더 열심히가 아니라 더 스마트하게 일하고 있나요?

더 열심히가 아니라 더 스마트하게 일하고 싶으신가요? 그 비결은 바로 기술입니다.

스마트하게 일한다는 것은 어떤 의미일까?

스마트하게 일한다는 것은 기술을 사용해 팀이 더 효율적으로 일할 수 있도록 하는 것을 말합니다. 이러한 변화는 사무실을 온라인 작업 공간으로 옮기는 것처럼 포괄적일 수도 있고, 기술로 팀의 역량을 강화해 애자일을 새로운 업무 방식으로 채택하는 것처럼 간접적일 수도 있습니다.

스마트 작업 공간은 경직성, 사일로 현상, 폐쇄된 사고방식처럼 과거의 업무 공간에 문제를 야기하던 모든 문제를 제거하는 것을 목표로 합니다. 그리고 그 대신 모든 비즈니스에 중요한 요소인 사람과 아이디어에 중점을 둡니다. 스마트 작업 공간을 채택하지 않는 비즈니스는 경쟁에서 뒤처질 위험이 있습니다. 특히 모두가 새로운 업무 방식을 찾아야 하는 오늘날에는 더더욱 그렇습니다. 오늘날에는 많은 고용주와 직원들이 앞으로 조직을 어떤 방식으로 운영해야 하는지 결정하고 있습니다. Dropbox의 경우, 이미 온라인 중심 작업 공간을 구축하겠다는 선택을 했죠.

이러한 환경에서 스마트한 작업을 가능하게 해주는 다양한 기능은 이미 필수로 여겨지고 있습니다. 그래서 고용주와 직원 모두가 이러한 기능을 당연하게 여기기도 하죠. 이 말은 즉, 아직 재택근무나 유연근무제 같은 현대적인 이니셔티브를 제공하지 않는 조직은 최고의 인재를 유치하기가 힘들 수 있다는 뜻이기도 합니다.

스마트하게 일하면 왜 업무의 효율성이 높아질까?

스마트폰만 봐도 기술을 사용하면 효율성이 10배로 높아진다는 것을 알 수 있습니다. 몇십 년 전에는 십수 가지의 장치가 필요했던 작업을 이제는 스마트폰 하나로 해결할 수 있죠. 마찬가지로, 불과 10년 전만 해도 고가의 데스크톱 프로그램 여러 가지를 사용해야 했던 업무 프로세스를 이제는 하나의 온라인 솔루션으로 완료할 수 있습니다. 그럼, 아래에서 기술이 팀에 영향을 미치는 다양한 방식과 기술이 비즈니스 전반에 얼마나 광범위한 영향을 미치는지 함께 살펴보도록 하겠습니다.

사무실로부터 자유로워지는 작업 공간

스마트 작업 공간은 사방이 벽으로 둘러싸인 공간이나 하나의 우편번호로 제한되지 않습니다. 인터넷이 연결된 곳이라면 (그리고 오프라인 상태에서도 작업이 가능한 곳이라면) 어디든 스마트 작업 공간이 될 수 있죠. 스마트하게 일한다는 것은 장소의 구애 없이 어디서든 일할 수 있다는 것을 의미합니다. 그래서 회사에 X를 두고 왔다, 깜박하고 집에 X를 두고 왔다, 집에서는 X에 액세스할 수 없으니 주말에 출근해야 한다 등의 사기와 의욕을 저하시키는 기존의 문제들이 사라지죠. 게다가 가까이에 있는 사람들뿐만 아니라 전 세계 인재들을 유치할 수 있어 비즈니스의 역량도 강화됩니다. 원격 근무자들로 네트워크를 구축하면 누구나 근무 시간이나 시간대의 제한 없이 일할 수 있는 팀이 갖춰집니다.

협업과 팀워크

5명과 함께 같은 문서로 작업해야 합니다. 그래서 첨부파일을 다운로드해 파일을 편집하고, 이름을 변경하고, 파일을 첨부해 업로드하고, 전송하고... 이 모든 과정을 또다시 반복하죠. 그런데 알고 보니 잘못된 파일 버전을 전송했네요. 이런 경험, 누구에게나 있을 겁니다. 스마트하게 일하면 이러한 데스크톱 환경에서의 제한이 사라집니다. 온라인으로 협업하면 여러 사람이 하나의 문서로 함께 작업하면서 실시간으로 문서를 업데이트할 수 있습니다. 그래서 생산성이 새로운 차원으로 업그레이드되고 파일을 수정할 때마다 반복해야 했던 모든 자잘한 단계들이 사라지죠.

작업 간소화

피치 덱 문서는 영업팀이 담당하고, 업무의 범위는 재무팀이 담당합니다. 그리고 초기 브리프는 디자인팀이 담당하죠. 회의에 회의에 회의를 반복하며 모두가 업무의 맥락을 파악하기 위해 각자가 알고 있는 정보를 공유하고 정렬하는 시간... 스마트 작업 공간은 필요한 모든 것이 회사 곳곳에 흩어져 있는 것이 아니라 한 공간에 모여 있습니다. 이제 팀은 팀원들의 재능에 의존하는 것뿐만 아니라 머신 인텔리전스의 도움도 받을 수 있습니다. Dropbox는 OCR을 사용해 필요한 파일을 찾아줍니다. 이 기술은 이미지까지 인식할 수 있어 파일 이름이나 파일을 저장한 폴더를 직접 일일이 기억할 필요가 없죠. 이미지에 포함된 내용을 검색해 목업에서부터 최신 제품, 최근 점심 회식 때 주문한 음식까지 모든 정보를 찾을 수 있습니다.

업무 몰입도 개선

여러 가지 프로그램을 왔다 갔다 하거나, 동료의 책상을 오가다 보면 해야 할 일을 미루게 됩니다. 소셜 미디어와 불필요한 앱의 유혹에 빠질 수도 있고, 사무실 반대편으로 가는 동안 마주치는 모든 사람과 잡담을 나누게 될 수도 있죠. 스마트 작업 공간은 워크플로에서 완전히 벗어날 일이 없는 의사소통의 경로를 제공합니다. 10분 거리에 있는 위층 동료와 이야기를 나눠야 하나요? 주석을 남기면 해야 할 일을 미루지 않고 중요한 일을 계속 진행할 수 있습니다. 스마트한 업무 환경에서는 멀티태스킹이 그 어느 때보다 수월하죠.

웰빙

팀장이 나와 다른 팀원들에게 급하게 어떤 일을 요청했는데 일에 필요한 파일이 영업팀의 받은 편지함에 있다고 생각해 보세요. 그리고 영업팀은 현재 외근 중이고요. 어쩔 줄을 몰라 정신없이 건 전화 통화, 극도의 긴장감, 팀의 사기가 저하될 것은 거의 분명하고, 정신 건강에도 악영향이 끼치는 날... 공유 폴더를 사용하면 팀원 모두가 마음의 평안을 얻을 수 있고 언제든 필요한 도구를 사용할 수 있어 이러한 문제가 즉시 해결됩니다. 그러면 장기적으로 불필요하게 허비되는 시간이 줄어들고 내키지 않는 야근도 줄어들죠. 그 결과, 일과 삶의 균형이 개선되어 팀이 주어진 일을 완수하는 동시에 충분한 수면을 취할 수 있게 됩니다.