Historique de la méthode PERT
L’acronyme PERT (Program Evaluation and Review Technique, soit Évaluation et examen des projets) désigne un programme utilisé par diverses entreprises depuis plus de 50 ans. Initialement développée en 1958 pour le U.S. Navy Special Projects Office (marine de guerre américaine), la méthode PERT est un système de gestion de projet conçu pour faciliter la planification de projets complexes à grande échelle. La technique commence par une évaluation générale du programme, et elle permet une analyse approfondie de tous les projets avant leur lancement. Elle a été utilisée pour la conception du missile Polaris, ainsi que pour les Jeux olympiques d’hiver de Grenoble de 1968. Des concepts de gestion similaires ont été développés et affinés depuis, mais PERT fut la première technique de ce type.
Fonctionnement de la gestion de projet PERT
Comme indiqué précédemment, la méthode PERT est adaptée aux projets très complexes, impliquant des étapes ordonnancées et/ou fonctionnant en tandem avec d’autres projets. L’objectif général de cette technique est de terminer les projets dans les délais et les limites du budget, et d’évaluer précisément leur portée globale pendant la phase de définition du périmètre.
Définir la portée de votre projet PERT
La définition de la portée du projet est une étape cruciale de la méthode : c’est là que vous créez le plan d’action de votre projet. Cette technique tient compte des problèmes qui pourraient survenir ou des tâches qui pourraient prendre plus de temps que prévu, ainsi que des événements clés jalonnant son cycle de vie. Par rapport à la technique utilisée habituellement par votre équipe pour la définition du périmètre, la méthode PERT peut paraître extrêmement détaillée : elle englobe tout, de la gestion des ressources aux performances individuelles. De par ses racines militaires, la méthode PERT se concentre sur la préparation. Rien n’est laissé au hasard.
Termes PERT utilisés pour l’énoncé du périmètre des projets
Le périmètre PERT utilise les termes suivants pour définir les événements clés, les délais et les ressources.
Événements
Les événements PERT sont les jalons de votre processus. Ils ne nécessitent pas de ressources en soi : en fait, un événement PERT ne peut pas être achevé tant que toutes les tâches qui le précèdent ne sont pas terminées.
- Un événement PERT désigne le début ou la fin d’une ou plusieurs activités.
- Un événement prédécesseur précède immédiatement un ou plusieurs autres événements.
- Un événement successeur suit immédiatement un ou plusieurs autres événements.
Activités
Les activités PERT sont les tâches qui requièrent des ressources.
- Une activité PERT désigne le fait de réaliser une tâche qui consomme vos ressources : temps, matériel, argent ou même machines. Vous ne pouvez pas effectuer une activité PERT tant que l’événement enclenchant son début n’est pas terminé. En d’autres termes, si la phase précédente n’est pas intégralement terminée, la nouvelle ne peut pas commencer.
- Une activité PERT peut être divisée en sous‑activités PERT. Par exemple, l’activité "dessiner les plans" peut être décomposée en "dessiner les plans 1, 2 et 3" si plusieurs sessions sont nécessaires.
Temps
Les temps PERT sont essentiels au fonctionnement de cette méthode. Ils sont conçus pour optimiser les performances et limiter les mauvaises surprises.
- Le temps optimiste désigne la durée minimale nécessaire à la réalisation d’une tâche : cela suppose que tout se déroule de manière fluide, encore mieux que prévu.
- Le temps pessimiste est l’opposé. Il définit la durée maximale nécessaire à la réalisation de la tâche : il tient compte de tous les aléas éventuels, mais pas des catastrophes majeures.
- Le temps le plus probable se trouve entre les deux prévisions précédentes : il suppose que tout se déroule normalement.
- Le temps prévu correspond à la date de livraison estimée, qui tient compte des retards éventuels, et qui doit être basée sur la durée moyenne modélisée de la réalisation d’une tâche de routine.
Direction
D’autres termes permettent de définir l’importance, la progression et la durée attendues de chaque événement ou activité.
- Le chemin critique donne un aperçu de l’ensemble du projet, du début à la fin, et permet de définir sa durée totale en jours, mois ou années. C’est le temps dont votre équipe aura besoin pour tout achever. La méthode du chemin critique est en fait une approche distincte développée à la même époque que la technique PERT, mais ces deux approches sont majoritairement utilisées ensemble.
- Une activité critique désigne une tâche qui ne peut pas dépasser le temps ou les ressources alloués. Comme son nom l’indique, cette activité est critique pour la réalisation du projet.
- Les marges désignent le temps et les ressources disponibles pendant le projet. La marge libre fait référence aux ressources disponibles en cas de retard, et la marge négative concerne les tâches présentant un déficit de ressources.
- Le temps d’avance correspond au temps durant lequel un événement prédécesseur doit être réalisé avant le début d’un autre.
- Le décalage est le délai le plus court après lequel un événement peut en suivre un autre.
- Avec le “fast track”, votre équipe décide d’exécuter les tâches critiques en tandem afin de raccourcir le chemin critique global.
- La compression du chemin critique implique l’injection de ressources supplémentaires dans l’une des activités du chemin critique, réduisant ainsi la durée nécessaire à sa réalisation, raccourcissant ainsi le chemin critique.
Étapes de la planification de projet PERT
Maintenant que vous connaissez la terminologie, voici comment la mettre en pratique.
