Comment télétravailler efficacement

Votre table de cuisine fait désormais office de bureau ? Voici quelques informations clés pour vous aider à tirer le meilleur parti du télétravail.

Illustration d'une personne télétravaillant depuis chez elle

Comment réussir à travailler à distance

Si le télétravail peut sembler idyllique pour beaucoup — pas de trajet, la possibilité de se lever plus tard et des contraintes vestimentaires plus souples — ce mode de travail décontracté et flexible a cependant ses inconvénients.

Travailler à la maison, même si cela peut sembler difficile à croire, demande une certaine expertise. Il s'agit de trouver le bon équilibre pour tirer le meilleur parti de soi-même et de son équipe. Cela implique de ne pas se lever deux minutes avant de commencer et de ne pas prendre l'habitude de rester toute la journée en pyjama. Le fait de baisser vos standards, même dans ces domaines, peut avoir un impact sur votre état d'esprit général au travail. Même si votre environnement est différent, vous devez garder le cœur à l'ouvrage.

Aujourd'hui, le télétravail représente un défi unique. Vous pouvez travailler de n'importe où : à la maison, au parc, sur votre terrasse. Vous pouvez vous installer dans un café, un espace de coworking ou tout autre bureau hors de votre entreprise, mais toujours à distance de votre équipe principale. Bref, travailler à distance implique de ne plus vous retrouver dans la même pièce que vos collègues. Mais ce n'est pas une mauvaise chose en soi. Il est tout à fait possible de collaborer avec son équipe sans être présent physiquement.

Travailler à la maison est-il une mauvaise idée ?

Non, pas du tout. Mais le télétravail n'est pas toujours bien accueilli par la plupart des entreprises, pour qui ce n'est pas la norme et qui le considèrent comme l'apanage des travailleurs en freelance. Les réserves émises par ces entreprises, et peut-être la vôtre également, sont simplement dues à la manière dont nous avons l'habitude de travailler. Selon la croyance populaire, une journée de travail productive nécessite d'être présent au bureau pendant huit heures. Alors, pourquoi réinventer la roue ?

Les détracteurs du travail à distance invoquent de nombreuses raisons. Si la question se pose aussi dans votre équipe, lisez ce qui suit :

Problème : nous ne pouvons pas partager des fichiers en toute sécurité en dehors du bureau

Solution : grâce au partage de fichiers sécurisé Dropbox, c'est possible. Votre compte et vos fichiers sont protégés grâce à plusieurs niveaux de sécurité. Les accès non autorisés sont bloqués, et vous pouvez ajuster vos paramètres de sécurité en fonction de vos besoins et de ceux de votre équipe, notamment en utilisant la validation en deux étapes. De plus, vous pouvez accéder à vos fichiers depuis un PC, le Web, un appareil mobile ou via des applications tierces connectées. Ainsi, même si vos collaborateurs n'ont pas accès à leur poste de travail habituel, ils restent connectés grâce à Dropbox.

Problème : nous ne nous verrons jamais

Solution : que ce soit avec les applications Zoom ou Slack (toutes deux des intégrations Dropbox) ou en organisant des visioconférences ou des appels téléphoniques traditionnels, vous pouvez rester en contact avec votre équipe, même si vous n'êtes pas dans la même pièce. De toute façon, lorsque vous êtes concentré sur votre travail et que les tâches s'enchaînent, vous ne discutez pas avec vos collègues. Que votre entreprise décide ou non d'instaurer le télétravail, vous devriez dans tous les cas installer une messagerie instantanée pour permettre à votre équipe de communiquer sans se déplacer.

Problème : nous ne pouvons pas garantir la stabilité de la connexion Internet

Solution : même les foyers les mieux desservis subissent les aléas du Wi-Fi. Heureusement, Dropbox permet de travailler hors connexion. Ainsi, même si vous vous retrouvez temporairement sans Internet, vous pouvez continuer à travailler avec la garantie que vos fichiers se synchroniseront à nouveau automatiquement lorsque la connexion sera rétablie. Cela vous permet également de trouver l'environnement de travail qui vous convient le mieux sans vous soucier de la qualité du réseau.

Problème : l'équipe va relâcher sa vigilance

Solution : cela peut arriver à n'importe quelle équipe, dans n'importe quel environnement. Une forte culture d'entreprise et une structure de soutien sont indispensables pour entretenir la motivation de vos collaborateurs, quel que soit leur lieu de travail. Si votre équipe ne fait des efforts que lorsque le responsable est à proximité, il faut revoir la façon dont vous dirigez les choses. Une telle mentalité n'est pas sans rappeler celle des enfants dans une salle de classe.

