Was meinen wir mit smarter arbeiten?
Smartes Arbeiten bezieht sich auf die Art und Weise, wie die Technologie dazu beigetragen hat, dass Teams effizienter arbeiten können. Diese Änderungen können genauso umfassend sein wie die Verlagerung Ihres Büros in einen zentralen Online-Arbeitsbereich. Oder sie können indirekter sein, wie die Einführung von Agile als neuem Arbeitsstil aufgrund der Fertigkeiten, die die Technologie Teams verliehen hat.
Smartes Arbeiten zielt darauf ab, all die Probleme zu eliminieren, die Büros früher plagten – mangelnde Flexibilität, Arbeitssilos und engstirniges Denken. Stattdessen geht es beim smarten Arbeiten um die Faktoren, die für jedes Unternehmen wirklich wichtig sind: Menschen und ihre Ideen. Unternehmen, die das smarte Arbeiten nicht verfolgen, laufen Gefahr, zurückzufallen, besonders in einer Zeit, in der es für jeden wichtig ist, neue Arbeitsweisen zu finden. Viele Arbeitgeber und ihre Mitarbeiter entscheiden jetzt, wie ihre Organisationen in Zukunft arbeiten sollen – bei Dropbox verpflichten wir uns bereits darauf, einen größtenteils virtuellen Arbeitsplatz zu bieten.
In diesem Umfeld werden viele Merkmale des smarteren Arbeitens als so wesentlich angesehen, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen sie als selbstverständlich ansehen. Das bedeutet, wenn Sie nach wie vor keine modernen Initiativen wie Telearbeit oder flexible Arbeitszeiten anbieten, fällt es Ihnen vielleicht schwer, Spitzenkräfte anzuziehen.
Wie steigert smartes Arbeiten die Effizienz am Arbeitsplatz?
Sie brauchen nur einen Blick auf Ihr Smartphone zu werfen, um zu sehen, wie Technologie die Effizienz um das Zehnfache steigern kann. Aufgaben, für die vor einigen Jahrzehnten vielleicht noch ein halbes Dutzend Geräte erforderlich waren, können heute mit nur einem Telefon erledigt werden. Ebenso können Arbeitsprozesse, für die noch vor einem Jahrzehnt mehrere teure Desktop-Programme nötig waren, heute mit einer einzigen Online-Lösung abgearbeitet werden. Betrachten Sie die folgenden Möglichkeiten, wie sich Technologie auf Ihre Teams auswirken kann, und Sie werden auch sehen, wie sich diese Technologie auf Ihr gesamtes Unternehmen auswirkt:
Das grenzenlose Büro
Ein Smart Workspace ist nicht auf vier Wände oder eine einzige Postleitzahl beschränkt, er kann überall existieren, wo Sie eine Internetverbindung haben (und kann mit Ihnen Schritt halten, auch wo Sie keine haben). Smartes Arbeiten bedeutet, dass Sie arbeiten können, wo immer Sie gerade sind. Dies eliminiert die alten Probleme bezüglich „Ich habe x im Büro gelassen“, „Ich habe x zu Hause vergessen“ oder „Ich kann nicht von zu Hause aus auf x zugreifen, weshalb ich am Wochenende ins Büro muss“, die alle die Motivation und die Arbeitsmoral ruinieren. Außerdem ermöglicht es Ihnen als Unternehmen, Talente aus der ganzen Welt anzuziehen, nicht nur aus der näheren Umgebung. Mit einem Netzwerk von Remote-Mitarbeitern haben Sie ein ganzes Team, das ohne Einschränkungen durch Bürozeiten oder sogar Zeitzonen arbeiten kann.