- Identifiez vos tâches : définissez toutes les tâches nécessaires à la réalisation de votre projet. Cela peut prendre du temps, mais si vous vous lancez dans un projet complexe, il est essentiel d’avoir une visibilité dessus dès le départ.
- Définissez un ordonnancement adapté : déterminez la séquence qui vous permettra d’obtenir les meilleurs résultats pour chaque tâche. N’oubliez pas que vous pouvez exécuter plusieurs tâches en parallèle. Définissez les dépendances des tâches dans un ordre logique.
- Estimez les délais : déterminez le temps nécessaire à chaque tâche, en identifiant les temps optimiste, pessimiste et le plus probable.
- Créez un diagramme PERT qui sera la représentation visuelle de votre projet.
- Autorisez une marge : assurez‑vous de connaître la quantité de ressources nécessaire à chaque tâche.
- Estimez le chemin critique : en fonction du cadre établi jusqu’à présent, fixez une date d’achèvement finale.
Planifier des tâches avec PERT
Un tableau PERT vous aide à définir vos délais et la séquence de vos activités. Il n’est pas seulement utile durant l’étape de planification, il constitue aussi un calendrier précieux auquel vous pouvez vous référer pour l’ensemble du projet. Voici un exemple de tableau PERT :
Activité |
Description |
Prédécesseurs |
Optimiste |
Normal |
Pessimiste |
Attendu |
|---|---|---|---|---|---|---|
0 |
Date de début |
|
0 |
0 |
0 |
0 |
A |
Sélection de l’équipe |
0 |
10 |
15 |
20 |
15 |
B |
Sélection de l’équipement |
0 |
5 |
10 |
15 |
10 |
C |
Création du plan |
A |
10 |
12 |
18 |
12 |
D |
Ajout de l’équipe |
A |
7 |
10 |
15 |
10 |
E |
Installation des nouveaux équipements |
B, C |
48 |
72 |
96 |
72 |
Construire un diagramme de PERT
Une fois votre tableau créé, vous pouvez créer le diagramme PERT correspondant qui vous donne une indication visuelle claire de la séquence du projet. Vous pouvez également utiliser un diagramme de Gantt numérique. Votre diagramme doit se composer de nœuds, chacun décrivant une activité ainsi que son temps d’exécution optimiste, pessimiste et attendu.
Voici un exemple de diagramme de PERT complet.
Technique PERT : les pour et les contre
Comme vous pouvez le constater, la technique PERT, même dans les phases de planification, n’est pas une mince affaire. Votre équipe et vous devez déterminer si cette technique de gestion est la mieux adaptée à votre projet. En général, l’approche PERT n’est pas très applicable aux petits projets. En fait, si vous essayez de l’appliquer à des projets assez simples, elle pourrait même s’avérer contreproductive. Vous devez donc examiner les avantages et les inconvénients de cette méthode avant de l’adopter.
Avantages de la technique PERT
- Crée une représentation claire et facile à comprendre de l’ensemble du projet.
- Permet une analyse approfondie des ressources du projet et des performances attendues avant son lancement.
- Définit un échéancier clair pour une approche structurée.
- Favorise la responsabilisation, car chacun a un rôle et des délais à tenir clairement définis.
- Prend les retards éventuels en compte.
- Peut motiver les membres de l’équipe grâce à un plan de collaboration clair.
- Peut accélérer l’exécution des projets, car chacun sait ce qu’il doit faire et quand. Par exemple, aucun retard ne sera observé en raison d’une mauvaise communication des attentes.
Inconvénients de la technique PERT
- Une fois chaque activité décomposée, vous pouvez vous retrouver avec un nombre impressionnant de tâches.
- Cette méthode ne peut pas vraiment être appliquée aux petits projets et aux tâches simples.
- Les nœuds et les diagrammes permettent de montrer les attentes, mais pas la progression réelle.
- Les attentes ne correspondent pas toujours à la réalité tout au long du projet.
- Les tâches administratives sont considérablement accrues pendant la phase de définition du périmètre.
- Les estimations de temps peuvent sembler oppressantes et peu propices aux tâches créatives.
La méthode PERT est‑elle adaptée à votre équipe ?
Si votre projet implique beaucoup de personnes et de tâches, un diagramme PERT servant de plan directeur donnera à chacun un outil de gestion de projet solide qu’il pourra utiliser comme base de travail. Cela dit, si votre projet n’est pas si complexe, vous risquez simplement de perdre un temps précieux à définir un périmètre beaucoup plus détaillé que nécessaire.
Les alternatives à la méthode PERT
Si vous pensez que votre équipe peut tirer profit de certains des concepts PERT sans adopter pleinement la méthode, essayez de chercher des outils ayant la même finalité, mais n’impliquant pas autant d’administration. Dropbox propose des outils de gestion des tâches permettant de vous tenir facilement informé des activités de votre équipe. Grâce à l’intégration d’applications comme Xero, Monday et Trello, vous pouvez gérer les finances, les tâches d’équipe et résoudre les problèmes facilement, tout cela depuis Dropbox.
Les chefs de projet peuvent constater que ce dont leur équipe a réellement besoin n’est pas tant une technique de planification complexe qu’un processus de travail clairement défini et les bons outils pour y parvenir.
