Kan du jobbe smartere, ikke hardere?

Hva mener vi med å jobbe smartere?

Smart arbeid handler om hvordan teknologien har bidratt til å transformere team til å jobbe mer effektivt. Disse endringene kan være så altomfattende som å flytte kontoret til et sentralisert tilkoblet arbeidssted. Eller de kan være mer indirekte, som å innføre Agil metode som en ny arbeidsstil som følge av ferdighetene teknologien har gitt teamene.

Formålet med smart arbeid er å fjerne problemene som preget kontorene tidligere – manglende fleksibilitet, arbeidssiloer og lukket boks-tenking. I stedet dyrkes de faktorene som er aller viktigst for alle virksomheter: menneskene og deres ideer. Virksomheter som ikke innfører smart arbeid, risikerer å havne i bakleksa, spesielt i en tid hvor det å finne nye arbeidsmetoder er helt nødvendig for alle. Mange arbeidsgivere og deres ansatte bestemmer nå hvordan organisasjonen skal jobbe fremover. Vi i Dropbox har allerede forpliktet oss til en arbeidsplass som først og fremst er virtuell (virtual first).

I dette miljøet vil mange trekk ved de smarte arbeidsmetodene være så avgjørende at både arbeidsgivere og ansatte kanskje tar dem for gitt. Hvis du ennå ikke tilbyr moderne initiativ som telependling eller fleksibel arbeidstid, kan det føre til at du sliter med å tiltrekke dyktige medarbeidere.

Hvordan kan smart arbeid øke effektiviteten på arbeidsplassen?

Du trenger bare å se på smarttelefonen for å se hvordan teknologien kan tidoble effektiviteten. Oppgaver som noen tiår siden kanskje krevde et halvt dusin enheter, kan nå gjøres på en telefon. Tilsvarende kan arbeidsprosesser som for bare ti år siden fordret mange dyre skrivebordsprogrammer, nå gjøres med enkle nettbaserte løsninger. Vurder følgende måter teknologien kan påvirke teamene på, så vil du også se hvordan den indirekte kan påvirke hele virksomheten:

Frigi kontoret

En smart arbeidsplass begrenses ikke av fire vegger eller ett postnummer, den kan eksistere hvor som helst der du har en Internett-forbindelse (og det kan til og med være mulig hvis du ikke har det). Smart arbeid betyr at du kan jobbe uansett hvor du er. Det eliminerer gamle problemer av typen «jeg glemte x på kontoret», «jeg glemte x hjemme» eller «siden jeg ikke får tilgang til x hjemmefra, må jeg på kontoret i helgen», problemer som over tid ødelegger motivasjonen og moralen. I tillegg styrkes virksomheten av å kunne tiltrekke talenter fra hele verden, ikke bare de som befinner seg i nærheten. Med et nettverk av fjernarbeidere har du et helt team som kan jobbe uten å begrenses av arbeidstid, eller til og med tidssoner.

Samarbeid og teamarbeid

Vi har alle vært der, jobbet på samme dokument som fem andre personer. Lastet ned vedlegg, redigert, gitt nytt navn, lastet opp vedlegg, sendt, repetert. Og så ender du til slutt opp med å sende feil versjon av filen. Med smart arbeid slipper du begrensningene som oppstår når man kun bruker skrivebordsprogrammer. Med nettbasert samarbeid kan flere jobbe på samme dokument, som så oppdateres i sanntid. Slik kan du nå et enda høyere produktivitetsnivå, der de pirkete trinnene mellom hver redigering forsvinner.

Effektivt arbeid

Salgsdokumentet er hos salgsavdelingen, arbeidsbeskrivelsen er hos økonomiavdelingen og det første utkastet ligger ett eller annet sted på skrivebordet til designteamet. Tiden er inne for møte etter møte etter møte der alle prøver å samordne det de vet for å finne konteksten. En smart arbeidsplass legger alt du trenger på ett sted, ikke spredt rundt på kontoret. I tillegg til at du nå får full tilgang til teamets talenter, kan de også få støtte fra maskinintelligens. Dropbox bruker OCR til å plassere filene du trenger i front. OCR kan til og med gjenkjenne bilder, slik at du ikke trenger å huske navnet på filen eller mappen du la det i. Du bare søker etter det som vises på bildet, enten det er en modell av ditt siste produkt eller det du bestilte til forrige teamlunsj.

Komme inn i sonen

Hopping mellom programmer eller frem og tilbake mellom medarbeidernes skrivebord, inviterer til prokrastinering. Du suges kanskje inn i en bakevje av sosiale medier og uviktige apper, eller samtaler med alle du møter på tur gjennom kontoret. Smart arbeid åpner kommunikasjonskanaler som ikke trenger å fjerne deg helt fra arbeidsflyten. Trenger du å snakke med et teammedlem som befinner seg 10 minutter unna i neste etasje? Legg inn en anmerkning for å slippe å heftes med å gå gjennom kontoret, og fortsett heller med det viktige arbeidet. Smart arbeid tilrettelegger for mer uanstrengt multitasking enn noen gang.

Velvære

Tenk deg at sjefen din ber deg og teamet gjøre noe, men filene du trenger for å gjøre det ligger i innboksen til salgsteamet. Og salgsteamet er på blåtur. Da får du en dag med panikkpregede telefonsamtaler, stramme muskler, sliten teamfølelse og psykisk stress. Delte mapper løser dette problemet umiddelbart, gir sinnsro til alle og utstyrer teamene med verktøyene de trenger. På lang sikt kan dette bety færre bortkastede timer og mindre motstrebende overtid inn i sene kveldstimer. Resultatet blir en bedre balanse mellom arbeid og fritid slik at teamet både kan få unna jobben og få nok søvn.

Velg smartere arbeid, ikke hardere arbeid

Teknologien kan endre arbeidsplassen til det bedre på uendelig mange måter. La Dropbox hjelpe deg med alt fra teamets kommunikasjonsferdigheter til tidsstyringen, slik at hardt arbeid alltid betyr godt arbeid.