Con más de 30 mercados internacionales y consultoras de belleza independientes que venden sus productos en todo el mundo, Mary Kay cuenta con una extensa red de personas desesperadas por encontrar formas de conectar, compartir y almacenar archivos, datos y otra información. En el pasado, la organización utilizaba Dropbox principalmente para transferir archivos, pero el reciente aumento del trabajo remoto hizo que el equipo se replanteara su flujo de trabajo. Hoy en día, Dropbox “es donde reside el trabajo de nuestra empresa”, dice David Wilson, director sénior de Tecnología creativa y producción para el equipo de servicios creativos de EE. UU. de la organización. “Es maravilloso tener algo que sea una herramienta creativa multifunción. Sería casi más fácil decir qué uso no tiene”.
A continuación, Wilson explica cómo Mary Kay aprovecha los productos de Dropbox para distribuir la información sobre un evento (y recopilar activos a partir del evento), organizar y buscar en las fotos y videos, y trabajar de forma asíncrona con los archivos para crear la revista digital mensual de la organización.
Paso 1: preparación y preproducción
Somos una empresa de venta directa que cuenta con cientos de miles de consultores de belleza independientes con los que debemos comunicarnos, y muchas soluciones típicas que ofrecen los proveedores no funcionan muy bien para nosotros. Hacemos muchos eventos y necesitamos, en primer lugar, anunciar el evento y, a continuación, tener una forma fácil de que los asistentes nos envíen fotos que podamos utilizar en las redes sociales y en nuestra revista, Applause.
Con Dropbox Transfer, podemos tomar un vínculo y enviarlo a todas las personas que queramos, lo cual es una gran manera de entregar una invitación a través de un PDF. También podemos enviar una solicitud de archivos, pidiendo a los asistentes que nos envíen sus fotos y videos favoritos mediante un vínculo específico. Es muy simple enviar de vuelta las fotos y se dirigirán automáticamente a una carpeta que creamos, por lo que encontrarlas y buscarlas es fácil para nuestro equipo. Desde la perspectiva de la seguridad, es mucho más seguro que un sitio FTP, ya que las consultoras de belleza independientes no tienen acceso a los archivos de los demás.
Paso 2: examinar, buscar y transferir los activos
Ahora tenemos todos nuestros archivos creativos almacenados en Dropbox, incluidas todas las fotos del evento. Nuestro equipo de redes sociales o el equipo de desarrollo de ventas explorarán las fotos, determinarán cuáles quieren usar y se asegurarán de que tengamos los derechos para usarlas. Si otro miembro del equipo necesita encontrar una foto específica, es fácil de buscar. Anteriormente, no teníamos la capacidad de buscar en nuestros servidores de archivos. Ese no es el caso de Dropbox. Ahora ya no nos preocupamos por encontrar cosas.
Transferir archivos también es mucho más fácil. Digamos que tenemos que mover miles de fotos de un evento de un lugar a otro. Antes, teníamos otra solución en la nube, pero con frecuencia al transferir grandes lotes de archivos, esas operaciones fallaban, o se dañaban muchos archivos. Incluso cuando funcionaba, era muy lento. Con Dropbox, solo tienes que iniciar la transferencia como una operación web y continuar con tus cosas. La transferencia se realiza de forma rápida, fluida y sin problemas.
Paso 3: producción creativa
El equipo creativo tiene las fotos que quiere usar y alguien escribió una copia. Un equipo de diseñadores está trabajando en la creación de páginas para la revista. Trabajan en forma remota y asíncrona, por lo que un sistema que garantice que solo una persona trabaje en un archivo a la vez es esencial para evitar problemas de versiones u otras pérdidas de trabajo. Dropbox tiene una característica llamada "bloqueo para edición". Es muy simple. Cuando se utiliza el registro de entrada y salida de archivos, basta con hacer clic con el botón secundario, activar "bloqueo para edición" y se bloquea. Lo que hace Dropbox es tan simple y elegante. Ahora digamos que necesito saber quién tiene el archivo fuera. Eso también es fácil. Haz doble clic en el archivo y te dirá que está bloqueado para su edición, te informará quién lo tiene bloqueado y te preguntará si quieres pedir que te lo desbloqueen. Qué increíble, ¿verdad? Si la persona que lo bloqueó no está disponible por alguna razón, podemos entrar como administrador y desbloquearlo también.
Paso 4: comentar y revisar
Dropbox hace que sea realmente fácil comentar un archivo o crear un video de Capture para hacer comentarios. Si hacemos una revisión rápida en video, solo usamos Capture para hablar sobre la revisión y enviarla para que cualquiera pueda verla en el futuro. O, si queremos comentar un PDF existente del pliego de fotos, podemos hacerlo con el editor de PDF. Múltiples opciones para llegar al mismo lugar.
Y aquí tienes. El PDF está diseñado y listo para enviar a miles de personas de todo el mundo. Otra victoria para Mary Kay y Dropbox.
Paso extra: no perder nunca nada
La capacidad de recuperar fácilmente un archivo eliminado o una versión anterior de un archivo es clave.
En nuestros servidores de archivos antes, sí, solíamos hacer copias de seguridad cada pocos días. Sin embargo, si se agregaba algo al servidor después de la última copia de seguridad y no había una copia de seguridad antes de que se eliminara accidentalmente, no había forma de recuperarla. E incluso entonces, uno volvía a una versión que podría haber sido varias iteraciones anteriores a la copia más reciente. Eso hacía que las personas guardaran varias versiones de archivos, lo que era un problema real porque creaba una situación donde se aprobaba una versión pero se enviaba otra por error. Ahora, sin embargo, cada vez que guardas un archivo, Dropbox lo guarda por ti. La gente no tiene que preocuparse por hacer una copia y guardar una versión por separado. Tienen la seguridad de que está ahí. Si la necesitan, pueden volver a ella haciendo clic con el botón secundario en "Ir al historial de versiones". Saben que ya está ahí, lo que les da mucha tranquilidad.
