Comment être plus productif en équipe ?

Toute équipe digne de ce nom sait comment travailler plus intelligemment sans pour autant redoubler d'efforts. Le tout est de pouvoir garder le rythme.

Personne utilisant une liste de tâches dans Dropbox Paper pour améliorer sa productivité

Quels sont les freins à la productivité d'une équipe ?

La motivation et le moral d'une équipe évoluent, cela fait partie des spécificités de l'être humain. Malheureusement, vos processus métiers ne peuvent pas se permettre les mêmes fluctuations ; vous devez maintenir un certain niveau de productivité. Dropbox aide les équipes à rester motivées et productives grâce à une vision commune.

Vous pourriez être surpris de la productivité de votre équipe. Vous pensez peut-être que le moral de votre équipe est chose acquise, dès lors que ses membres restent assis à leur bureau cinq jours par semaine, mais ce n'est pas nécessairement vrai. Par exemple, nous avons constaté que la productivité était plus élevée parmi les employés qui travaillaient de chez eux. Pourquoi ?

1. Être assis à son bureau ne signifie pas forcément travailler

Ce n'est pas parce que votre ordinateur portable est ouvert devant vous que vous êtes mentalement investi dans votre travail. L'un des aspects positifs de la transformation numérique de l'environnement de travail (et des bouleversements de l'année 2020), c'est que nous savons maintenant qu'il est possible de travailler n'importe où. Soustraire votre équipe aux limitations physiques est l'une des spécialités de Dropbox. C'est aussi l'un des moyens les plus efficaces pour stimuler la productivité au travail. Il n'est pas seulement essentiel pour l'efficacité de l'équipe de s'éloigner de ce mode de pensée obsolète. Si comme notre client Castor & Pollux, vous encouragez les clients à intégrer vos workflows, il est essentiel de conserver un esprit ouvert, collaboratif et libéré du serveur du bureau.

2. Perdre de vue l'essentiel

Les membres d'une équipe jouent un rôle déterminant, et pourtant ils peuvent facilement avoir l'impression d'être un simple rouage dans la machine. Les groupes peuvent rapidement perdre de vue la collaboration autour des contenus qui la définit comme équipe et finir par considérer leur travail comme un enchaînement sans fin de tâches isolées et non comme une aventure commune. C'est là que Dropbox Paper entre en jeu, en aidant les membres de l'équipe à rester sur la même longueur d'onde. Nos intégrations avec Trello et Monday.com sont des outils de collaboration fantastiques pour faire des points réguliers. Tous les collaborateurs sont ainsi informés de chaque délai et ont conscience qu'ils ne sont pas qu'un simple rouage dans une immense machine, mais un membre à part entière de l'équipe.

3. Absence de responsabilité

Les équipes sont plus efficaces si elles disposent d'une structure et d'objectifs définis, comme un système de gestion du temps et des délais. Si aucune responsabilité ne vous est confiée au cours d'un projet, vous pouvez rapidement perdre vos illusions. Dans le monde du travail moderne, les hiérarchies sont horizontales, ce qui permet à chacun d'être valorisé et de remplir des missions. Ce sens de la responsabilisation est essentiel pour que chacun travaille de manière optimale.

Comment renforcer l'efficacité d'une équipe

Maintenant que vous savez ce qui peut entraver la productivité de votre équipe, comment allez-vous l'aider à travailler de façon optimale ?

Le rôle clé de la communication

La responsabilité et la communication vont de pair. Quel que soit l'endroit où les membres de votre équipe travaillent, quel que soit le projet sur lequel ils travaillent, ils doivent tous être en contact. Utilisez les intégrations Dropbox comme Slack qui offre les avantages de la communication asynchrone (finis les collègues qui viennent vous voir à votre bureau et veulent une réponse immédiate immédiatement). La communication permet d'impliquer les employés et de souder les équipes, en créant des liens au-delà de votre département.

Tout comme vous pouvez faire voler en éclats les limites d'un lieu physique ou d'une hiérarchie dépassée, vous devez ouvrir vos canaux de communication au maximum. Une communication rigide mène à une fragmentation organisationnelle, où la communication est remplacée par le contrôle et où la productivité cède la place à la possessivité.

Combler le fossé

Dropbox ne peut pas vous promettre un projet parfait, mais il peut sans aucun doute simplifier la gestion des tâches. Même si vous ne vous en rendez pas compte, cliquer dans une dizaine d'applications, télécharger des données, modifier des documents et renvoyer des e‑mails vous prend un temps considérable. L'utilisation d'un espace de travail numérique centralisé permet de limiter le temps que vous consacrez à passer d'une application à une autre et les distractions liées aux réseaux sociaux. Vous avez ainsi toute latitude pour vous concentrer et donner le meilleur de vous-même.

Prenons l'équipe de Patreon. Leur plateforme contribue à façonner la manière dont les créatifs donnent vie à leur imagination et touchent leur public. En fait, plus Patreon est productif et plus ses propres clients créatifs peuvent l'être. Comme l'explique leur responsable marketing, “[nous avançons] à la vitesse de l'éclair afin de faire passer les créatifs en premier... nous devons collaborer et communiquer très rapidement en équipe”.

Trouver le parfait équilibre entre vie privée et vie professionnelle

Certaines des entreprises les plus puissantes du monde ont des habitudes de travail qu'une entreprise traditionnelle pourrait trouver contre-productives. Des cabines de sieste aux horaires de travail flexibles, en passant par les vacances illimitées et le travail à distance, si vous souhaitez tirer le meilleur parti de votre équipe, pensez au développement personnel de votre équipe et à ce dont elle a besoin pour être optimale. Soyons honnêtes : personne n'aime les trajets domicile-travail quotidiens et personne n'a réellement envie de passer 40 heures par semaine à un bureau. Et si vous supprimiez complètement les trajets et laissiez les membres de votre équipe profiter des 20 heures hebdomadaires ainsi récupérées ? Cette approche change la façon dont les employés pensent et s'impliquent dans leur travail, ce qui a un impact positif sur l'efficacité et la productivité de l'équipe.

Dropbox est disponible partout où vous allez. Que vous soyez dans le train, à la maison, au bureau ou que vous perdiez votre connexion Internet, vous pouvez travailler quand vous voulez. S'il est l'heure de faire une pause, vous pouvez vous déconnecter en sachant que tout est stocké de façon sécurisée.