Apa itu bekerja lebih cerdas?
Bekerja lebih cerdas atau pintar merujuk pada cara teknologi membantu mentransformasi tim untuk bekerja lebih efisien. Perubahan ini bisa seluas memindahkan kantor Anda ke suatu ruang kerja online yang terpusat. Atau bisa jadi lebih tidak langsung, seperti mengadopsi Agile sebagai gaya kerja yang baru karena kecakapan yang diberikan teknologi kepada tim.
Bekerja lebih cerdas bertujuan untuk meniadakan semua masalah yang sebelumnya sering melanda kantor—tidak fleksibel, pengotak-ngotakan kerja atau ego sektoral, dan pemikiran yang cenderung tertutup. Dengan bekerja lebih cerdas, faktor-faktor yang benar-benar penting bagi setiap bisnis yaitu sumber daya manusia dan ide-idenya dapat diperjuangkan. Bisnis yang tidak menerapkan cara kerja yang lebih cerdas berisiko tertinggal, terutama ketika mencari cara kerja yang baru menjadi wajib hukumnya bagi semua orang. Banyak perusahaan dan karyawannya sekarang memutuskan cara organisasi mereka semestinya bekerja ke depannya—di Dropbox, kami sudah berkomitmen untuk memiliki ruang kerja yang mengutamakan virtual.
Dalam lingkungan ini, banyak fitur kerja pintar dianggap begitu penting sampai-sampai perusahaan dan karyawan sama-sama mengabaikannya. Ini berarti bahwa jika Anda masih belum menawarkan inisiatif modern seperti telecommuting atau jam kerja fleksibel, Anda mungkin kesulitan merekrut berbagai tenaga kerja berbakat yang terbaik.
Bagaimana bekerja lebih cerdas bisa meningkatkan efisiensi di tempat kerja?
Anda hanya perlu melihat ponsel pintar Anda untuk melihat bagaimana teknologi dapat meningkatkan efisiensi hingga sepuluh kali lipat. Tugas-tugas yang beberapa dekade lalu mungkin memerlukan selusin perangkat sekarang bisa dilakukan hanya dengan ponsel Anda. Demikian pula berbagai proses kerja yang satu dasawarsa lalu mungkin butuh beberapa program desktop yang mahal sekarang bisa diselesaikan dengan satu solusi online saja. Pertimbangkan cara-cara berikut di mana teknologi dapat memengaruhi tim anda, dan Anda juga dapat melihat dampaknya yang sangat luas pada bisnis Anda secara keseluruhan:
Membebaskan kantor Anda
Ruang kerja smart tidak dibatasi hingga empat dinding atau satu kode pos, ruang kerja smart dapat hadir di mana saja Anda memiliki koneksi internet (dan tetap mengikuti Anda meski Anda tidak sedang bekerja). Bekerja lebih smart atau cerdas berarti Anda bisa bekerja di mana saja. Ini berarti tidak ada lagi masalah lama "Saya ketinggalan x di kantor", "X ketinggalan di rumah", atau "Saya tidak dapat mengakses x dari rumah, saya harus datang ke kantor di akhir pekan", semua ini akan menghilangkan motivasi dan moral kerja. Plus, hal itu akan memberdayakan Anda sebagai suatu bisnis untuk menarik tenaga kerja berbakat dari seluruh dunia, tidak hanya mereka yang lokasinya dekat dengan Anda. Dengan jaringan pekerja remote yang bekerja dari jauh, Anda dapat memiliki suatu tim lengkap yang bisa bekerja tanpa harus dibatasi oleh jam kantor atau bahkan zona kerja.
