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Priorizar lo virtual | Kit de comunicación

Desarrolla mejores hábitos al usar tus herramientas

Tienes montones de herramientas de colaboración: software de chat, vídeo, correo electrónico, gestión de proyectos y mucho más. Si tu equipo es como la mayoría, quizás uses 28 herramientas diferentes para tareas básicas. Es posible que incluso cambies de una a otra hasta 10 veces por hora. Por desgracia, los ruidos constantes y los cambios de contexto pueden desviar nuestra atención y reducir nuestra eficacia. Te invitamos a aprovechar este taller para ayudar a tu equipo principal a acordar qué herramientas usar y cómo.

50 MINUTOS | TALLER DE EQUIPO VIRTUAL

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Paso 1 (trabajo previo): Registra tus herramientas

Antes del taller virtual, pide a los miembros de tu equipo que apunten las herramientas que usan habitualmente para colaborar, escribir y diseñar, administrar la información, gestionar proyectos, apuntar en la pizarra, etc. Invítales a reflexionar: ¿en qué nos ayudan estas herramientas?

Paso 2: Descubre cómo usar las herramientas de manera adecuada

Después de haber comenzado la reunión, presenta Básicos sobre las herramientas (a continuación) en tu pantalla. Revisa el documento con tu equipo y debatid: ¿tiene sentido? ¿Os ha sorprendido o confundido algo?
Básicos sobre las herramientas

Paso 3: Evalúa las herramientas de tu equipo

Cuando sepas cómo es un uso adecuado de herramientas, puedes poner una nota a tus hábitos. Rellena la hoja de puntuación de uso de herramientas (a continuación) con tu equipo. Cuando hayáis terminado, reflexionad: ¿cómo son nuestros hábitos de uso con respecto a las herramientas? ¿Qué es lo que necesitamos cambiar?
Hoja de puntuación de uso de herramientas

¿Cómo organizas tus hábitos?

¿Usas en exceso algunas herramientas? ¿O consideras que hacéis un uso normal en el equipo? Rellena la hoja de puntuación para averiguarlo.

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Paso 4: Define algunas reglas de uso de herramientas

Ahora que comprendes las tendencias del uso que hace tu equipo de las herramientas, puedes comenzar a desarrollar hábitos para reducir el desorden y aumentar la concentración. Trabajad con la siguiente hoja de reglas de uso para tus herramientas. Cuando hayáis terminado, debatid: ¿estamos todos de acuerdo? ¿Estas reglas tienen algún inconveniente o riesgo? Por ejemplo: si tu equipo de TI no quiere trabajar con una herramienta que te encanta, ¿supondrá un riesgo de seguridad para los usuarios?
Hoja de reglas de uso de herramientas

Deja los malos hábitos de lado

Usa la hoja de trabajo para definir una carta magna en cuanto a las herramientas de tu equipo. ¿No sabes cómo asignar una tarea a cada herramienta? Dale una oportunidad a la hoja de referencia de reglas de uso de herramientas.

Hoja de reglas de uso de herramientas

Paso 5: Decide cuáles serán los siguientes pasos

Cuando hayas redactado un borrador de las reglas de uso de herramientas, ponlas en un lugar fácil de encontrar, centralizado y público.Si las herramientas elegidas suponen un riesgo, decide las acciones que emprenderás para mitigarlo y quién se encargará de ello. Organiza una tarea de seguimiento asíncrona uno o dos meses más tarde para comprobar el estado de lo acordado. Luego, siéntate a disfrutar del sonido de una tarde sin notificaciones.

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Tres victorias fáciles

Desarrolla el hábito

  • Mañana: planifica el horario en el que comprobarás el correo electrónico y el chat. No los revises fuera de ese horario.
  • Semana siguiente: cuando un compañero de equipo infrinja una regla de uso de las herramientas, recuérdale con delicadeza lo acordado.
  • Cada tres meses: revisa las reglas de uso de las herramientas de tu equipo. ¿Cómo está yendo?

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