集中して作業に没頭しているときは、物事が整っているかどうかは二の次、という人は多いでしょう。アイデアを形にするプロセスは、雑然としているのが普通です。夜 11 時、80 年代ロックを BGM にしてモチベーションを高めながら、しゃかりきになって作業し、思いついたアイデアを色分けされた付箋に片っ端から殴り書き。そんな作業スタイルの人もいるはずです。
しかし制作のプロセスはどうであれ、クライアント レビューの際には、そうした舞台裏を悟られることのないよう、わかりやすさと一貫性に配慮した洗練された方法で成果物を提出する必要があります。言い換えれば、クライアントが目にするすべての要素を、きちんと整ったものにする必要があるということです。
ここでは、契約書の署名を迅速に取得し、作業ファイルを整理し、洗練されたプレゼン資料を作成し、ファイルを共有し、作業のレビューと承認を行うための、シームレスでシンプルな方法をご紹介します。ここで紹介するツールを制作プロセスに取り込めば、クライアントに好印象を与えられるだけでなく、お得意様になってもらえるかもしれません。
契約書への署名をもっと簡単に
契約締結は、制作プロセスの中で特に面白みのある作業ではないかもしれませんが、重要な工程であることは間違いありません。プロジェクトのスタート時に、成果物の内容や価格、その他の細目について関係者全員が速やかに合意できれば、その分だけ早く制作作業を開始できます。
Dropbox の電子署名機能を使うと、契約書に署名する作業が飛躍的にスムーズになります。どこにいても、どのデバイスからでも、クライアントに署名用のドキュメントを送付できます。また Dropbox Sign の電子署名には法的拘束力があり、それぞれの契約書がいつ送付され、いつ返送されたかが電子的に記録されます。
提案書でも SOW でもライセンス契約書でも、必要な署名をすばやく簡単に取得できるので、自分自身が最も得意なこと、つまりクリエイティブな作業に集中できます。
ファイル探しの時間を減らし、制作作業に集中
プロジェクトやクライアントをいくつも抱えていると、どのファイルがどこにあるのかわからなくなりがちです。アイデアをざっとまとめたり、コンセプトを構想して何度も練り直したり、バージョン 1 からバージョン 20 までファイルを作ったりしているうちに、どれがどれだかわからなくなってしまうのです。
すべてのファイルを同じ場所に保存しておけば、必要なファイルを探すのに苦労せずに済むようになります。Dropbox をその集中管理センターと位置付け、クライアント別またはプロジェクト別にファイルやフォルダを整理すれば、検索機能を使ってどんなファイルも簡単に見つけ出せます。また Dropbox は Adobe Creative Cloud や Trello など広く利用されているツールとシームレスに連携できるので、ほとんどすべてのファイルを同じワークスペースで開くことが可能です。
整理されたファイル システムを構築したら、関係者が共有ファイルにフィードバックできるよう権限を設定しましょう。変更が必要な点をメールや Slack などの手段で 1 つずつ伝える必要がなくなるので、フィードバックの管理がずっと簡単になります。共有している作業ファイルが PDF でも、デザイン ファイルや動画ファイルでも、直接コメントを追加できるので、指摘の対象がどのファイルなのか混乱することがありません。
プロジェクト関連のファイルを整理された 1 つの場所に保存することで、レビューのプロセスが簡潔になって作業がスピードアップし、スケジュールどおりに納品できるようになります。こうした姿勢を示すことは、洗練された真のプロフェッショナルであるという印象をクライアントに与えることにつながります。
プレゼンの方法をレベルアップ
一連のレビューは、毎回がクライアントに好印象を与えるチャンスです。改訂版をきちんと管理し、スケジュールどおりに納品することはもちろん大切ですが、クライアントが目にする資料に一貫した構成とデザインを持たせれば、さらに大きな効果が期待できます。一貫性のあるデザインを採用する、すべてのセクションで共通のフォントを使う、アジェンダと次のステップを記載するといった細部への配慮が、大きな違いを生み出します。
プレゼンテーションで使う共有ファイルに独自のブランド イメージを追加することも、洗練された印象につながります。Dropbox には共有の画面をカスタマイズする機能が用意されているため、ブランド設定も簡単です。会社名、ロゴ、背景画像、ウェブサイトやソーシャル メディアへのリンクをコンテンツに追加して、プロフェッショナルな印象を一層際立たせることができます。
プレゼン資料の印象を改善する一方、忘れてならないのは、重要なドキュメントや最新版のファイルを誤って削除してしまったときの対策です。幸い、削除したファイルを簡単に復元する方法があります。Dropbox Professional では、［フォルダを巻き戻す］を選択するだけで、過去 180 日のあらゆるドキュメントを見つけ出すことができます。この機能を使えば、消してしまったファイルを復元して当初のスケジュールどおりに納品できます。不手際があった事実をクライアントに知られてしまうこともありません。
ファイルの納品をできるだけスムーズに
成果物を披露してクライアントに満足してもらえたら、次はいよいよ最終納品です。しかしクリエイティブ系のファイルは超大容量である場合が多く、機密情報が含まれていることもあります。このため、いつでもメール添付で送信できるとは限りません。
Dropbox Transfer を使うと、最終ファイルを納品する際のストレスから解放されます。最大 100 GB のファイルを 1 つのシンプルなリンクで共有できるだけでなく、パスワードでアクセスを管理し、さらに有効期限を設定して一定期間しかダウンロードできないように制限することができます。受領確認として、各関係者がファイルを閲覧またはダウンロードしたかを把握することも可能です。ストレスフリーな納品作業が実現するので、どんなプロジェクトもスムーズに締めくくることができます。
クライアントと長期的な関係を構築
契約書への署名、各成果物のレビュー、フィードバックのやり取り、最終ファイルの受け取り。このような作業をシンプルに行える手段をクライアントに提供できれば、自分自身も効率よく継続的に、最高の仕事ができるようになります。
このような環境を整える最大のメリットは何でしょうか。それはあなたが、「くしゃくしゃに丸められた用紙や歯形の付いたペンで散らかり放題の場所で仕事をしているのではないか」とか、「日々のメモには絵文字しか書かれていないのではないか」とか、そんな風にクライアントに思われる恐れがなくなることです。そうではなく、ただただ信頼のおける、きちんとした人物であり、毎回のように満足のいく成果物を納品してくれるクリエイターだという印象を与えることができます。
