デザインや設計は簡単な仕事ではありません。アイデアをインテリア デザインとして具現化したり、設計図から美しい建築物を作り出したりするのが大変なのはもちろんですが、関係者からの雑多な意見をまとめ上げるのも容易ではありません。情け容赦のない批判に「禅」の心で耐えながら、多様な意見を何とかまとめ上げ、誰もが認めるアイデアに昇華することが求められます。しかし、多数の承認を得るためのプロセスを対立的ではなく対話的なものに変える方法が 1 つあります。鍵となるのは、チーム メンバー全員でスムーズに共同作業するためのツールを取り入れることです。その具体的な方法をご紹介しましょう。
1. アプリ同士を連携
アプリ同士が連携していない場合、いったんアプリを閉じ、別のアプリを開き、また元のアプリに戻るという手間が生じます。このような手間は、作業の流れを妨げ生産性を損なう大きな障壁となり、データや時間を失う原因になりかねません。根本的な部分でアプリ連携を実現すると、作業の生産性を高いレベルに保つことができます。
チーム コミュニケーションを活発化する必要に迫られた PritchardPeck Lighting の共同創業者クリスティン・ペック氏は、Dropbox、Slack、Gmail のインテグレーションを活用。「社内でのコミュニケーションには Slack を使っています。クライアントとのコミュニケーションには Gmail を使っており、社内外のコミュニケーションをアプリによって切り分けることができるのは便利です。社内では基本的にインスタント メッセージでやり取りをしているので、その点では Slack のインターフェースのほうが適しています。業務では Dropbox のリンクをやり取りしていますが、リンクをクリックすれば直接そのファイルを開けるので、Dropbox に移動しなくてもファイルの中身を確認できます」とペック氏は述べています。Dropbox を活用して「小さくても力強い」ビジネスを実現した PritchardPeck Lighting について詳しくは、こちらをご覧ください。
2. プロジェクトの必要に応じて機能を拡張
各分野で最高水準のアプリを組み合わせて使うと、必要に応じて柔軟に機能を拡張することができます。オールインワン ソリューションの場合、必要でない機能が付いてくる場合や、ビジネスの拡大時に必要となる機能が用意されていない場合があります。ワークフローが最適化されていれば、プロセスを妨げることなく、成長のために必要なツールを導入できます。
たとえば、高い評価を得ている設計事務所 BNIM は、米国中に 7 つの新オフィスを立ち上げる際、ビジネス向け Dropbox を利用してワークフローを簡素化しました。同事務所がオフィスやデバイスを問わずどのように大容量の設計ファイルで共同作業を行い、クライアント プロジェクトの納期を短縮しているかについては、こちらをご覧ください。
3. ワークフローを効率化して時間を節約
ワークフローが最適化されていないと、目的のファイルをすぐに見つけられない、作業と作業の流れがスムーズにいかないなどの問題が発生して、時間を浪費してしまいます。スムーズなワークフローを確立すれば、調整作業に費やす時間を減らし、より多くの時間を本来の仕事に使えるようになります。
設計事務所の Red Dot Studio は、チームのメンバーや外部の技術者、コンサルタント、クライアントに大容量のプレゼンテーション ファイルや CAD ファイルを送るのに Dropbox の共有リンクを活用しています。このため、最新のコンセプトを急いで確認したいという場合でも、Dropbox のモバイル アプリを使ってすばやく必要なファイルを閲覧できます。
「これまでは現場訪問のあと、作成した見取り図を探して、スキャンして、保存して、という具合で、無駄に時間がかかっていました。…それが今では、スマートフォンで写真を撮って決められた場所に保存すれば、すぐにメンバーの手に届きます。以前に比べると、作業の流れがずっとスムーズになりました。」— Red Dot Studio プロジェクト デザイナー アリックス・ダグイン氏
各分野で最高水準のアプリやツールを組み合わせてワークフローを構築すると、仕事がもっとスマートに、もっと効率的になります。つまり、アプリを切り替える手間や時間を減らし、本来の仕事のための作業に集中できるということです。関係者の承認をスムーズに得たいのなら、シームレスな共同作業環境を構築しましょう。作業の混乱をなくし、多くの時間を節約できます。
そのために Dropbox がどう貢献できるかについては、無料の e ブック「共同作業をより効率的に」をご覧ください。
