Dentsu

El desafío

Firmado, sellado y entregado, pero con un costo

En el dinámico mundo de la publicidad, el tiempo libre es un un lujo escaso. Deben cumplirse los plazos límite —incluso cuando los anuncios y las estrategias traspasar varias franjas horarias para su aprobación—. Para Dentsu, esto se traducía en una mayor presión debido a envíos y entregas a toda prisa a través del correo privado.

Muchos de los archivos que Dentsu crea y comparte —para proyectos, como carteleras y anuncios televisivos— son extremadamente grandes. Pero, debido a que el servidor de correo electrónico corporativo de Dentsu restringe el tamaño de archivo, los empleados tenían que usar un DVD para entregar el material a clientes y compañeros de trabajo de otros países.

Este método requería que Dentsu dedicara tiempo a preparar sobres y paquetes a la vez que afectaba los cronogramas de desarrollo. Esto obligaba a los empleados a completar los proyectos de publicidad con prisa. Además, todos los meses la empresa incurría en enormes costos por envío de material. A medida que se hizo evidente que el envío mediante DVD era demasiado costoso, Dentsu comenzó a explorar otras opciones. Dropbox Business le ofreció a Dentsu una solución rápida, confiable y accesible que, además, funcionaba en regiones donde era difícil compartir archivos.| El supervisor de cuentas de Dentsu, Ai Ando, comenta: “Los mercados internacionales son muy importantes para nosotros y, con frecuencia, debemos enviar datos al extranjero. Sabíamos que Dropbox Business era una herramienta segura y confiable para usarla en otros países”.

La solución

Un nuevo enfoque a los negocios globales

Dropbox Business transformó el uso compartido de archivos y los flujos de trabajo, por lo que las divisiones de Dentsu, como el equipo de cuentas globales, ahora pueden intercambiar información con clientes y proveedores más rápido que nunca, independientemente del tamaño de los archivos. “Con frecuencia, llevamos a cabo sesiones de fotos y tenemos que enviar a los clientes 20 o 30 archivos de alta resolución, cada uno de 200 a 300 MB”, agrega Ando.

“Dropbox Business facilita la administración diaria de un gran volumen de datos. Solamente les enviamos los vínculos a los clientes, y ellos obtienen lo que necesitan de inmediato".

Los empleados de Dentsu aprecian que, con Dropbox, los clientes no tengan que descargar datos para ver conceptos, recursos y videos. Gracias al acceso que ofrece Dropbox Business a través de su sitio web, es posible ver todo en línea, desde anuncios impresos hasta comerciales. En palabras de Ando: “Es excelente que los clientes puedan ver los anuncios y comerciales en Dropbox Business sin descargar los archivos. Pueden acceder con rapidez al contenido y aprobarlo, aunque estén en un viaje de negocio”. Además de la conveniencia, los empleados de Dentsu —en particular, el equipo de informática— aprecian que los datos estén seguros con Dropbox Business. “La seguridad es una prioridad para el equipo de informática, debido a que procesamos datos muy confidenciales. Dropbox Busines cumple con nuestros requisitos”, agrega Ando.

Los resultados

Reduce los costos y aumenta la productividad

Después de implementar Dropbox Business, Dentsu ha observado grandes beneficios —tanto en tiempo como en costos—. Las costosas facturas por envíos internacionales ya son un tema del pasado. Según Ando: “Hace un par de años, la factura del correo privado de los envíos de un período de cuatro meses llegaba a los cientos de miles de yenes. Con Dropbox Business, esos costos se redujeron de manera significativa”. A medida que se redujo el gasto, aumentó la productividad. Ya no es necesario comprimir los plazos para incluir el envío de un DVD.

Ahora, los empleados dedican más tiempo a trabajar en los aspectos creativos de los anuncios y logran un mayor nivel de productividad fuera de la oficina, en sesiones de fotos o visitas a los clientes. Como indica Ando: ”Mientras viajas de casa al trabajo, y viceversa, puedes consultar con rapidez los archivos de tu cuenta de Dropbox Business. Con frecuencia, reviso los proyectos con la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles y les envío vínculos a mis compañeros de trabajo antes de llegar a la oficina”. Este acceso remoto y permanente a los archivos de los proyectos es clave en un sector tan dinámico. Con Dropbox Business, Dentsu se mantiene a la vanguardia de la publicidad, y contribuye al éxito y a la satisfacción de sus clientes en todo el mundo.