La mission centrale des ressources humaines (RH) est de prendre soin des personnes, avec toutes les tâches administratives que cela suppose. Sur un ordinateur ou en dehors, vous avez besoin d’une stratégie de gestion des documents.
L’organisation des documents n’est pas une activité palpitante, mais vous pouvez automatiser une grande partie du processus. Tout en assurant votre conformité vis-à-vis de la législation, une stratégie solide vous fera gagner du temps sur ces tâches fastidieuses.
Élaborons une stratégie ensemble !
Qu’est-ce que la gestion de documents RH ?
La gestion de documents RH consiste à garder une trace de tous les documents de l’entreprise, que ce soit au format papier ou électronique. La création, le classement, le tri, la sauvegarde, la recherche (et la suppression) des documents RH en fait partie.
Chacune de ces tâches de gestion documentaire doit être effectuée de manière à garantir la sécurité et la conformité des informations de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une petite entreprise ou d’une multinationale d’envergure.
Pourquoi la gestion des documents RH est-elle importante ?
Une gestion efficace des documents vous offre la possibilité de rechercher, stocker et gérer les fichiers des employés de manière fluide. Il est votre meilleur allié pour stocker vos documents de façon sécurisée et révolutionne vos processus RH.
Votre équipe dispose de documents précis, sûrs et facilement accessibles, et accède aux informations relatives à ses tâches quotidiennes. De nos jours, les systèmes en cloud constituent la première solution pour y parvenir.
Savoir que ses informations personnelles sensibles sont conservées en toute sécurité est rassurant : assurez-vous en, en mettant en place un système de gestion des documents RH efficace. Ces mesures contribuent également au bien-être de vos employés.
Pourquoi utiliser un système de gestion des documents RH ?
Un bon système de gestion peut automatiser de nombreuses tâches et vous économise du temps. Il joue le rôle d’un assistant de bureau automatisé qui vous aide à :
- Gagner en productivité : Un système de gestion des documents vous aide à rechercher les fichiers dont vous avez besoin, sans vous faire perdre de temps dans une multitude de dossiers, applications ou onglets.
- Centraliser et simplifier : Les outils numériques de gestion de documents RH centralisent le stockage de vos documents et facilite la tâche des utilisateurs, tant pour vous que pour vos équipes.
- Suivre et signaler : Vous pouvez suivre et signaler les informations sensibles et améliorer votre conformité, afin de respecter les normes réglementaires en toute simplicité.
- Sécuriser durablement : Nos fonctionnalités de sécurité haut de gamme garantissent la sécurisation de vos données et créent une sauvegarde pour votre appareil en cas de problème.
- Partager des fichiers et des dossiers : Protégez vos documents en toute simplicité à l’aide d’un mot de passe, ou gérez leur accès grâce aux contrôles de partage interne et externes des fichiers et dossiers.
- Surveillance du dark web : lorsque vous utilisez Dropbox comme système de gestion des documents, nous surveillons activement le dark web à la recherche de signes de violation de mot de passe.
Boostez votre efficacité, assurez votre conformité et protégez vos données sensibles en toute simplicité : autant de raisons d’utiliser Dropbox comme solution ultime de gestion de vos documents RH !
Comment configurer un système de gestion des documents RH
1. Identifier les bons documents
Vos collègues d’autres départements de l’entreprise n’ont pas besoin de voir les fichiers RH. Et votre rôle au sein de l’équipe RH ne justifie pas que vous ayez accès tous les documents de votre organisation.
Cartographiez les différents types de documents RH utilisés au sein de votre organisation, tels que :
- Les documents du personnel, y compris les guides de bienvenue et les manuels des employés
- Les contrats des employés
- Les politiques de l’entreprise
- Les dossiers médicaux et d’invalidité
- Les demandes de congés
- Les registres de paie
- Documents de formation
- Les documents d’embauche, comme les publications d’offres d’emploi, les CV de candidats et les notes d’entretien
- Les dossiers et documents relatifs aux nouvelles recrues
- Les évaluations de performances
- Les informations salariales
- Les informations sur les avantages
Selon votre secteur d’activité, votre entreprise peut gérer bien d’autres types de documents RH au format électronique, comme des protocoles de sécurité ou des documents de formation sur les produits. Nous vous présentons simplement les grandes lignes d’une stratégie de sécurité pour vos documents.
2. Définir vos besoins en matière d’accès
Au sein de l’entreprise, tout le monde ne devrait pas avoir un accès irraisonné à tous vos documents RH. Lorsque vous gérez vos documents, posez-vous les questions suivantes :
- Qui y a accès ? Tout le monde ? Les responsables ? L’équipe RH uniquement ?
- Le fichier est-il utilisé souvent ou seulement de temps en temps ? Quand en a-t-on le plus besoin ?
- Comment y accède-t-on ? Au bureau, en déplacement ou sur mobile ?
- Est-il simplement consulté, ou bien modifié ?
Demandez qui a besoin de quoi, et comment conserver vos documents en toute sécurité. Cette étape est importante pour garantir que les personnes disposent uniquement de l’accès dont elles ont besoin.
3. Définissez vos exigences de sécurité
Cette étape est similaire à l’étape 1, à une différence près : elle accorde une place centrale à la conformité. Posez-vous les questions suivantes :
- Ce fichier comporte-t-il des informations protégées, comme des dossiers médicaux ?
- Doit-il être conservé pendant une durée déterminée ?
Une fois ces questions résolues, effectuez une ou plusieurs de ces étapes pour définir une stratégie de protection :
- Protégez les fichiers avec un mot de passe
- Définissez des règles stricts pour le partage de fichiers
- Suivez les rapports d’activité qui retracent la vie de vos fichiers
- Mettez en place la validation des données et une piste d’audit transparente
En définissant clairement vos besoins en matière de sécurité, vous garantissez la sécurité et la conformité de vos documents, ce qui vous permet de gérer vos fichiers en toute sérénité.
4. Communiquez votre stratégie à vos collègues
Vous avez presque terminé, alors récapitulons : les systèmes de gestion de documents RH ne remplissent leur rôle que les équipes RH jouent le jeu et les maintiennent à jour. Assurez-vous que chacun connaît son rôle et ses responsabilités.
Il est tout aussi important de conserver vos documents au même endroit pour en faciliter l’utilisation : non seulement pour favoriser la collaboration au sein de vos équipes, mais aussi pour optimiser vos workflows.
Pour les documents importants, essayez d’ajouter du contexte à l’aide de vidéos ou d’enregistrements d’écran.
Les bonnes pratiques en matière de gestion des documents RH
Commencez par intégrer cette stratégie très efficace à votre workflow RH.
Ensuite, votre priorité devrait être de présenter au plus vite cette stratégie à vos employés et de les former à l’appliquer dès leur arrivée dans l’entreprise.
De plus, il est capital de mettre en place des sauvegardes automatiques de vos fichiers les plus importants.
Et pourquoi ne pas passer en revue vos fichiers RH une fois par an pour vous assurer du bon déroulement de votre stratégie ? Il est toujours bon de garder le cap ou bien de procéder à de petits ajustements au besoin.
Gestion de documents RH simplifiée et sécurisée
Vous travaillez dans les ressources humaines ? Dropbox peut vous aider. Notre solution facilite la gestion, le stockage et le partage des documents et donne à votre équipe les outils nécessaires pour accélérer ses tâches quotidiennes.
Les équipes RH peut même consulter des analyses et informations sur les documents partagés : vous saurez ainsi qui utilise les fichiers importants que vous partagez, même si ce n’est qu’une vérification furtive. Pratique !
Gérez et sécurisez vos documents RH en toute simplicité.