Kiedy pracujesz twórczo, organizacja może nie być Twoim najwyższym priorytetem. Proces wprowadzania pomysłu w życie często bywa nieuporządkowany – być może najlepiej pracuje Ci się o 23:00, słuchasz zespołów z lat 80., aby się zmotywować, lub zapisujesz każdą myśl na kolorowych karteczkach samoprzylepnych, które tylko Ty jesteś w stanie rozszyfrować.
Niezależnie od tego, jak wygląda Twój proces twórczy, cała Twoja ciężka praca musi zostać ukształtowana w postaci przejrzystej, spójnej i szczegółowej prezentacji dla klientów. Innymi słowy – chcesz, aby podczas spotkań z klientami wszystko było zapięte na ostatni guzik.
Wypróbuj te proste sposoby, które pomogą Ci szybko podpisywać umowy, organizować materiały służbowe, przedstawiać dopracowane prezentacje, udostępniać pliki oraz bezproblemowo przeglądać i zatwierdzać efekty pracy. Włączając te narzędzia do swojego procesu kreatywnego, nie tylko zrobisz wrażenie na klientach, ale także sprawisz, że będą wracać z kolejnymi zamówieniami.
Najłatwiejszy sposób na podpisanie się na kropkowanej linii
Zawieranie umów nie jest najbardziej ekscytującą częścią procesu twórczego, ale z pewnością ma kluczowe znaczenie. Gdy na początku projektu wszystkie strony podpiszą umowę dotyczącą elementów dostawy, cen i innych szczegółów, możesz szybciej przystąpić do pracy twórczej.
Funkcja ePodpis platformy Dropbox maksymalnie ułatwia podpisywanie umów. Możesz wysyłać dokumenty do podpisania przez klientów z dowolnego miejsca i na każdym urządzeniu. Będziesz mieć również elektroniczny zapis daty wysłania każdej umowy i zwrócenia jej z prawnie wiążącym podpisem.
Niezależnie od tego, czy jest to propozycja, zakres obowiązków czy umowa licencyjna, szybkie i łatwe uzyskanie potrzebnych podpisów pozwoli Ci skupić się na tym, co robisz najlepiej – na tworzeniu.
Krótsze szukanie plików oznacza więcej czasu na tworzenie
Kiedy zajmujesz się wieloma projektami i klientami, niełatwo jest określić miejsca, w których znajdują się poszczególne pliki. Możesz notować swoje myśli, tworzyć na podstawie koncepcji, która wymaga wielu wersji plików, lub zapisać wersję 1, ale nie finalizować projektu aż do wersji 20.
Oszczędź sobie bólu głowy związanego z szukaniem dokumentów, przechowując wszystkie pliki w jednym miejscu. Po skonfigurowaniu głównego centrum zarządzania w Dropbox i zorganizowaniu plików oraz folderów według nazwy klienta lub projektu szybko znajdziesz dowolny dokument, korzystając z funkcji wyszukiwania. Dropbox płynnie integruje się również z popularnymi narzędziami takimi jak Adobe Creative Cloud czy Trello, dzięki czemu możesz otworzyć praktycznie każdy typ pliku w ramach jednej przestrzeni roboczej.
Po stworzeniu zorganizowanego systemu plików można ustawić uprawnienia w taki sposób, aby interesariusze mogli przekazywać opinie w dokumentach udostępnionych. Koniec z fragmentarycznymi zmianami przekazywanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej, Slacka lub innych trudnych do odszukania notatek. Klienci mogą dodawać komentarze bezpośrednio do Twojej pracy – niezależnie od tego, czy udostępniasz plik PDF, plik projektowy czy wideo – dzięki czemu nie ma wątpliwości, do którego pliku się odnoszą.
Przechowując wszystkie pliki projektowe w jednym zorganizowanym miejscu, uprościsz proces recenzji, przyspieszysz pracę i będziesz dostarczać pomysły na czas; w ten sposób pokażesz klientom swój profesjonalizm.
Popraw jakość swoich prezentacji
Każdy cykl recenzji to kolejna okazja, by zaimponować klientom. Oprócz dobrze zorganizowanych wersji plików i terminowych dostaw warto również zadbać o spójną strukturę dokumentów skierowanych do klienta. Drobne szczegóły robią wielką różnicę – np. spójny temat projektu, zastosowanie tej samej czcionki we wszystkich sekcjach czy dołączenie planu działania z kolejnymi krokami.
Zastosowanie własnego niepowtarzalnego brandingu w udostępnianych plikach może również sprawić, że Twoje prezentacje będą wyglądały na bardziej dopracowane. Dropbox umożliwia dostosowywanie interfejsu udostępniania, więc łatwo dodasz do swoich treści nazwę firmy, logo, obraz tła oraz łącza do strony internetowej i mediów społecznościowych, aby podkreślić profesjonalny charakter zawartości.
I chociaż ważne jest, aby upewnić się, że Twoje materiały wyglądają świetnie, nie ma gorszego uczucia niż przypadkowe usunięcie ważnego dokumentu lub najnowszej aktualizacji. Na szczęście istnieje łatwy sposób na odzyskanie usuniętych plików. Jako użytkownik Dropbox Professional będziesz móc zlokalizować wszelkie dokumenty z ostatnich 180 dni, klikając przycisk Przewiń folder. W ten sposób możesz przywrócić swoją pracę i nadal dotrzymać terminu – a Twoi klienci nigdy nie zauważą różnicy.
Spraw, aby proces dostarczania plików był jak najbardziej płynny
Twoja prezentacja bardzo przypadła do gustu klientom! Teraz czas na wysłanie wszystkich materiałów do ostatecznej dostawy. Pliki mogą jednak być bardzo duże i zawierać poufne informacje, w związku z czym nie zawsze istnieje możliwość załączenia pracy do wiadomości e-mail.
Dropbox Transfer eliminuje stres związany z dostarczaniem finalnych wersji plików. Możesz udostępnić do 100 GB za pośrednictwem jednego łącza, kontrolować dostęp za pomocą hasła, a nawet ustawić datę wygaśnięcia, aby pliki można było pobierać tylko przez określony czas. Możesz również skorzystać z funkcji potwierdzenia dostarczenia, dzięki której zobaczysz, kiedy każdy z interesariuszy wyświetlił lub pobrał Twoje pliki. Wszystko to pozwala wdrożyć bezproblemowy proces dostarczania plików, który zapewni, że każdy projekt zakończy się sukcesem.
Twórz długotrwałe relacje z klientami
Zapewniając klientom proste sposoby podpisywania umów, przeglądania rezultatów poszczególnych etapów pracy twórczej, dzielenia się opiniami i odbierania finalnych wersji plików, stworzysz efektywny proces, który pozwoli Ci na wykonywanie świetnej pracy.
A najlepsze jest to, że Twoi klienci nigdy się nie dowiedzą, że Twoje biuro jest pełne pogniecionych papierów lub pogryzionych długopisów ani że codziennie robisz notatki pełne emotikonów. W ich oczach zawsze będziesz niezawodnym specjalistą, który za każdym razem dostarcza najwyższej jakości materiały.