Kolaborasi dan kerja tim
Kita semua pernah mengalaminya, mengerjakan satu dokumen yang sama dengan lima orang lain. Mengunduh lampiran, mengedit, mengganti nama file, mengunggah lampiran, mengirimnya, lalu terus berulang. Namun kemudian Anda ketahui belakangan bahwa file yang dikirim ternyata bukan versi yang diinginkan. Bekerja dengan smart mengakhiri semua keterbatasan yang dihadapi saat bekerja pada desktop seperti ini. Kolaborasi online memungkinkan banyak orang mengerjakan satu dokumen yang sama, yang berarti file itu diperbarui saat itu juga secara real time. Dengan demikian, Anda dapat mencapai tingkat produktivitas yang baru tahapan rumit selamat pengeditan yang melibatkan banyak orang tidak lagi ada.
Bekerja efisien
Dokumen proposal dipegang bagian penjualan, cakupan pekerjaan dipegang oleh bagian keuangan, dan dokumen brief awal ada di meja tim desain. Waktunya untuk rapat setelah rapat-rapat lain karena semua orang mencoba menyelaraskan apa yang mereka ketahui untuk memahami konteksnya. Ruang kerja yang smart menyatukan semua yang Anda butuhkan di satu tempat, tidak bertebaran di seantero kantor. Selain memiliki tenaga berbakat yang bisa Anda manfaatkan kemampuannya di tim Anda, kini kecerdasan mesin dapat mereka manfaatkan pula bantuannya. Dropbox menggunakan OCR untuk menampilkan file yang Anda butuhkan. Selain itu, gambar dapat pula dikenali oleh Dropbox sehingga Anda tidak perlu mengingat nama file atau folder yang Anda tinggalkan. Anda tinggal mencari apa yang tertangkap dalam gambar, mulai dari maket contoh produk Anda hingga pesanan yang diminta di acara makan siang tim terakhir.
Fokus pada yang Anda lakukan
Beralih antar program dan bolak balik ke meja rekan kerja itu dapat mengundang sikap menunda-nunda. Anda dapat tergoda oleh daya tarik media sosial dan aplikasi yang tidak penting, atau mengobrol dengan siapa saja yang Anda temui saat menuju kantor. Bekerja dengan cerdas membuka saluran komunikasi yang tidak mesti keluar dari alur kerja Anda saat menggunakannya. Perlu mengobrol dengan seorang anggota tim yang berjarak 10 menit dan berada di lantai terdekat? Tinggalkan saja anotasi, hindari menunda-nunda waktu saat Anda berjalan di kantor, dan fokuskan pekerjaan pada hal-hal yang lebih penting. Bekerja lebih cerdas membuat melakukan berbagai tugas pada waktu bersamaan (multitasking) menjadi jauh lebih mudah daripada sebelumnya.
Kesejahteraan
Bayangkan atasan Anda meminta agar Anda dan tim Anda segera mengerjakan suatu tugas, namun file yang Anda butuhkan ada di kotak masuk email tim penjualan. Semua tim penjualan sedang ada di lapangan. Berbagai panggilan telepon yang disertai kepanikan dengan tensi tinggi, hampir dipastikan akan merusak kerja sama tim, dan memberikan beban berat pada kesehatan mental. Folder bersama langsung menjadi solusi atas masalah ini, dengan memberi semua orang ketenangan pikiran, dan memberdayakan tim dengan alat bantu yang mereka butuhkan. Dalam jangka panjang, ini berarti bahwa jam kerja yang terbuang sia-sia akan berkurang dan keengganan bekerja lembur sampai malam juga akan semakin jarang terjadi. Hasilnya adalah keseimbangan urusan pekerjaan dan kehidupan pribadi di mana tim Anda tidak merasa ragu menyelesaikan pekerjaan, dan juga memiliki waktu tidur yang cukup.
Pilihlah kerja yang lebih pintar, bukan lebih keras
Ada banyak cara teknologi dapat mengubah ruang kerja Anda menjadi lebih baik. Mungkinkan Dropbox membantu semua yang Anda kerjakan mulai dari keterampilan komunikasi tim hingga pengelolaan waktu, sehingga kerja keras Anda berarti juga hasil pekerjaan terbaik.