Dropbox と Dropbox Sign で電子署名プロセスを効率化する方法

ワークフローや承認プロセスを効率化すれば、時間とコストを節約し、ストレスも軽減できます。Dropbox と Dropbox Sign を使えば、安全な電子署名とストレージを活用してドキュメントに短時間で署名をもらうことができます。

電子署名でドキュメントに署名している人物

仕事を必要以上に難しくするのは、そろそろやめにしませんか。簡単に追跡、共有、保存できる電子署名でワークフローを効率化しましょう。

法的拘束力のある書類の印刷、ファイリング、監視に振り回されてうんざりする必要も、書類探しに貴重な時間を浪費する必要もありません。法的書類に署名をもらうために、わざわざ顧客にオフィスに来てもらう手間も不要です。紙の無駄遣いという環境問題も解決されます。

でも、本当にそんなことが可能なのでしょうか。Dropbox Sign のような署名ワークフローを採り入れれば、それが実現します。電子署名を導入すると、企業のプロセス全般が大幅に改善されます。また、Dropbox Sign に Dropbox を組み合わせれば、プロセスをさらに効率化できます。

すべてを 1 か所で流れるように安全に処理

Dropbox と Dropbox Sign を併用すると、重要なドキュメントへの署名を迅速に完了することができます。ドキュメントがいつどこで署名されたかを証明する監査証跡を使えるという利点もあります。監査証跡を利用すると、契約上の言い争いやもめごとが減ることが実証されており、その点でも、電子署名が手書き署名より便利なのは間違いありません。

オンラインでドキュメントに署名する際の操作手順を示すデモ

1 か所ですべてがまかなえるソリューションとして Dropbox と Dropbox Sign を併用すると、最初の草案作りから法的に署名された最終的な PDF まで、契約プロセスをスムーズに進められます。その間、署名されたファイルは Dropbox 内のフォルダに自動で保存されます。

契約書の作成は Dropbox でチーム メンバーと共同で行い、できあがったら Dropbox Sign 経由で送付して署名を依頼できます。

デスクトップ アプリとモバイル アプリから Dropbox Sign でドキュメントに署名する人

電子署名の手順

まず、電子署名が必要な重要なドキュメントを Dropbox 内に準備します。準備ができたら、その PDF や Word 文書を選択します。[開く]メニューが表示されるので、そこで[Dropbox Sign]を選択します。

Dropbox Sign でドキュメントが開くので、送信して署名を依頼します。この操作は、ほんの数回クリックするだけで完了します。電子署名が完了すると、ドキュメントは署名済み文書として、最初に保存されていた Dropbox のプロジェクト フォルダに自動で保存されます。

ドキュメントが Dropbox で開かれ、署名され、保存される方法を示す 3 つのアイコン

Dropbox と Dropbox Sign の連携により、署名プロセスをシームレスかつ安全に、管理された状態で進めることができます。

プロジェクト関連のドキュメントをすべて Dropbox にまとめ、整理して、クラウド上で安全に保管できます。Dropbox の権限を使って、署名済みのドキュメントにアクセスできる人を制限することもできます。

資源の無駄を減らし、時間とコストを節約

電子署名はワークフローを円滑にするだけでなく、二酸化炭素排出量の削減にもつながります。署名をオンライン化すれば、紙の書類をやり取りする必要がなくなるので、紙の消費と温室効果ガスを減らせるからです。紙と郵送の費用が発生しなくなるのはもちろん、紙の書類の管理にかかる時間も減らせます。

Dropbox に Dropbox Sign を組み合わせると、重要なドキュメントを 1 か所で整理、追跡、保存して、チームのワークフローを効率化できます。この機会に、Dropbox で電子署名ワークフローを効率化しませんか。

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