Могли бы вы работать эффективнее, сохраняя баланс?

Что мы имеем в виду, когда говорим об умной работе?

Умная работа связана с технологиями, которые помогают командам изменить подход к работе. Это могут быть комплексные изменения, такие как трансформация вашего офиса в единое рабочее онлайн-пространство. Изменения могут быть и более опосредованными, например через освоение командами нового подхода — гибкой методологии работы, благодаря полученным с помощью технологий навыкам.

Умная работа направлена на устранение всех негативных факторов, которые были бичом офисной работы: негибкости, разобщенности в коллективе и шаблонного мышления. Вместо этого ценными становятся факторы, которые действительно важны для любой компании: люди и их идеи. Компании, которые не стремятся работать эффективнее, рискуют потерять конкурентоспособность, особенно в условиях, когда поиск новых способов работы стал необходимостью. Сейчас многие работодатели и их сотрудники пытаются определить новые пути развития своих организаций: например, в Dropbox уже принято решение о переходе на режим работы Virtual First.

В сложившихся обстоятельствах многие элементы умной работы становятся настолько важными, что работодатели и сотрудники могут принимать их как должное. Это означает, что, если вы все еще не внедряете современные методы, такие как дистанционная работа и гибкий график, может случиться так, что вам будет труднее привлекать талантливых специалистов.

Как умная работа повышает эффективность рабочего места?

Нужно лишь взглянуть на свой смартфон, чтобы увидеть, как технологии могут повысить эффективность работы в разы. Задачи, выполнение которых несколько десятилетий назад могло потребовать полдюжины устройств, теперь решаемы с помощью одного телефона. Точно так же для рабочих процессов, которые еще десять лет назад требовали многочисленных дорогих компьютерных программ, теперь достаточно одного онлайн-решения. Ниже приведены примеры того, как технологии могут влиять на работу ваших команд. Ознакомившись с ними, вы увидите, какие перспективы несут технологии для вашего бизнеса в целом.

Свобода от офиса

Умное рабочее пространство не ограничивается четырьмя стенами или одним почтовым индексом — оно может существовать везде, где есть подключение к Интернету (и даже при его отсутствии). Умная работа означает, что ее можно выполнять откуда угодно. Это делает неактуальными давно привычные проблемы, понижающие мотивацию и моральный дух, например: «Я оставил “x”» в офисе», «Я забыл “x” дома» или «Я не могу получить доступ к “x” из дома — придется зайти на выходных». Кроме прочего, такой подход к работе дает возможность привлекать талантливых специалистов со всего мира, а не только тех, кто находится поблизости. Сеть удаленных сотрудников — это целая команда, которая может выполнять задачи, не ограничиваясь стандартным рабочим графиком или даже часовым поясом.

Сотрудничество и командная работа

Думаю, всем нам знакома ситуация, когда над одним документом, кроме вас, работает еще пять других сотрудников. Вам нужно скачать вложение, отредактировать и переименовать его, затем загрузить вложение и отправить его, а после повторить все действия снова. Будет обидно, если в итоге вы отправите неправильную версию файла. Умная работа устраняет необходимость использования исключительно настольных компьютеров для выполнения поставленных задач. Совместная работа в режиме онлайн позволяет сразу нескольким пользователям работать над одним документом, который затем обновляется в реальном времени. Таким образом, вы можете достичь новых уровней продуктивности, поскольку все излишние действия после внесения каждой правки становятся больше не нужны.

Отлаженные рабочие процессы

Документ с коммерческим предложением находится в отделе продаж, техническое задание — в финансовом отделе, а задание на проектирование лежит где-то на столе в проектном отделе. Неизбежно следует одна встреча за другой, поскольку каждый сотрудник пытается вписать имеющуюся у него информацию в контекст, чтобы понять полную картину происходящего. В умном рабочем пространстве все необходимые материалы собраны в одном хранилище, а не разбросаны по офису. Более того, теперь вы можете не только задействовать талантливых специалистов вашей команды, но и предоставить им возможность применять технологии искусственного интеллекта. В Dropbox используется технология оптического распознавания символов (OCR), чтобы все нужные файлы любого формата всегда были у вас под рукой. Распознавание текста работает даже на изображениях, поэтому вам не нужно запоминать имя файла или папку, в которой вы его сохранили. Достаточно ввести в поле поиска то, что запечатлено на изображении, будь то макет вашего последнего продукта или заказ, который вы сделали во время последнего обеденного перерыва с командой.

Полное погружение в работу

Необходимость переключаться между несколькими программами или раз за разом подходить к рабочему столу коллеги способствует прокрастинации. Вы можете поддаться соблазну зайти в социальную сеть, запустить постороннее приложение либо просто поболтать с любым человеком, с которым пересекаетесь при перемещении по офису. Эффективная работа предполагает такие каналы связи, которые не позволяют полностью отвлекаться от рабочего процесса. Вам нужно поговорить с участником рабочей группы, который находится в 10 минутах от вас на другом этаже? Оставьте сообщение, чтобы не поддаться прокрастинации из-за нежелания идти через весь офис, и продолжите заниматься более важными делами. Благодаря умной работе выполнять несколько задач одновременно становится проще, чем когда бы то ни было.

Благополучие

Представьте, что начальник просит вас и вашу команду срочно выполнить работу, но необходимые вам файлы находятся в почтовом ящике отдела продаж. А отдел продаж расположен за пределами вашего предприятия. Приготовьтесь ко дню, который будет наполнен паническими телефонными звонками и пройдет в напряжении, что почти наверняка отразится на командном духе и психическом состоянии участников процесса. Общие папки мгновенно решают эту проблему, гарантируя участникам команды душевное спокойствие и предоставляя им все необходимые инструменты. В долгосрочной перспективе это может означать меньше потраченного впустую времени или утомительной сверхурочной работы по ночам. Лучший баланс между работой и личной жизнью позволит вашей команде получать больше удовольствия от работы и высыпаться.

Выбор в пользу эффективной, а не изнурительной работы

Технологии могут улучшить ваше рабочее пространство самыми различными способами. Dropbox повысит эффективность вашей команды во всех аспектах, от коммуникации до управления временем, поэтому ваш упорный труд всегда будет на самом высоком уровне.