É possível trabalhar com mais inteligência e evitar o trabalho árduo?

O que queremos dizer com o trabalho mais inteligente?

O trabalho inteligente refere-se à maneira como a tecnologia ajudou a transformar as equipes para trabalhar de forma mais eficiente. Essas mudanças podem ser tão abrangentes quanto mover seu escritório para um espaço de trabalho on-line centralizado. Ou podem ser mais indiretas, como a adoção do Agile como um novo estilo de trabalho devido às competências que a tecnologia proporcionou às equipes.

O trabalho inteligente visa remover todos os problemas que atrapalharam os escritórios antigos: falta de flexibilidade, silos de trabalho e pensamento limitado. Em vez disso, ele promove os fatores que realmente importam para qualquer empresa: pessoas e suas ideias. As empresas que não adotam um trabalho inteligente correm o risco de ficar para trás, especialmente num momento em que encontrar novas formas de trabalhar é uma necessidade para todos. Muitos empregadores e seus funcionários agora estão decidindo como suas organizações devem trabalhar rumo ao futuro: no Dropbox, já estamos nos comprometendo a ter um primeiro local de trabalho virtual.

Neste ambiente, muitas características de trabalho mais inteligente estão sendo consideradas tão essenciais que empregadores e funcionários podem considerá-las óbvias. Isso significa que, se você ainda não está oferecendo iniciativas modernas, como teletrabalho ou horários de trabalho flexíveis, você pode ter dificuldade em atrair os melhores talentos.

Como o trabalho inteligente aumenta a eficiência no local de trabalho?

Você só precisa olhar para o seu smartphone para ver como a tecnologia pode aumentar a eficiência em até dez vezes. Tarefas que algumas décadas atrás podem ter exigido meia dúzia de dispositivos, agora podem ser feitas com apenas com o seu telefone. Da mesma forma, os processos de trabalho que até há uma década precisavam de vários programas de desktop caros, agora podem ser realizados com soluções on-line únicas. Considere as seguintes maneiras como a tecnologia pode afetar suas equipes e você também verá como ela tem um impacto de longo alcance em seus negócios em geral:

Libere seu escritório

Um espaço de trabalho inteligente não se limita a quatro paredes ou a um único código postal, pode existir em qualquer lugar que você tenha uma conexão com a internet (e pode acompanhar você mesmo se você não estiver conectado). O trabalho inteligente significa que você pode trabalhar onde quer que esteja. Isso elimina as antigas questões de “Deixei x no escritório”, “Esqueci x em casa” ou “Não consigo acessar x de casa, terei de ir ao escritório no fim de semana”, ou seja, tudo o que acaba com a motivação e o moral. Além disso, ele capacita você como empresa para atrair talentos de todo o mundo, não apenas aqueles mais próximos. Com uma rede de trabalhadores remotos, você tem toda uma equipe que pode trabalhar sem ficar restrita por horários de expediente ou mesmo fusos horários.

Colaboração e trabalho em equipe

Todos já passamos por isso, trabalhando no mesmo documento com outras cinco pessoas. Baixe anexo, edite, renomeie, envie anexos, repita. Apenas para que a versão errada do arquivo seja enviada no final. O trabalho inteligente significa o fim dessas limitações somente para desktop. A colaboração on-line permite que várias pessoas trabalhem em um único documento, que depois é atualizado em tempo real. Então, você pode atingir novos níveis de produtividade, pois todos esses passos meticulosos entre cada edição desaparecem.

Trabalho simplificado

O documento com o pitch está com o setor das vendas, o escopo do trabalho está com o financeiro, e o resumo inicial está em algum lugar na mesa da equipe de design. Você se prepara para reunião após reunião, pois todos tentam alinhar o que sabem para entender o contexto. Um local de trabalho inteligente coloca tudo o que você precisa em um só lugar, não espalhado pelo escritório. Assim, sua empresa se beneficia dos talentos da sua equipe, agora suportados pela inteligência de máquina. O Dropbox usa o OCR para trazer os arquivos que você precisa para a linha de frente. Ele pode até reconhecer imagens, então você não precisa se lembrar do nome do arquivo ou pasta em que deixou. Você pode procurar o que estiver capturado na imagem, desde uma maquete do seu último produto até o que você pediu no último almoço da equipe.

Foco máximo

Alternar entre programas ou ir e voltar da mesa do colega de trabalho é um convite à procrastinação. Você pode ser atraído pelas mídias sociais e aplicativos não essenciais, ou apenas por um bate-papo com todos que você encontra enquanto circula pelo escritório. O trabalho inteligente abre canais de comunicação que não precisam tirar você completamente do seu fluxo de trabalho. Precisa falar com um membro da equipe que está a uma caminhada de 10 minutos no próximo andar? Deixe uma anotação, evite procrastinar pelo escritório e concentre-se no trabalho mais importante. O trabalho inteligente torna a multitarefa mais fácil do que nunca.

Bem-estar

Imagine que seu chefe solicite urgentemente trabalho de você e sua equipe, mas os arquivos que precisam para isso estão na caixa de entrada da equipe de vendas. E a equipe de vendas está fora do escritório. É a deixa para um dia de telefonemas em pânico, alta tensão, danos ao espírito de equipe e pressões graves sobre a saúde mental. Pastas compartilhadas resolvem imediatamente esse problema, dando tranquilidade a todos e capacitando as equipes com as ferramentas de que precisam. A longo prazo, isso pode significar menos horas desperdiçadas e menos horas extras madrugada adentro. O resultado é um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional que permite que sua equipe trabalhe de forma harmoniosa, além de dormir o suficiente.

Escolha um trabalho mais inteligente, não mais difícil

Existem inúmeras maneiras como a tecnologia pode mudar seu local de trabalho para melhor. Deixe o Dropbox ajudá-lo com tudo, desde as habilidades de comunicação da sua equipe até o gerenciamento do tempo, para que seu trabalho árduo sempre seja seu melhor trabalho.