프로젝트 관리는 복잡한 프로세스이지만 가장 중요한 단계 중 하나는 가장 간단한 것 중 하나 즉, 프로젝트 범위 문서를 작성하는 것이기도 합니다. 이 문서는 프로젝트의 목표, 결과물, 작업 및 기한을 개략적으로 설명하며, 참여하는 모든 사람을 위한 로드맵 역할을 합니다.

이 문서에서는 프로젝트 범위 설정이란 무엇인지, 왜 중요한지, 프로젝트를 성공적으로 관리하는 데 도움이 되는 프로젝트 범위 문서를 작성하는 방법에 대해 설명합니다.

프로젝트 범위 설정이란 무엇인가요?

범위란 특정 프로젝트를 완료하는 데 필요한 총 시간과 작업량을 말합니다. 이를 위해서는 프로젝트 예산이나 비용, 목표, 결과물, 작업, 기한을 정의해야 합니다.

프로젝트에 포함될 사항을 파악한 후 범위를 정의하는 것은 귀하와 귀하의 팀이 상호 합의한 협력 작업이어야 하며, 프로젝트 관련 작업을 시작하기 전에 수행되어야 합니다.

이를 공식화하려면 쉽게 참조할 수 있도록 서명하고 보관할 수 있는 프로젝트 범위 설정 명세서를 작성합니다. 이 문서는 프로젝트 관리 프로세스를 지원하고 관계자의 합리적인 기대치를 설정하기 위해 작업 명세서와 함께 사용되는 문서입니다.

프로젝트 범위 설정이 중요한 이유는 무엇인가요?

프로젝트 범위 설정은 여러 가지 이유로 중요하며, 다음과 같은 작업에 도움이 됩니다.

보다 합리적이고 달성 가능한 프로젝트 목표 설정
효율성 향상
팀에 대한 합리적인 예산 책정 또는 더 나은 비용 추정
핵심 관계자가 쉽게 이해하고 참조할 수 있도록 프로젝트 관련 사항을 명확하게 설명
모든 팀원이 연계하여 합의된 목표 또는 프로젝트 결과물에 집중하도록 보장
프로젝트가 합의된 범위를 넘어 확장되는 것을 방지
관리자 또는 프로젝트 소유자가 팀 간 작업 일정을 잡고 작업을 위임하는 데 사용할 수 있는 로드맵 제공

현대적인 사무실에서 유리벽에 붙은 일련의 포스트잇을 바라보고 있는 동료들.

프로젝트 범위 설정 문서를 작성하는 방법

프로젝트 범위 문서 작성은 간단한 프로세스이지만, 문서가 포괄적이고 효과적인지 확인하기 위해 몇 가지 주요 단계를 따라야 합니다.

1. 프로젝트 목표 정의

모든 성공적인 프로젝트에는 “왜 중요한지”, “어떤 영향을 미치는지” 설명하는 명확한 목표가 필요합니다. 또한 이것은 모든 사람이 공통 목표에 집중하고 목표 달성을 위해 연계하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 수명 주기 전체에서 달성하고자 하는 것이 무엇인지 정의하면 귀하, 귀하의 팀 및 귀하의 이해 관계자에게 중요한 컨텍스트를 제공할 수 있습니다. 이 단계는 프로젝트 범위를 최종 결정할 때 후속 단계를 명확히 하기 때문에 모든 프로젝트 기획 과정에서 첫 번째 단계여야 합니다.

명확한 목표가 없으면 프로젝트가 궤도를 이탈하거나 목적을 잃을 수 있습니다.

2. 팀으로부터 의견 받기

팀은 가장 중요한 자산이자 효과적인 지식의 원천입니다. 팀은 관련 경험을 가진 사람들로 구성되며 특정 작업이 일반적으로 얼마나 걸리는지, 다양한 결과물이 서로 어떻게 연관되어 있는지 알려줄 수 있습니다. 다음과 같은 사항에 팀의 의견을 활용하세요.

현실적인 기간과 목표 수립
프로젝트 기대치, 특히 팀의 피드백에 관련된 사항
제외 사항—관계자가 일반적으로 이 유형의 프로젝트 범위에서 벗어나 요청한 사항

팀의 의견을 반영하면 프로젝트 주요 일정과 합리적인 로드맵 또는 타임라인 설정이 훨씬 쉬워집니다.

Dropbox Paper와 같은 도구를 사용하면 프로젝트 팀이 문서 범위 설정 시 쉽게 협업할 수 있습니다. 팀원이 Paper 문서에서 의견을 추가하여 직접 질문할 수 있으므로 범위 설정 중인 프로젝트에 대한 의사소통과 그룹 차원의 이해도가 향상됩니다.

또한 팀이 Dropbox에서 함께 작업하는 경우 모든 프로젝트 관련 자료를 한 곳에 안전하게 보관할 수 있습니다.

3. 프로젝트 주요 일정 및 로드맵 정의

주요 일정은 프로젝트에 대한 명확한 구조를 제공하며 작업 범위에서 가장 중요한 요소 중 하나입니다. 또한 관계자가 진행 상황을 추적하고 프로젝트가 일정대로 진행되는지 확인하는 데 도움이 되는 체크포인트 역할을 합니다.

관계자는 프로젝트 범위 문서를 참조하여 프로젝트의 주요 부분이 전달되는 시기, 회의가 열리는 날짜 및 프로젝트의 다른 중요 단계에 대한 명확한 정보를 얻을 수 있습니다. 그런 다음, 이 정보를 프로젝트 전체에 대한 명확한 시작 및 종료 날짜와 특정 작업이나 결과물에 대한 기한이 포함된 타임라인 또는 로드맵에 매핑할 수 있습니다.

또한 주요 일정이나 기한을 정해 놓으면 범위 변동을 방지하는 데 도움이 됩니다. 범위 변동은 프로젝트 요구 사항이나 결과물이 시간이 지나면서 증가하여 원래 프로젝트 범위를 초과하는 경우에 발생합니다. 프로젝트 전달 및 승인에 대한 명확한 워크플로와 절차를 통해 프로젝트 관계자는 잠재적인 위험이나 문제를 조기에 파악하고 상황이 악화되기 전에 로드맵을 수정할 수 있습니다.

프로젝트 범위 설정 프로세스의 속도를 높이기 위해 Dropbox Paper에서는 출시 계획 및 제품 로드맵부터 콘텐츠 캘린더 및 동영상 제작 계획에 이르기까지 다양한 프로젝트 유형에 사용할 준비가 되어 있는 광범위한 무료 템플릿이 제공됩니다.