Als je in een creatieve flow zit, heeft organisatie misschien niet je hoogste prioriteit. Een idee tot leven brengen werkt niet altijd volgens een vast schema. Misschien begin je stipt 11 uur met wat ruige jaren 80-muziek op de achtergrond als motivatie, of zet je alles op gekleurde memo's die alleen jij kunt ontcijferen.
Hoe je creatieve proces er ook uitziet: al dat harde werk moet uiteindelijk leiden tot een heldere, samenhangende en gedetailleerde presentatie die door klanten kan worden beoordeeld. Met andere woorden: je wilt er netjes uitzien als je contact hebt met je klanten.
Bekijk deze eenvoudige manier om contracten snel te laten ondertekenen, je werk georganiseerd te houden, professioneel ogende presentaties te verzorgen, bestanden te delen, en werk naadloos te beoordelen en goedkeuren. Door deze tools in je creatieve proces te integreren, maak je niet alleen indruk op je klanten, maar zorg je er ook nog eens voor dat ze vaker bij je terugkomen.
De gemakkelijkste manier om handtekeningen te krijgen
Contracten zijn niet het spannendste onderdeel van het creatieve proces, maar ze zijn wel essentieel. Wanneer alle betrokkenen aan het begin van het proces hun handtekening hebben gezet onder documenten over te leveren materiaal, prijzen en andere details kun je sneller met je creatieve werk aan de slag.
Met de e-handtekening-functie van Dropbox kun je contracten zo probleemloos mogelijk laten ondertekenen. Je kunt documenten verzenden zodat klanten die kunnen ondertekenen vanaf welke locatie dan ook, op elk apparaat. Ook krijg je een elektronische record van wanneer elk contract is verzonden en geretourneerd met een juridisch bindende handtekening.
Of het nou om een voorstel, werkomschrijving of licentieovereenkomst gaat: wanneer je snel en eenvoudig alle benodigde handtekeningen krijgt, kun je je snel richten op je beste kant: het creatieve proces.
Meer tijd om te creëren, minder tijd kwijt aan bestanden zoeken
Wanneer je aan meerdere projecten en klanten tegelijk werkt, raak je gemakkelijk kwijt waar je alle bestanden kunt vinden. Misschien maak je wat schetsjes, ontwikkel je een concept dat meerdere keren moet worden gereviseerd of sla je versie 1 op, maar gebruik je uiteindelijk versie 20.
Bespaar jezelf de moeite van het zoeken naar documenten door al je bestanden op één locatie bij elkaar te houden. Wanneer je een centraal commandocentrum in Dropbox instelt en bestanden en mappen organiseert op klant- of projectnaam, kun je elk document snel vinden met behulp van onze zoekfunctie. Dropbox kan bovendien naadloos worden geïntegreerd met veelgebruikte tools zoals Adobe Creative Cloud en Trello zodat je vrijwel elk bestandstype in dezelfde werkruimte kunt openen.
Nadat je een georganiseerd bestandssysteem hebt gemaakt, kun je machtigingen instellen zodat belanghebbenden feedback kunnen geven in gedeelde documenten. Vergeet versnipperde aanpassingen die via e-mail, Slack of andere bijna onvindbare notities worden gecommuniceerd. Klanten kunnen rechtstreeks opmerkingen aan je werk toevoegen, of je nu een PDF, ontwerpbestand of video deelt. Het is dus altijd meteen duidelijk over welk bestand het gaat.
Door al je projectbestanden op één georganiseerde plek te bewaren, vereenvoudig je het controleproces, werk je sneller en lever je ideeën op tijd. Zo laat je klanten zien dat je een echte, door de wol geverfde professional bent.
Til je presentaties naar een hoger niveau
Elke reviewronde is een nieuwe kans om indruk op je klanten te maken. Naast goed georganiseerde revisies en stipte leveringen wil je ook een consistente structuur en vormgeving ontwikkelen voor de documenten die je aan je klanten laat zien. Met kleine details kun je groot verschil maken, bijvoorbeeld door een samenhangend ontwerpthema te kiezen waarbij je in alle secties hetzelfde lettertype gebruikt en door een agenda met de vervolgstappen op te nemen.
Door je unieke merkgebruik op gedeelde bestanden toe te passen, kun je je werk er tijdens presentaties nog strakker uit laten zien. Dropbox biedt een aanpasbare ervaring van het delen van bestanden, voor eenvoudig merkgebruik. Voeg je bedrijfsnaam, -logo, een achtergrondafbeelding, en website- en socialmedialinks toe aan je materiaal voor een extra professionele laag.
En natuurlijk is het belangrijk dat je materiaal er goed uitziet, maar er is niets zo erg als per ongeluk een belangrijk document of de nieuwste update verwijderen. Gelukkig is er een eenvoudige manier om verwijderde bestanden te herstellen. Als gebruiker van Dropbox Professional kun je alle documenten van de afgelopen 180 dagen gemakkelijk terugvinden door op Map terugdraaien te klikken. Op die manier kun je je materiaal herstellen en nog steeds je deadlines halen, zonder dat je klanten ooit iets in de gaten hebben gehad.
Lever bestanden zo naadloos mogelijk
Je hebt je werk gepresenteerd en het valt bij de klanten in de smaak! Dan is nu het moment aangebroken om alles voor de laatste levering te verzenden. Maar omdat creatieve bestanden erg groot kunnen zijn en mogelijk vertrouwelijke gegevens bevatten, is het niet altijd mogelijk om simpelweg je werk als bijlage aan een e-mail toe te voegen.
Met Dropbox Transfer zorgt het leveren van de uiteindelijke bestanden niet meer voor stress. Je kunt maximaal 100 GB delen met één simpele klik, toegang beheren met wachtwoordbeveiliging en zelfs een vervaldatum instellen zodat bestanden slechts voor een beperkte periode kunnen worden gedownload. Je kunt ook om een leveringsbevestiging vragen. Dan zie je meteen wanneer elke belanghebbende je bestanden heeft bekeken of gedownload. Door deze probleemloze afhandeling eindigt elk project gegarandeerd met een glimlach op je gezicht.
Bouw blijvende relaties met klanten op
Door klanten een simpele manier te bieden om contracten te ondertekenen, elke ronde in het creatieve proces te bekijken, hun feedback te delen en de uiteindelijke bestanden te ontvangen, creëer je een efficiënt proces waardoor je geweldig werk kunt blijven uitvoeren.
En het beste van alles? Je klanten hoeven er nooit achter te komen dat je kantoor vol ligt met propjes papier of afgekauwde pennen... of dat je jezelf elke dag memo's vol smileys stuurt. Ze kennen jou alleen als die betrouwbare, georganiseerde creatieve professional die ze telkens weer ongekend werk levert.
