Nous sommes nombreux à effectuer des tâches improductives : selon McKinsey, les travailleurs du savoir passent près de 20 % de leur temps à chercher des informations internes ou à localiser des collègues pouvant les aider à réaliser des tâches spécifiques.
Ne perdez plus de temps et améliorez considérablement vos processus opérationnels grâce à un workflow optimisé. L’identification et la suppression des tâches répétitives ou des problèmes qui vous ralentissent peut vous permettre d’accroître votre efficacité et votre productivité.
Dans ce guide, nous allons vous présenter cinq stratégies simples pour optimiser votre workflow : préparez-vous à mettre en place un processus rationalisé, qui rendra votre équipe plus performante.
Quels sont les avantages de l’optimisation des workflows ?
En optimisant vos processus, vous pouvez supprimer les opérations de routine inutiles et les tâches chronophages, ainsi que limiter les erreurs. D’autres avantages s’offrent à vous :
- productivité améliorée
- plus grande efficacité
- meilleure communication
- retards réduits
- avantage concurrentiel
- collaborateurs plus motivés
- formation simplifiée des collaborateurs
- responsabilités et obligations mieux définies
Cinq façons d’optimiser des workflows
Voici cinq façons d’optimiser vos workflows :
1. Identifiez les processus actuels qui vous ralentissent
Certains signes peuvent indiquer que votre workflow doit être optimisé : des retards et des blocages qui vous empêchent de respecter les échéances des projets, de nombreuses erreurs à corriger ou itérations de tâches inutiles ou encore une technologie redondante, qui génère des problèmes supplémentaires au lieu de résoudre ceux existants.
Tenez compte des éléments suivants lors de l’évaluation de vos workflows actuels :
- Les personnes, les systèmes ou les outils concernés.
- Les tâches, les étapes ou les activités nécessaires pour obtenir le résultat souhaité du workflow.
- La durée généralement requise pour effectuer chaque tâche ou activité.
- Les informations nécessaires pour faire avancer le workflow.
- Le déclencheur, l’action, le moment ou la condition qui démarre le workflow.
- Le résultat escompté du workflow.
En sollicitant plusieurs collaborateurs, vous pouvez identifier ensemble les redondances ou les inefficacités de votre workflow.
Grâce au partage de fichiers et aux outils de collaboration de Dropbox, vous pouvez plus facilement rassembler les avis des membres de votre équipe. Dropbox permet par exemple à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même fichier en temps réel, simplifiant ainsi la collaboration. Cette transparence peut aider à identifier des blocages, car si un membre de l’équipe passe systématiquement plus de temps à exécuter une tâche, c’est peut-être le signe qu’un problème existe dans cette partie du workflow.
Pour trouver les étapes les plus chronophages dans le workflow et les endroits où des améliorations sont possibles, Dropbox génère aussi un journal détaillé des activités, qui répertorie toutes les actions effectuées sur un fichier (par exemple, consultations, téléchargements et modifications).
2. Définissez vos objectifs
Une fois que vous avez identifié les workflows à optimiser, vous pouvez commencer à définir les objectifs de cette optimisation et votre plan d’action.
Même si vous avez une vision généraliste au départ, le fait de réfléchir à des améliorations spécifiques et pourquoi vous aidera à cibler votre approche sur les résultats souhaités.
Par exemple, si votre équipe travaille dans des sprints avec des échéances mensuelles qui se suivent, vous pouvez optimiser le processus de commentaires pour éviter que vos projets ne soient bloqués vers la fin du mois. Avec des outils de gestion de projets comme Dropbox Paper, vous pouvez créer une liste de tâches, attribuer des tâches aux membres de l’équipe et fixer des dates d’échéance en quelques secondes. À l’approche des échéances, Paper enverra des notifications automatiques, afin que vous puissiez suivre de près les tâches du projet.
3. Utilisez des modèles et automatisez le workflow dès que cela est possible
L’automatisation des processus peut vous aider à réduire le temps passé sur des tâches manuelles ou répétitives, afin de vous consacrer à des activités plus productives.
Avec l’option d’automatisation de Dropbox, vous pouvez configurer des règles et des déclencheurs pour organiser automatiquement des fichiers dans des dossiers spécifiés. Vous gagnez ainsi du temps et de l’énergie en n’ayant plus à trier et déplacer manuellement les fichiers. Par ailleurs, vous avez la certitude que vos documents sont toujours au bon endroit.