Les employés motivés et inspirés ne devraient pas avoir besoin d'être supervisés, mais si tel est le cas, il se peut qu'ils ne soient pas convaincus par ce qu'ils font et se laissent alors aller à la procrastination. Pour que le moral de l'équipe reste au beau fixe, vos collaborateurs doivent être connectés, avoir accès à des outils de productivité pertinents et bien comprendre ce que l'on attend d'eux, quel que soit leur lieu de travail.

Conseils pour le télétravail

Envie d'essayer le travail à distance ? Voici quelques conseils pour vous aider.

Ne bouleversez pas vos habitudes

Pour commencer, réveillez-vous à la même heure. Le sommeil est d'une importance vitale pour la santé et le bien-être mental. Si vous commencez à décaler votre heure de coucher de 23h à 1-3h du matin, les effets ne tarderont pas à se faire sentir. Essayez de dormir au moins sept à huit heures par nuit et ne décalez pas l'heure de votre réveil. Si vous laissez votre cerveau s'installer dans une routine de week-end, vous perdrez peu à peu cet état d'esprit professionnel que vous avez mis des années à aiguiser, et toutes vos bonnes habitudes de travail commenceront à disparaître.

Conservez votre code vestimentaire

Dans la limite du raisonnable, essayez de vous habiller comme vous le feriez pour le travail. La plupart des entreprises modernes sont déjà assez souples sur ce plan, mais si vous vous laissez aller davantage, vous risquez de finir par passer la journée en pyjama. Aussi confortable qu'il soit, ce vêtement est associé à la maison, à la détente et non au travail. En d'autres termes, vous ne pouvez pas prendre un bon départ si vous n'êtes même pas habillé correctement. Vous serez surpris de voir à quel point le choix de votre tenue vestimentaire peut faire la différence.

Recréez un trajet domicile-travail

Personne n'aime passer du temps dans les transports, mais cette étape constitue un moment charnière de la journée. Le voyage ennuyeux en train, le long trajet en bus, aussi désagréables soient-ils, permettent d'établir une distinction nette entre le travail et la vie à la maison. Prenez le temps de bien vous mettre en condition. Si vous avez toujours écouté de la musique pendant vos trajets, profitez de quelques morceaux pendant 15 minutes. Si vous avez toujours eu un livre à portée de main, lisez un nouveau chapitre. Quand il s'agit de donner le meilleur de soi-même au travail, tout est une question de mental.

Essayez de nouvelles approches

L'un des aspects les plus difficiles du travail à distance est de transposer vos habitudes de travail dans un bureau traditionnel à votre environnement domestique. Mais pourquoi vous limiter à faire ce que vous avez toujours fait ? Parlez avec votre équipe, trouvez ce qui fonctionne le mieux pour chacun et voyez quels changements vous pouvez apporter pour mieux travailler ensemble, même lorsque vous êtes séparés. De même, si votre entreprise se tourne vers un modèle basé entièrement sur le télétravail, n'oubliez pas que les équipes administratives, comme les ressources humaines et les finances, doivent pouvoir garder le contact avec tous les employés, aussi assurez-vous que la communication à l'échelle de l'entreprise reste fluide.

Restez actif

Ce n'est qu'une fois passé au télétravail que l'on réalise l'importance du trajet à pied entre le bureau et la gare, ou entre le bureau et un espace de détente. N'oubliez pas de rester actif et de prendre l'air. Ce n'est pas parce que le bureau a disparu que le monde extérieur a fait de même. Commencez et terminez votre journée par une balade pour retrouver les sensations du trajet domicile-travail. Cela vous aidera à vider votre esprit et à vous préparer pour la journée qui vous attend ou à vous détendre à la fin de celle-ci.

Le travail à distance peut-il être bénéfique à une équipe ?

Absolument, un changement de décor ne fait jamais de mal à personne. La flexibilité qu'offre le travail à distance, c'est-à-dire la possibilité de prendre rendez-vous avec le plombier durant la pause-déjeuner ou de se rendre chez le dentiste l'après-midi, peut aussi améliorer grandement la satisfaction des employés et la culture d'entreprise.

En outre, près de la moitié des actifs déclarent que la possibilité de travailler à distance, que ce soit à temps plein ou à temps partiel, figure en tête de leurs impératifs lorsqu'ils recherchent un emploi. Donc, en offrant à vos employés la possibilité de travailler à la maison et de trouver un bon équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée, vous attirerez également de nouveaux talents.

Récoltez les fruits du travail à distance

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