Zusammenarbeit und Teamarbeit
Wir alle haben schon mit fünf anderen Personen an einem Dokument gearbeitet. Anhang herunterladen, bearbeiten, umbenennen, Anhang hochladen, senden, wiederholen. Nur damit am Ende die falsche Version der Datei abgeschickt wird. Smartes Arbeiten bedeutet das Ende dieser Beschränkung auf Desktops. Bei der Online-Zusammenarbeit können mehrere Personen an einem Dokument arbeiten, das dann in Echtzeit aktualisiert wird. Sie können also neue Ebenen der Produktivität erreichen, da alle diese feinen Schritte zwischen den einzelnen Bearbeitungen entfallen.
Straffe Arbeitsabläufe
Das Präsentationsdokument ist beim Vertrieb, über den Umfang der Arbeit weiß die Finanzabteilung Bescheid und das Einführungsdokument befindet sich irgendwo auf dem Schreibtisch des Designteams. Zeit für ein Meeting nach dem anderen, während jeder versucht, das, was er weiß, in einen Zusammenhang zu bringen. Ein smarter Arbeitsplatz bietet alles, was Sie brauchen, an einem Ort und nicht überall im Büro verstreut. Sie können nicht nur auf die Talente Ihres eigenen Teams zurückgreifen, sondern sich auch von künstlicher Intelligenz unter die Arme greifen lassen. Dropbox verwendet OCR, um die Dateien, die Sie brauchen, in den Vordergrund zu stellen. Es kann sogar Bilder erkennen, sodass Sie sich nicht daran erinnern können müssen, unter welchem Dateinamen oder in welchem Ordner Sie sie gespeichert haben. Sie können einfach nach dem suchen, was auf dem Bild zu sehen ist, von einem Modell Ihres neuesten Produkts bis hin zu dem, was Sie beim letzten Team-Mittagessen bestellt haben.
Alles im Fluss
Zwischen Programmen hin und her zu wechseln oder immer wieder zum Schreibtisch eines Kollegen gehen zu müssen, bedeutet Verzögerungen. Sie könnten dabei den Verlockungen sozialer Medien oder nicht essenzieller Apps nachgeben oder einfach nur mit jedem plaudern, den Sie auf Ihrem Weg durch das Büro treffen. Smartes Arbeiten eröffnet Kommunikationskanäle, die Sie nicht komplett aus Ihrem Arbeitsablauf herausreißen müssen. Sie müssen mit einem Teammitglied sprechen, das 10 Minuten entfernt im nächsten Stockwerk sitzt? Hinterlassen Sie eine Anmerkung, sparen Sie sich den ganzen zeitraubenden Weg quer durch das Büro und fahren Sie mit wichtigeren Aufgaben fort. Smartes Arbeiten macht Multitasking einfacher denn je.
Wohlbefinden
Stellen Sie sich vor, Ihr Chef verlangt dringend Arbeit von Ihnen und Ihrem Team, aber die Dateien, die Sie dafür benötigen, liegen im Posteingang des Vertriebsteams. Und das Vertriebsteam ist auf einem Betriebsausflug. Ein Tag voller panischer Anrufe und Hochspannung, was dem Teamgeist schadet und eine schwere Belastung für die psychische Gesundheit darstellt. Freigegebene Ordner schaffen hier sofort Abhilfe, geben allen Beteiligten Sicherheit und stellen den Teams die benötigten Werkzeuge zur Verfügung. Langfristig kann dies bedeuten, dass weniger Arbeitsstunden verschwendet werden und weniger Überstunden bis in die Nacht hinein gemacht werden müssen. Das Ergebnis ist eine bessere Work-Life-Balance, die es Ihrem Team ermöglicht, die Dinge mit Freude zu erledigen, aber auch genügend Schlaf zu bekommen.
Entscheiden Sie sich für smartere Arbeit, nicht härtere Arbeit
Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, wie Technologie Ihren Arbeitsplatz positiv verändern kann. Lassen Sie sich von Dropbox bei allem helfen, von den Kommunikationsfähigkeiten Ihres Teams bis hin zum Zeitmanagement, damit Ihre harte Arbeit immer auch das beste Ergebnis liefert.