Des outils tels que Dropbox Dash peuvent vous aider à regrouper le contenu de vos fichiers, applications ou liens de navigateur dans une « pile » organisée que vous pouvez partager avec votre équipe. Dash utilise l’IA pour suggérer de nouvelles piles et organiser les fichiers dans des collections basées sur des projets en fonction de votre activité récente.
Les modèles de document sont aussi une solution pour accélérer la création de contenus, qu’il s’agisse de spécifications de projet ou de calendriers de publication. Ils vous permettent d’assurer la qualité de vos fichiers même lorsque vous supprimez certaines étapes de votre workflow.
Pour simplifier l’accès et le partage de la documentation relative aux processus, Dropbox fournit un espace centralisé et sécurisé pour vous et les membres de votre équipe. Dropbox s’intègre aussi aux applications que vous utilisez et appréciez déjà, comme Zapier, Gmail et Outlook, vous permettant ainsi de tout conserver au même endroit.
4. Partagez toutes les informations
Documentez vos recherches et modifications apportées aux processus pour les communiquer facilement à tous les membres de l’équipe. Cette documentation servira de référence pour toutes les personnes concernées, afin que chacun soit sur la même longueur d’onde et comprenne les nouvelles procédures.
L’autre avantage de documenter votre workflow est d’accélérer son processus d’adoption. Lorsque les membres de l’équipe ont accès à une documentation claire et concise, ils peuvent rapidement s’adapter aux nouveaux processus et les intégrer à leur workflow quotidien. L’équipe gagne alors en efficacité, puisque chaque membre concentre ses efforts sur les mêmes objectifs.
De plus, garder une trace de votre processus de workflow dans Dropbox Paper simplifie l’intégration des nouveaux membres de l’équipe. Disposer d’un dossier complet permet aux nouveaux collaborateurs d’être rapidement opérationnels et de comprendre comme l’équipe fonctionne. Le temps d’apprentissage des nouvelles recrues est ainsi réduit et elles peuvent aider leur équipe plus rapidement.
5. Recueillez des avis
D’autres personnes peuvent apporter un regard neuf sur votre processus et vous suggérer des améliorations auxquelles vous n’auriez pas pensé. En sollicitant l’avis de votre collègue, superviseur ou homologue dans une autre équipe, vous pouvez collecter d’autres informations et points de vue pertinents.
Documenter votre processus dans Dropbox Paper et partager ce document avec vos collègues leur permet de collaborer en temps réel, partout et sur n’importe quel appareil. Ils peuvent donner leur avis sur les points forts et les avantages potentiels du nouveau workflow que vous proposez, mais aussi faire part des points à améliorer ou à optimiser, en suggérant des réajustements visant à obtenir de meilleurs résultats.
Communiquer avec d’autres personnes de votre organisation peut également vous aider à obtenir leur soutien et leur adhésion pour ce nouveau workflow. En impliquant les principales parties prenantes dans le processus décisionnel et en sollicitant leur avis, vous pouvez augmenter les chances de réussite de la mise en œuvre et de l’adoption du nouveau workflow.
Conseils pour l’optimisation des workflows
Découvrez quelques conseils supplémentaires pour optimiser vos processus existants et améliorer l’efficacité opérationnelle :
- Adoptez une vision à long terme : les changements que vous apportez maintenant seront-ils toujours efficaces à mesure que votre activité se développe ?
- Optez pour la flexibilité : puisque les changements rythment l’activité, vous devez pouvoir vous adapter et effectuer des réajustements selon les besoins.
- Basez votre optimisation sur vos priorités : identifiez les tâches essentielles et ce que vous pouvez simplifier ou automatiser.
- Documentez les changements et les nouveaux processus : pour éviter toute confusion et garantir que chacun suit correctement le workflow.
- Testez le workflow optimisé avant de le déployer à plus grande échelle : vous pourrez ainsi prévenir tout problème en amont et vous assurer que le processus est aussi efficace que possible.
Workflows optimisés et simplifiés avec Dropbox
Dropbox vous aide à optimiser vos workflows de vente, marketing, etc. en automatisant les processus, afin de vous éviter de passer d’une application à une autre et de perdre du temps lors du processus d’ajout de commentaires sur les contenus. Des outils pratiques comme Dropbox Paper vous permettent de partager des idées et des contenus plus facilement, et de recueillir davantage d’avis directs.
Dropbox s’intègre aux applications que vous utilisez déjà pour vous offrir tous les composants essentiels d’un workflow optimisé : efficacité et rapidité, clarté et cohérence, structure et standardisation.
