Dentsu

Le défi

Un mode de livraison onéreux

Aujourd'hui, la publicité suit le rythme frénétique du monde. Rares sont les moments de répit. Il faut absolument respecter les échéances, même pour les annonces et les stratégies publicitaires demandées par des clients situés sur d'autres fuseaux horaires. Cette réalité était synonyme de pressions accrues pour Dentsu, qui devait multiplier les livraisons et enlèvements par coursier.

Certains fichiers conçus et partagés par l'agence (pour des spots télévisés ou des panneaux publicitaires, par exemple) font plusieurs centaines de méga-octets. En raison des restrictions de taille définies sur le serveur de messagerie du groupe, les collaborateurs devaient utiliser des DVD pour livrer les fichiers à des clients ou des collègues dans d'autres pays.

Le mode de livraison par DVD impliquait un temps de préparation des enveloppes et colis non négligeable, qui réduisait d'autant celui alloué au développement des projets publicitaires, obligeant les collaborateurs à travailler dans l'urgence. En outre, le budget que devait lui consacrer l'agence chaque mois était particulièrement élevé. Dentsu a alors commencé à chercher d'autres solutions. Rapide, fiable et économique, Dropbox Business avait aussi l'avantage de fonctionner dans des régions où le partage de fichiers était un véritable parcours du combattant. "Les marchés internationaux sont essentiels pour nous, et nous sommes régulièrement amenés à envoyer des données à l'étranger, déclare Ai Ando, responsable de compte chez Dentsu. Nous savions que Dropbox Business était une solution suffisamment sécurisée et fiable pour que nous puissions l'utiliser dans d'autres pays."

La solution

Une nouvelle approche des affaires à l'international

Grâce à l'optimisation du partage de fichiers et des workflows permise par Dropbox Business, les différentes divisions de Dentsu, comme l'équipe de gestion des grands comptes, peuvent échanger rapidement des informations avec des clients et des fournisseurs, quelle que soit la taille des fichiers. "Nous réalisons souvent des séances photo et après chaque séance, nous devons envoyer à nos clients entre 20 et 30 fichiers haute résolution, qui font chacun entre 200 et 300 Mo, explique Ai Ando.

Dropbox Business simplifie la gestion de gros volumes de données au quotidien. Nous n'avons qu'à envoyer des liens à nos clients et ils réceptionnent immédiatement ce dont ils ont besoin."

Le personnel de Dentsu apprécie de ne pas avoir à installer de clients pour télécharger des données et accéder aux fichiers. Comme Dropbox Business est facilement accessible sur le Web, tous les fichiers (qu'il s'agisse d'annonces illustrées ou de spots publicitaires) peuvent être consultés en ligne. "Le fait que les clients puissent accéder aux annonces et spots publicitaires dans Dropbox Business sans avoir à télécharger les fichiers est vraiment appréciable, ajoute Ai Ando. Ils peuvent en prendre rapidement connaissance et donner leur approbation finale, même s'ils sont en déplacement." Outre l'aspect pratique de Dropbox Business, le personnel de Dentsu (à savoir l'équipe informatique) apprécie le fait que les données stockées soient sécurisées. "La sécurité est la priorité de notre équipe informatique, car nous traitons des données ultra confidentielles. Dropbox Business répond parfaitement à nos exigences dans ce domaine", confirme Ai Ando.

Les résultats

Des coûts réduits, une productivité renforcée

L'adoption de Dropbox Business a permis à Dentsu de gagner en efficacité, en termes de temps et de coûts. L'agence n'a plus à payer de lourdes factures pour des services de livraison. "Il y a de cela quelques années, la facture que nous devions régler pour les coursiers et livraisons express s'élevait à plusieurs centaines de milliers de yens tous les quatre mois. Grâce à Dropbox Business, ces coûts ont été considérablement réduits", constate Ai Ando. L'agence a noté une baisse de ses dépenses et, parallèlement, une amélioration de sa productivité. Les plannings de développement n'ont plus à tenir compte des délais de livraison des DVD.

Le personnel dispose de plus de temps pour peaufiner les projets publicitaires de l'agence et reste productif, même lors de séances photo ou de visites chez des clients. "Quand on passe du temps dans les transports en commun le matin, il est possible de récupérer rapidement des fichiers de son compte Dropbox Business, fait remarquer Ai Ando. Il m'arrive souvent de vérifier l'avancée des projets via l'application mobile Dropbox et d'envoyer des liens à mes collègues avant même d'être arrivé au bureau." Ce type d'accès à distance 24h/24 aux fichiers de projet est essentiel dans un secteur qui évolue à un rythme aussi effréné. Avec Dropbox Business, Dentsu peut rester à l'avant-garde du monde de la publicité, assurant à la fois la satisfaction et la réussite de ses clients à l'international.