menangkap, menyimpan, mengarkibkan, menjejaki dan mengambil dokumen elektronik perniagaan anda. Ini termasuk PDF, fail pemprosesan perkataan, video dan imbasan fail berasaskan kertas seperti resit.
Dengan sistem pengurusan dokumen digital, anda boleh menghapuskan kertas kerja dan memudahkan pengeditan kandungan seperti PDF, perkongsian fail untuk e-Tandatangan serta proses perniagaan lain yang penting.
Sistem pengurusan dokumen (atau “DMS”) membolehkan anda menangkap pelbagai jenis dokumen daripada pelbagai sumber, seperti e-mel, borang dalam talian dan fail digital yang dikongsi, kemudian menyimpan dokumen tersebut di lokasi yang selamat dan mudah diakses.
Sebab anda memerlukan sistem pengurusan dokumen digital
Anda memerlukan sistem yang jelas namun menyeluruh untuk menjamin keselamatan dokumen serta memastikan pengurusan dokumen anda cekap.
Kini, kita semua menghasilkan data yang banyak sepanjang kita bekerja melalui interaksi dengan klien, rakan sekerja dan pihak berkepentingan lain. Sistem pengurusan dokumen digital membantu memastikan fail dan folder kita boleh diakses namun selamat sambil kita terus mencipta, menerima dan berkongsi dokumen sebagai sebahagian daripada aliran kerja dan projek kita.
Apakah manfaat sistem pengurusan dokumen?
Pelaksanaan sistem pengurusan dokumen menawarkan beberapa faedah yang ketara untuk perniagaan anda.
1. Kerja berpasukan dan kerjasama
Apabila ahli pasukan mengetahui lokasi tepat fail dan folder yang diperlukan untuk membuat kerja, kerjasama masa nyata menjadi lebih mudah. Usah lalui proses perkongsian ulang-alik dokumen melalui e-mel dan alat komunikasi lain untuk mendapatkan input.
Ini juga mempermudah perkongsian kandungan secara luaran dengan klien dan pihak berkepentingan lain, serta menambahkan lapisan keselamatan tambahan dengan menyimpan dokumen di lokasi yang selamat serta mengehadkan akses kepada orang yang tertentu sahaja.
2. Kemudahan akses
Sistem pengurusan dokumen digital jauh lebih mudah diakses berbanding dengan sistem berasaskan kertas di premis yang terhad kepada satu lokasi atau tapak sahaja. Dengan sistem digital, terutamanya sistem berasaskan awan, anda dan ahli pasukan anda boleh mengakses dokumen dari mana-mana sahaja, pada mana-mana peranti.
Jadi tidak kira jika anda bekerja dari rumah atau menyelesaikan tugas semasa dalam perjalanan, anda boleh mengelakkan kehilangan kertas kerja dengan mengakses fail yang disimpan dengan selamat di penyimpanan awan.
Ruang terpusat untuk dokumen anda juga mempermudah pencarian fail—tiada lagi dokumen yang berterabur di folder dan subfolder yang berlainan dengan isu akses yang tidak dapat dielakkan.
3. Keselamatan yang lebih baik
Ciri keselamatan terbina dalam seperti Hantar dan jejaki Dropbox membolehkan anda menetapkan kebenaran akses dan memantau tempat, waktu dan cara dokumen dilihat, diedit dan dikongsi.
Pentadbir boleh memberikan akses dokumen kepada orang yang memerlukan akses sahaja, yang melindungi maklumat sensitif dan menyokong keperluan pematuhan kawal selia.
Pengurusan rekod yang betul juga menjadi keperluan undang-undang di banyak industri, yang bermaksud sistem pengurusan dokumen yang berkesan dapat menunjukkan bahawa anda mematuhi undang-undang dan peraturan yang terpakai kepada juruaudit.
4. Penambahbaikan kecekapan dan produktiviti
Dengan sistem pengurusan dokumen yang menyeluruh, anda tidak perlu membazir masa mencari fail pada peranti, apl atau tab pelayar yang berbeza.
Jika anda meningkatkan lagi sistem ini dengan alat AI pintar seperti Dropbox Dash, anda boleh menemukan apa-apa sahaja yang diperlukan dengan hanya beberapa klik, tidak kira metadata atau format fail—menjimatkan masa dan usaha anda.
Perkara yang perlu dicari dalam sistem pengurusan dokumen
Apabila memilih perisian pengurusan dokumen untuk sistem baharu anda, terdapat beberapa ciri utama yang perlu dipertimbangkan, termasuk:
- Kawalan versi dan jejak audit—lihat cara dokumen semasa dihasilkan dan perbezaan dokumen itu daripada versi terdahulu
- Kawalan keselamatan dan akses—penyulitan fail dan keupayaan untuk melindungi dokumen penting dengan kata laluan
- Automasi aliran kerja—percepatkan tugas yang memakan masa, seperti penciptaan dan pengurusan folder
- Kerjasama—simpan dokumen di lokasi pusat untuk memudahkan rakan sekerja anda mengendalikan fail pada masa yang sama
- Carian dan pengambilan fail yang mudah—pilih alat dengan pengalaman pengguna yang diperkemas serta membantu anda mencari dokumen yang betul apabila diperlukan
Sistem yang anda pilih juga hendaklah sesuai dengan aliran kerja pengurusan dokumen anda dengan lancar—agar anda dan pasukan anda boleh terus mencipta, berkongsi dan mengurus dokumen anda tanpa isu.
Sistem pengurusan dokumen terpusat yang disatukan
Dropbox ialah tempat terpusat yang ideal untuk menyimpan, bekerjasama, mendapatkan maklum balas serta mengurus fail projek anda. Dengan Dropbox, anda boleh mencipta, mengedit dan berkongsi dokumen bersama ahli pasukan anda dengan mudah, serta mengakses dokumen dari mana-mana sahaja, pada bila-bila masa.