Kun je slimmer werken in plaats van harder?

Wat bedoelen we met slimmer werken?

Slim werken gaat over de manier waarop technologie kan helpen om teams efficiënter te laten werken. Deze aanpassingen zijn net zo ingrijpend als wanneer je je kantoor naar een gecentraliseerde online werkplek zou verhuizen. Of ze zijn indirecter, zoals het gebruik van Agile als nieuwe werkstijl, dankzij de vaardigheden die teams dankzij de technologie hebben gekregen.

Slim werken gaat om het oplossen van alle problemen van kantoren met oude, inflexibele, werksilo's waar het closed-box denken nog bestaat. In plaats daarvan wordt een lans gebroken voor factoren die voor elk bedrijf van belang zijn: mensen en hun ideeën. Bedrijven die niet slim werken lopen het gevaar achterop te raken, zeker in een tijd waarin het voor iedereen noodzakelijk is om nieuwe manieren van werken te vinden. Veel werkgevers en hun werknemers bepalen nu hoe hun organisatie verder moet werken; bij Dropbox hebben we nu al toegezegd een virtueelgerichte werkplek op te zetten.

Hier wordt slimmer werken als zo essentieel gezien dat zowel werkgevers als werknemers dit als vanzelfsprekend beschouwen. Dat betekent dat als je nog steeds geen moderne initiatieven als telewerken of flexibele werktijden aanbiedt, het misschien moeilijker is om toptalent aan te trekken.

Hoe verhoogt slim werken de efficiëntie op de werkplek?

Kijk alleen maar eens naar je smartphone om te zien hoe technologie de efficiëntie kan vertienvoudigen. Taken waarvoor je een paar decennia geleden misschien nog wel een half dozijn apparaten nodig had, kun je nu bedienen met alleen je telefoon. Op dezelfde manier worden werkprocessen die tien jaar geleden nog meerdere, dure, computerprogramma's nodig hadden, nu uitgevoerd met een enkele online oplossing. Als je bedenkt hoe technologie op de volgende manieren invloed kan hebben op je teams zul je ook zien hoe ingrijpend deze invloed kan zijn op je bedrijf:

Bevrijd je kantoor

Een slimme werkplek is niet beperkt tot vier muren of één postcode, maar kan overal bestaan waar een internetverbinding is (en houdt alles bij, zelfs als je geen internet hebt). Slim werken betekent dat je overal kunt werken. Dat elimineert oude problemen zoals 'ik heb x op kantoor achtergelaten', 'ik ben x thuis vergeten' of 'ik kan x thuis niet openen, ik moet in het weekend naar kantoor', wat de motivatie en het arbeidsethos verpest. Bovendien stelt het je bedrijf in staat om wereldwijd talent aan te trekken, niet alleen de mensen in de buurt. Met een netwerk van externe medewerkers heb je een heel team dat niet beperkt wordt door kantooruren of tijdzones.

Samenwerking en teamwork

We kennen het allemaal: met zijn vijven tegelijk aan hetzelfde document werken. Bijlage downloaden, bewerken, hernoemen, bijlage uploaden, verzenden, herhalen. En dan blijkt dat uiteindelijk de verkeerde versie van het bestand verzonden werd. Door slim te werken maak je een einde aan de beperkingen van stationaire computers. Online samenwerken laat meerdere mensen aan één document werken, dat vervolgens in real-time wordt bijgewerkt. Je kunt dus een nieuw productiviteitsniveau bereiken als al die pietluttige stappen tussen elke bewerking verdwijnen.

Gestroomlijnd werken

De pitch ligt bij Sales, de scope van het werk ligt bij Finance, en het aanvankelijke werkplan ligt ergens op het bureau bij Design. Dus vergadering na vergadering, want iedereen probeert het werk op elkaar af te stemmen. Met een slimme werkplek staat alles wat je nodig hebt op één plek, in plaats van verspreid over het kantoor. Je put dus niet alleen uit het talent van je eigen team, maar je ondersteunt ze nu ook met intelligente machines. Dropbox gebruikt OCR om de bestanden in beeld te brengen. Het herkent zelfs afbeeldingen, dus je hoeft geen bestandsnaam of map te onthouden waar het is opgeslagen. Je kunt gewoon zoeken naar wat er in de afbeelding staat, van een mock-up van je meest recente product tot wat je hebt besteld bij de laatste teamlunch.

Kom in de zone

Wisselen tussen programma's of bij collega's af- en aanlopen zorgt voor uitstel. Je gaat toch even op sociale media kijken en andere niet-essentiële apps, of een praatje aanknopen met iedereen op kantoor. Door slim te werken open je communicatiekanalen waardoor je niet uit je zone hoeft te komen. Moet je een teamlid spreken op de volgende verdieping, 10 minuten verderop? Maak een aantekening, stel je werk niet uit en ga door met belangrijker werk. Slim werken maakt multitasking makkelijker dan ooit.

Welzijn

Stel je voor dat je baas dringend werk van jou en je team nodig heeft, maar dat de bestanden die je nodig hebt nog in de inbox van Sales staan. En het salesteam is niet aanwezig. Een dag vol paniekerige telefoongesprekken, veel spanningen, vrijwel zeker schade aan de teamgeest en een zware belasting voor de mentale gezondheid. Gedeelde mappen verhelpen dit probleem onmiddellijk, zodat iedereen gerustgesteld is en de teams over de nodige tools beschikken. Op de lange termijn leidt dit tot minder verspilde uren en minder overwerk. Het resultaat is een betere werk-privébalans; je team geniet van het werk, maar ook van voldoende slaap.

Werk slimmer, niet harder

Er zijn oneindig veel manieren waarop technologie je werkplek kan verbeteren. Laat Dropbox je overal bij helpen, van teamcommunicatie tot tijdmanagement, zodat hard werk altijd goed werk is.