InVision

Estudio de caso

La empresa de software de diseño usa Dropbox Business para colaborar de forma más segura y eficiente, lo que le permite al equipo expandirse a nivel mundial.

InVision

Resultados clave

  • Colaboración optimizada entre todos los equipos y las zonas horarias
  • Completa transparencia e incorporación más simple de cuentas de empleados
  • Mayor seguridad de los datos y los dispositivos

El desafío

Cumplir con las demandas empresariales en constante evolución

La aplicación InVision es una herramienta de generación de prototipos que usan las marcas más importantes del mundo, como Sony y Nike, para acelerar el proceso de transición de ideas desde un vago concepto hasta un producto exitoso. A pesar de que el software mismo es una potente herramienta de diseño, gran parte de su atractivo reside en la capacidad de integrarse con otras aplicaciones populares, incluso Dropbox.

Los clientes de InVision pueden vincularse con los activos en sus cuentas de Dropbox e incorporar automáticamente las actualizaciones a los prototipos de InVision.

Debido a los lazos de la empresa con Dropbox, no sorprende que los empleados, en las primeras etapas de InVision, usaran sus cuentas personales de Dropbox para colaborar en proyectos. Pero la necesidad de administrar y proteger eficientemente varias cuentas adquirió mayor relevancia cuando el equipo comenzó a crecer de un puñado de empleados en Nueva York a una fuerza de trabajo más distribuida, con creadores de productos en el Reino Unido. "Las personas administraban sus propias suscripciones de forma individual", explica Shalom Weberman, gerente de Operaciones de InVision. "Si un empleado decidía migrar a otra empresa, su cuenta y sus datos también migraban con esa persona".

Dropbox Business definitivamente simplificó todo el proceso una vez que centralizamos las cuentas. Usamos más nuestros fondos con más eficiencia. Crecimos bastante y nos quita mucha responsabilidad.

Shalom Weberman, gerente de Operaciones

La solución

Rediseñar los flujos de trabajo

Con Dropbox Business, los empleados colaboran con mayor facilidad y todos tienen una cuenta empresarial. Debido a que los equipos de diseño y de productos se comunican principalmente con Slack, la integración de la aplicación de mensajería con Dropbox Business les permite a los usuarios enviar archivos de Photoshop y Sketch desde Dropbox directamente a las conversaciones. “El equipo de productos envía de forma constante mensajes a nuestros programadores: ‘El documento de Photoshop está actualizado’. Y ellos ya saben de qué archivo se está hablando porque anteriormente hicieron referencia a él en un vínculo de Dropbox”, analiza Billy Kiely, vicepresidente de Productos.

Weberman afirma que otros empleados que trabajan principalmente en Microsoft Office confían en la insignia de Dropbox.

La característica les permite, a quienes ven los archivos, compartirlos y acceder a la versión más reciente cuando alguien hace cambios, todo ello en Microsoft Office. “Trabajaré con diferentes miembros del equipo de Finanzas y, en lugar de enviar y recibir hojas de cálculo de Excel, podremos colaborar en el mismo archivo al mismo tiempo”, explica. Dropbox Business le permitió a InVision centralizar los datos clave de la empresa y hacer un seguimiento de ellos con facilidad. En palabras de Weberman: “La gerencia puede incorporar nuevos empleados a los grupos con facilidad y preservar la seguridad de los archivos de diseño de los clientes mediante ciertas características, como la autenticación de dos factores”. “Al exigir ese código de acceso adicional, nuestros dispositivos son más seguros. Eso es muy importante para nuestra fuerza de trabajo distribuida”.

No hay nada en mi computadora que no haya almacenado en Dropbox. Sé que puedo acceder a todo el contenido en cualquier dispositivo.

Billy Kiely, vicepresidente de Productos

Los resultados

Ahorrar tiempo y recursos

“Dropbox Business ayuda a los empleados de InVision a organizarse con más eficiencia”, afirma Kiely. A los usuarios individuales les agrada el hecho de que el historial de versiones extendido y la recuperación de eliminaciones eviten la pérdida de trabajo. “Ahora que todo está en Dropbox, me siento seguro de que no voy a sobrescribir ni eliminar ningún archivo por error”, confiesa Kiely. “Siempre puedo volver y acceder a una versión anterior”, agrega.

Dropbox Business les permite a los equipos de productos y diseño de la empresa mantener el ritmo creciente de la demanda del producto de InVision. “Puedo levantarme temprano en el Reino Unido, acceder a las carpetas compartidas y buscar los expedientes que necesito sin tener que esperar hasta que se conecten mis compañeros en los Estados Unidos más tarde ese mismo día”, explica Andrew Cullen, diseñador líder de productos.

En definitiva, Dropbox Business le permitió a la fuerza de trabajo de InVision lograr el mismo objetivo que aquel que promete InVision a sus clientes de diseño: moverse más rápido. “Al colaborar de forma simultánea en el mismo documento en Dropbox, se simplificó todo el proceso, y nos permitió ahorrar mucho, mucho tiempo”, destaca Weberman.

Descubre una mejor manera de trabajar en equipo.

Introducción a Dropbox Business