La gestion de projet est complexe, mais l’une des étapes les plus importantes est également l’une des plus simples : la création d’un document de portée du projet. Ce document décrit les objectifs, les éléments livrables, les tâches et les délais d’un projet et sert de feuille de route pour toutes les personnes impliquées.
Dans cet article, nous définirons la portée d’un projet, aborderons les raisons de son importance et la manière de rédiger un document de portée de projet qui vous aidera à gérer votre projet avec succès.
Qu’est-ce que la portée d’un projet ?
La portée correspond au temps et au travail nécessaires pour mener à bien un projet spécifique. Pour déterminer la portée d’un projet, vous devez en définir le budget ou les coûts, les objectifs, les éléments livrables, les tâches et les délais.
Une fois que vous savez ce qui est inclus dans le projet, la définition de la portée doit être un effort collaboratif mutuellement convenu entre vous et votre équipe, avant le début de tout travail sur le projet.
Pour formaliser cela, créez une déclaration de portée du projet qui peut être signée et conservée pour pouvoir s’y référer facilement. Il s’agit d’un document qui accompagne votre cahier des charges pour faciliter le processus de gestion du projet et définir des attentes raisonnables pour les intervenants.
Pourquoi la portée d’un projet est-elle importante ?
La portée du projet est importante pour plusieurs raisons. Elle vous aide à effectuer les actions suivantes :
- fixer des objectifs de projet plus raisonnables et réalisables
- gagner en efficacité
- fixer des budgets raisonnables ou de meilleures estimations de coûts pour votre équipe
- expliquer ce qui est impliqué dans le projet aux intervenants clés afin qu’il leur soit plus facile de comprendre et de s’y référer
- vous assurer que tous les membres de l’équipe sont alignés et concentrés sur les objectifs convenus ou les éléments livrables du projet
- empêcher le projet de dépasser la portée convenue
- fournir une feuille de route que le chef ou le propriétaire du projet peut utiliser pour planifier et déléguer les tâches au sein de l’équipe.
Comment rédiger un document de portée de projet ?
La rédaction d’un document de portée de projet est simple. Toutefois, certaines étapes clés doivent être suivies afin de garantir l’exhaustivité et l’efficacité de votre document.
1. Définissez les objectifs du projet
Tout projet réussi suit un objectif premier qui détermine le « pourquoi ? » et le « quoi ? » du travail que vous réalisez. Il contribue également à maintenir tous les intervenants concentrés et alignés sur un objectif commun.
En définissant ce que vous souhaitez accomplir tout au long du cycle de vie du projet, vous apportez un contexte important, à la fois pour vous, votre équipe et vos intervenants. Il devrait s’agir de la première étape de toute planification de projet, car elle permet de clarifier les étapes ultérieures qui permettront de finaliser la portée du projet.
Sans objectif clair, le projet peut facilement dévier de sa trajectoire ou perdre de vue son objectif.
2. Demandez l’avis de votre équipe
Votre équipe constitue votre atout le plus important et votre source de connaissances la plus efficace. Les membres qui la composent possèdent l’expérience dont vous avez besoin : ils peuvent vous donner une idée du temps nécessaire pour réaliser des tâches spécifiques et de la manière dont les différents éléments livrables s’articulent entre eux. Appuyez-vous sur votre équipe pour :
- définir des délais et des objectifs réalistes ;
- déterminer les attentes du projet, notamment grâce aux avis de votre équipe ;
- procéder à des exclusions, par exemple si un intervenant émet une demande qui ne serait normalement pas incluse dans la portée de ce type de projet.
Avec la contribution de votre équipe, l’identification des événements clés du projet et la création d’une feuille de route ou d’un planning raisonnable deviennent beaucoup plus faciles.
Des outils comme Dropbox Paper simplifient la collaboration des membres de l’équipe du projet sur les documents de portée. Ils ont la possibilité de poser leurs questions directement dans les documents Paper en ajoutant des commentaires, ce qui permet d’améliorer la compréhension du projet et la communication dans le groupe.
Quand les membres de votre équipe travaillent ensemble dans Dropbox, tous les documents liés au projet sont conservés dans un emplacement centralisé et sécurisé.
3. Définissez les événements clés et la feuille de route du projet
Les événements clés permettent de structurer clairement votre projet et constituent l’un des éléments les plus importants de votre portée de travail. Ils servent de points de contrôle pour aider les intervenants à suivre les progrès et à garantir que le projet respecte les délais.
Les intervenants peuvent se référer au document de portée du projet pour savoir quand les éléments clés du projet seront livrés, quand les réunions auront lieu, et pour prendre connaissance d’autres étapes importantes du projet. Vous pouvez ensuite cartographier tout cela dans un planning ou une feuille de route avec des dates de début et de fin claires pour l’ensemble du projet, ainsi que les délais de tâches ou d’éléments livrables spécifiques.
Un aperçu des événements clés ou des délais peut également contribuer à empêcher une dérive des objectifs, lorsque les exigences ou les éléments livrables du projet commencent à augmenter au fil du temps et à dépasser la portée initiale du projet. En établissant une procédure et un workflow clairs pour la livraison et la validation du projet, les intervenants peuvent mieux identifier les risques ou problèmes potentiels dès le début et réajuster la feuille de route avant qu’ils ne surviennent.
Pour accélérer le processus de définition de la portée d’un projet, Dropbox Paper propose une gamme de modèles gratuits prêts à l’emploi adaptés à différents types de projets. Ces modèles vont des plans de lancement et des stratégies produit aux calendriers de publication et aux plans de production vidéo.
4. Organisez les informations pertinentes
Une fois que vous avez réuni tous les détails et les contributions de ceux qui travailleront sur le projet, il est temps de les mettre en commun dans le document de portée de votre projet.
Voici les détails clés à inclure :
- le nom du projet et sa description
- l’échéance
- le chef ou le propriétaire du projet
- les autres membres de l’équipe travaillant sur le projet, leurs rôles et leurs responsabilités
- l’objectif du projet
- le ou les éléments livrables
- les tâches incluses dans la portée
- toutes les autres tâches non incluses
- les contraintes et considérations
- les ressources existantes
Bonnes pratiques en matière d’utilisation d’un document de portée de projet
En plus de créer un énoncé de portée du projet, il existe quelques bonnes pratiques que vous pouvez suivre pour garantir l’efficacité du processus de définition de la portée de votre projet. Ces bonnes pratiques sont les suivantes :
- Soyez aussi précis que possible dans les détails de la portée du projet, y compris les actions mesurables pour rendre compte de la réussite du projet.
- Définissez d’abord les éléments clés tels que les objectifs et les éléments livrables, puis travaillez à partir de ces éléments pour affiner le planning du projet et la gestion des ressources.
- Tirez des leçons de projets précédents pour rendre la portée de votre projet aussi pertinente que possible.
- Facilitez autant que possible l’obtention de l’adhésion des intervenants concernés en identifiant clairement les contraintes, les limites ou les exclusions du projet et les résultats.
Une définition claire et efficace du projet, à chaque fois
Dropbox est l’outil centralisé idéal pour stocker, recueillir des commentaires et gérer les fichiers de vos projets. Établissez une relation de confiance avec vos intervenants en partageant rapidement des mises à jour du projet et des informations sur son avancement, et en les impliquant tout au long du cycle de vie du projet.
En conservant tous les documents au même endroit, vous et votre équipe pouvez rationaliser le processus de gestion de projet et consacrer plus de temps au développement et à l’exécution d’une stratégie de projet solide, et moins de temps à la recherche de documents .
