Quando sei in pieno flusso creativo, l'organizzazione potrebbe non essere la tua prima priorità. Spesso, dare vita a un'idea può essere un processo caotico: magari sei il tipo di persona che dà il meglio di te alle 11:00 del mattino, che ascolta le sue band hair metal anni '80 preferite per motivarsi o che mette per iscritto ogni pensiero su foglietti adesivi colorati in una forma che nessun altro potrebbe decifrare.
In qualunque modo sia strutturato il tuo processo creativo, tutto il tuo duro lavoro deve essere trasformato in una presentazione chiara, coerente e dettagliata da sottoporre alla valutazione dei clienti. In altre parole, devi apparire professionale nei momenti di contatto con i clienti.
Scopri alcuni semplici modi per far firmare velocemente i contratti, organizzare il lavoro, realizzare presentazioni impeccabili, condividere i file, revisionare e approvare il lavoro con facilità. Integrando questi strumenti nel tuo processo creativo, non farai solo un'ottima impressione ai clienti, ma li farai ritornare per altri lavori.
Il modo più semplice per firmare i documenti
I contratti sono indubbiamente essenziali, sebbene non siano la parte più stimolante del processo creativo. Far approvare i file da consegnare, i prezzi e altri dettagli a tutte le parti coinvolte fin dall'inizio di un progetto significa passare più velocemente al lavoro creativo.
La funzionalità di firma elettronica di Dropbox rende la firma dei contratti il più semplice possibile, consentendoti di inviare i documenti per farli firmare ai clienti ovunque ti trovi e da qualsiasi dispositivo. Inoltre, avrai a disposizione un registro elettronico che riporta il momento esatto in cui un contratto è stato inviato e restituito con una firma legalmente vincolante.
Che si tratti di una proposta, di una dichiarazione di lavoro o di un accordo di licenza, ottenere le firme necessarie in modo rapido e semplice ti permetterà di concentrarti su ciò che sai fare meglio: dare vita ai lavori creativi.
Dedica più tempo alla creazione e meno alla ricerca dei file
Quando ci si destreggia tra diversi progetti e clienti, è facile perdere di vista la posizione dei vari file. Un momento stai annotando le tue idee in un documento e quello dopo stai sviluppando un concept che richiede diverse revisioni, o di cui salvi la versione 1, ma non puoi ultimare fino alla 20.
Risparmiati lo stress di cercare i documenti archiviando tutti i file in un unico posto. Impostando Dropbox come centro di comando e organizzando i file e le cartelle per cliente o nome del progetto, sarai in grado di trovare rapidamente qualsiasi documento utilizzando la funzione di ricerca. Inoltre, Dropbox si integra perfettamente con strumenti popolari come Adobe Creative Cloud e Trello, consentendoti di aprire praticamente qualsiasi tipo di file nella stessa area di lavoro.
Una volta creato un sistema di file organizzato, puoi impostare le autorizzazioni in modo che gli stakeholder possano fornire il proprio feedback nei documenti condivisi. Di' addio alle modifiche comunicate in maniera frammentaria tramite email, Slack o altre note che devi andare a cercare. I clienti possono inserire commenti direttamente sul tuo lavoro, che si tratti di un PDF, un file di design o un video, in modo da non creare confusione su quale sia il file a cui il committente si sta riferendo.
Archiviando tutti i file di progetto in un unico posto organizzato, semplificherai il processo di revisione, accelererai il lavoro e darai corpo alle tue idee rispettando le scadenze, dimostrando una condotta impeccabile e professionale ai clienti.
Migliora il tuo sistema di presentazione
Ogni ciclo di revisione è una nuova occasione per fare un'ottima impressione ai clienti. Oltre a effettuare revisioni ben organizzate e consegne puntuali, è necessario creare una struttura e un'estetica uniformi per i documenti destinati ai clienti. Sono i piccoli dettagli a fare la differenza, come un tema coerente nel design, l'uso dello stesso carattere in tutte le sezioni e un ordine del giorno con i passaggi successivi.
Un altro modo per rendere le presentazioni più professionali è applicare il tuo branding ai file condivisi. Dropbox offre un'esperienza di condivisione personalizzabile per semplificare il branding. Aggiungi il logo dell'azienda, un'immagine di sfondo e i link ai contenuti nel sito web e sui profili social per un ulteriore livello di professionalità.
Infine, per quanto sia importante assicurarsi che la propria presentazione sia ben fatta, non c'è nulla di peggio che eliminare per sbaglio un documento importante o le ultime modifiche effettuate. Per fortuna, esiste un metodo semplice per recuperare i file cancellati. In quanto utente Dropbox Professional, sarai in grado di individuare qualsiasi documento risalente agli ultimi 180 giorni andando nella cartella Rewind. In questo modo, potrai ripristinare il tuo lavoro rispettando le scadenze concordate, senza che i clienti si accorgano della differenza.
Rendi l'invio dei file il più semplice possibile
Hai presentato il tuo lavoro e i clienti lo adorano. Ora è il momento di inviare tutti i file per la consegna finale. Tuttavia, poiché i file creativi possono essere estremamente grandi e contenere informazioni riservate, non è sempre possibile allegare il proprio lavoro a un'email.
Dropbox Transfer elimina lo stress della consegna dei file finali consentendoti di condividere fino a 100 GB con un semplice link, controllare l'accesso ai file con una password e impostare una data di scadenza del link in modo che i file possano essere scaricati solo per un periodo di tempo limitato. Puoi anche ricevere una conferma di avvenuta consegna grazie alla possibilità di vedere quando ogni parte coinvolta ha visualizzato o scaricato i file. Questi semplici passaggi ti permetteranno di terminare ogni progetto con una nota positiva.
Stabilisci relazioni durature con i clienti
Fornendo ai clienti modi semplici per firmare i contratti, visualizzare ogni fase del processo creativo, condividere feedback e ricevere i file finali, creerai un processo efficiente che ti permetterà di continuare a svolgere un lavoro incredibile.
La parte migliore? I tuoi clienti non verranno mai a sapere se il tuo ufficio trabocca di fogli accartocciati o di penne mangiucchiate, o se lasci delle note piene di faccine al te stesso del futuro. Sarai semplicemente quella figura creativa affidabile e professionale che invia lavori sorprendenti ogni volta.
