Qu'est-ce qu'un silo ?
À mesure qu'une entreprise grandit, l'organisation en silos se développe elle aussi, invariablement. Si tout se passait comme prévu, chaque membre de votre équipe serait au courant des projets importants. Dans un monde idéal, il n'y aurait jamais de problèmes de communication entre les départements. Cependant, même les entreprises les plus innovantes ne sont pas à l'abri des silos, mais il n'est pas pour autant impossible d'empêcher leur formation ou de les éliminer.
Une organisation en silos pose problème dans les petites comme dans les grandes entreprises. Mais qu'est-ce qu'un silo ? Un silo est un système qui sépare différents types d'employés, généralement en fonction du département dans lequel ils travaillent. Ces silos créent des obstacles qui entravent la communication et la collaboration en équipe, ce qui nuit à leur efficacité et freine la circulation de l'information.
Il convient de souligner que les équipes ne sont pas forcément synonymes de silos. Il n'y a pas de problème inhérent à ce qu'une organisation dispose d'un éventail de petites équipes spécialisées. En fait, celles-ci sont un excellent moyen de renforcer la concentration et la responsabilité de chacun au sein de votre entreprise. Une organisation en silos fait plutôt référence aux habitudes de travail pas nécessairement positives des équipes. Quand on dit que les équipes “travaillent en silos”, cela signifie qu'elles sont déconnectées de l'organisation dans son ensemble. Il en résulte des blocages, des problèmes de communication et une myriade d'autres problèmes.
Quels sont les inconvénients du travail en silos ?
Le travail en silos peut avoir de graves répercussions sur votre entreprise : il provoque des conflits internes et peut entraîner un manque de confiance au sein de l'entreprise. Certains départements peuvent devenir inefficaces et redondants. Concrètement, les équipes cessent de se parler, les retours ne sont plus transmis et les projets échouent à cause d'une mauvaise communication. Très rapidement, votre structure organisationnelle commence à tuer l'innovation, vos fondations s'effritent et la situation peut sembler insurmontable.
Les données sont la clé pour améliorer l'expérience client, qui peut au contraire souffrir du cloisonnement de l'information. Si les équipes ne sont pas encouragées à pratiquer le partage d'informations au quotidien, elles risquent de ne pas pouvoir exploiter efficacement ces données. Par conséquent, briser les silos pourrait jouer un rôle majeur dans la réussite, ou l'échec, de votre entreprise.
Comment briser une organisation en silos
Une fois l'organisation en silos identifiée dans votre entreprise, il faut agir. La mise en œuvre de solutions évolutives à long terme, et ce le plus tôt possible, peut empêcher votre entreprise d'être bloquée par une culture du travail en silos fermés et fragmentés. Comment procéder ? Voici nos stratégies pour briser les silos indésirables au sein de votre organisation :
Communiquer la vision de l'entreprise
Dans de nombreux cas, une organisation en silos commence à se former lorsque les employés deviennent fidèles non pas à l'entreprise, mais à leur équipe ou à leur responsable. Pour lutter contre ce phénomène, vous devez aider les équipes à comprendre leur rôle dans l'ensemble de l'entreprise, et plus particulièrement comment leur travail s'inscrit dans cette vision commune. Ainsi, les équipes de chaque département sauront qu'elles vont toutes dans la même direction et ne se mettront plus en concurrence les unes avec les autres.
La transparence et la communication sont essentielles, car elles favorisent un sentiment de responsabilité commune dans toute l'entreprise. Une fois que vos équipes commerciales auront compris ce que le département marketing fait exactement, elles seront beaucoup moins enclines à faire de la rétention de ressources et d'informations. Veillez à communiquer la mission de l'entreprise par différents moyens afin que les employés l'aient toujours en tête.
S'attaquer à l'organisation en silos depuis le haut de la hiérarchie
La cause profonde des silos se trouve presque toujours dans le comportement du leadership. Si l'équipe de direction ne se concentre pas sur les objectifs globaux de l'entreprise, il est peu probable que vous puissiez gérer efficacement les silos d'informations. Mais quand les dirigeants adhèrent à la vision commune de l'entreprise, et s'engagent à adopter un comportement collaboratif, vos équipes suivent le mouvement.
Que pouvez-vous faire pour unifier l'équipe de direction ? En tant que leader, vous devez favoriser un environnement qui permet et encourage le débat. Donnez à chacun la possibilité de partager son point de vue, en veillant à ce que toute l'équipe de direction ait le sentiment que son opinion a été entendue et prise en compte. Et une fois la décision prise, les dirigeants doivent commencer à travailler ensemble pour atteindre l'objectif commun de votre entreprise.
Établir une coopération entre les départements
Il est important que les membres des différentes équipes aient le sentiment d'appartenir non seulement à leur équipe, mais aussi à l'entreprise dans son ensemble. En encourageant la coopération entre les départements, les membres de l'équipe peuvent nouer des relations en dehors de leur propre département, et ainsi améliorer la coordination et la collaboration dans toute l'entreprise. De plus, c'est un excellent moyen de contrecarrer certaines inefficacités opérationnelles qui découlent d'une organisation en silos, comme les tâches effectuées en double ou l'allongement de la durée des projets.
Des équipes transverses, composées d'individus de différents domaines fonctionnels, peuvent constituer une excellente solution. Elles peuvent par exemple rassembler un membre du service financier, un designer, un ingénieur, un spécialiste du marketing, etc. Non seulement cette structure organisationnelle favorise les interactions positives et la collaboration en équipe entre les employés, mais elle contribue aussi à réduire les transferts de responsabilité et les ruptures de contexte. Une seule équipe peut ainsi gérer la plus grande partie du cycle de vie d'un client.
Offrir des formations transverses
Même s'il est important de se spécialiser, il est également judicieux de partager les informations et l'expertise par le biais de formations transverses. En organisant régulièrement des sessions de ce type, vous pouvez sensibiliser les employés aux ressources et aux informations qui peuvent être utiles à d'autres départements. Vous encouragez également le développement professionnel, car les équipes comprennent mieux quels aspects de l'entreprise correspondent le plus à leurs intérêts et à leurs compétences.
Vous pouvez briser les silos entre les départements de bien d'autres manières. Inspirez-vous des "hackathons" popularisés par les géants de la Silicon Valley. Les participants y sont encouragés à former des groupes composés de membres d'équipe de différents départements, ce qui permet de brouiller les lignes entre les services et de sortir de cet esprit de cloisonnement qui affecte tant de start-ups technologiques.
Travailler plus intelligemment avec Dropbox
Enfin, vous pouvez utiliser un large éventail d'outils de collaboration pour encourager vos équipes à surmonter les silos et à travailler plus intelligemment. L'espace de travail intelligent Dropbox est central et organisé. Tous les contenus et outils dont vous avez besoin y sont facilement accessibles. Il rassemble toutes les personnes associées à un projet ou à un fichier, centralisant ainsi la collaboration au lieu de fragmenter la communication entre plusieurs canaux. Vous pouvez également utiliser Dropbox Capture pour créer et partager facilement un enregistrement d'écran afin de communiquer fidèlement votre message et votre ton. Une vidéo est bien plus personnelle qu'un fichier PDF.
Briser les silos au sein d'une organisation n'est jamais facile, mais ce n'est pas une tâche que vous pouvez vous permettre d'ignorer. En encourageant les équipes à adhérer à une vision commune les poussant à collaborer de façon agile, vous pouvez détruire l'organisation en silos de votre entreprise et la mettre sur le chemin de la réussite.
