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Cómo Cully Automation consiguió controlar los contratos mediante Dropbox

El trabajo a distancia supuso una gran carga para los procesos manuales de gestión de documentos de una empresa de ingeniería. Sin embargo, con Dropbox y Dropbox Sign, Cully Automation ha dado grandes pasos.

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El desafío

  • A pesar de que los empleados trabajan de forma remota, Cully Automation seguía sirviéndose de los correos electrónicos y de las cartas para enviar los contratos y los documentos para su firma
  • Esto costaba dinero, suponía una pérdida de tiempo valioso a los empleados y dificultaba la protección del proceso de firma

La solución

  • Con el uso de Dropbox durante 10 años, Cully Automation implementó Dropbox Sign para crear un flujo de trabajo simplificado con el fin de que los empleados pudieran crear, enviar, firmar contratos y colaborar en ellos

El impacto

  • Las facturas, los contratos y los documentos confidenciales se comparten, se firman y se almacenan de forma segura, con registros de auditoría con marca de tiempo y recordatorios automáticos que garantizan que nada se escape, y permiten a Cully Automation cerrar acuerdos un 50 % más rápido

Nuestra adopción de Dropbox y Dropbox Sign fue clave para el crecimiento y el éxito de nuestra empresa; sin ellos, no seríamos tan eficientes ni productivos.

David Cully, director general de Cully Automation Ltd.

Cully Automation es una empresa de ingeniería irlandesa que ofrece todo, desde diseño e instalación, hasta automatización de procesos a gran escala. El equipo está especializado en la planificación, la construcción, la automatización y el mantenimiento de servicios de agua críticos en Irlanda.

Cully Automation confió en Dropbox para gestionar la colaboración entre los equipos de las oficinas y de las instalaciones durante varios años. Pero, cuando llegó el COVID-19, el equipo necesitaba una solución que pudiera ampliar esta colaboración en tiempo real a la firma de contratos. La solución también debió tener en cuenta a los equipos que trabajan en el campo desde áreas de bajo ancho de banda, quienes debían realizar actualizaciones sin conexión que podrían sincronizarse más tarde, una vez restablecida esta.

Viaje a Sign

Dado que cada visitante y empleado debía rellenar una encuesta de vuelta al trabajo y declarar de manera oficial que no tenía síntomas de COVID-19 antes de entrar en las instalaciones, el antiguo método de imprimir, firmar y recoger formularios en papel se convirtió rápidamente en un proceso lento y costoso. Esto, sumado a la necesidad de firmar y actualizar periódicamente importantes documentos de salud y seguridad, evaluaciones de riesgos e informes de lesiones, significaba que la empresa tenía que lidiar con un intenso camino de papeles y con retrasos administrativos innecesarios.

Al querer habilitar a los empleados, visitantes y contratistas a firmar documentos y declaraciones de forma remota, Cully Automation recurrió a Sign y a Dropbox. Esto permitió que la empresa creara, firmara y almacenara de forma segura documentación legalmente vinculante para cada uno de los diferentes sitios y oficinas que se ingresan en tiempo real. Además, la instalación fue rápida y simple, lo que significa que el equipo comenzó a beneficiarse de la nueva tecnología en cuestión de días.

Con Dropbox y Sign trabajando juntos para crear la primera solución de firma electrónica y almacenamiento de documentos integrada del mundo, la decisión de adoptar Sign fue simple.

David Cully, director general de Cully Automation Ltd.
Antes de Sign   Después de Sign
Dependencia excesiva del correo electrónico
Los documentos se firmaban y devolvían por correo electrónico, lo que dificultaba el seguimiento de las versiones más recientes.
Mejora de la colaboración interna
Sign permite enviar, firmar y presentar automáticamente documentos comunes, como declaraciones o contratos en la carpeta correcta.
Retrasos de firmas que consumían mucho tiempo
Los contratos se debían enviar por correo postal o era necesario que los firmantes entraran a la oficina. Se agregaban al proceso días de retrasos innecesarios.
Firmas sin estrés
Los empleados ya pueden firmar contratos en segundos, acelerando los flujos de trabajo y facilitando que los trabajadores hagan lo que deben hacer, más rápidamente.
Tiempo perdido en los recordatorios manuales
Los equipos debían perseguir manualmente las firmas faltantes, lo que quitaba tiempo valioso de tareas más importantes.
Recordatorios automáticos
Sign notifica automáticamente a todos los firmantes sobre las firmas que faltan, lo que facilita el seguimiento de quién ha firmado qué y cuándo.
Dificultad para asegurar el proceso de firma
Con los documentos enviados por correo postal y electrónico para su firma, asegurar el proceso y hacerlo legalmente vinculante fue difícil.
Firmas electrónicas seguras
Gracias a los registros de auditoría con marca de tiempo y a la autenticación basada en funciones, los documentos se pueden compartir y firmar de forma segura, con registros de auditoría legalmente vinculantes.

Impulsar la colaboración y la seguridad con Dropbox y Sign

Tras los altos niveles de adopción —y el aumento de la velocidad y la precisión del proceso de declaración del COVID-19— los equipos de finanzas, RR. HH. y contratos de Cully Automation decidieron adoptar un flujo de trabajo similar. Ahora, todo, desde la facturación y el reclutamiento hasta la contratación, se gestiona a través de Dropbox y Sign.

Juntas, estas herramientas crean un espacio único y unido para que todos los departamentos de Cully Automation gestionen los documentos de forma eficaz. Desde el inicio del proyecto hasta su implementación, Dropbox y Sign garantizan que todos los documentos estén seguros en una ubicación fácilmente accesible, lo que permite una mejor colaboración y actualizaciones en tiempo real.

No puedo imaginarme la vida sin Dropbox o Sign, es totalmente fundamental para todo lo que hacemos. Los productos se integran en todo nuestro ciclo empresarial, desde la calificación previa, hasta la licitación y la posventa.

David Cully, director general de Cully Automation Ltd.

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