ステップ 1（プレワーク）：現在使用しているツールについて考える
バーチャル ワークショップを始める前に、文章作成やデザイン、ドキュメント作成、情報管理、プロジェクト管理、ホワイトボードを使った作業など、普段の共同作業に使用しているツールをメンバー全員で書き出し、それぞれのツールが何に役立っているかを各自で考えてもらいます。
ステップ 2：ツールの適切な使い方を知る
ワークショップを開始し、下の「ツールの基本」を画面に表示します。メンバー全員で内容を確認し、納得できるか、意外に感じる点やわかりにくい点はないかを話し合います。
ステップ 3：チームのツールを評価する
ツールの適切な使い方がわかったら、各自で普段の使い方を採点し、全員で下のツール使用の採点表に点数を記入します。記入が終わったら、ツールを適切に使用できているか、最も改めなくてはならないことは何かを考えます。
ステップ 4：ツールのルールを決める
これで、チームの傾向がわかりました。ここからは、作業の中断が最小限で済み、集中して業務に取り組める使い方を下のツール ルール ワークシートを使って考えていきましょう。ワークシートへの記入が終わったら、全員が内容に同意できるか、ルールに欠点やリスクはないかを話し合います（たとえば、とても気に入っているからといって、IT チームがサポートしていないツールを使うことは、セキュリティ上のリスクになるかもしれません）。
ステップ 5：次のステップを決める
ツール ルールの案がまとまったら、簡単に見つかるよう、チーム メンバー全員に公開されている共有の場所に保存します。選択したツールにリスクがある場合は、誰がどうやってリスクを抑えるのかを決めます。1～2 か月後に非同期での状況確認を計画し、全員で決めたルールが機能しているかどうかをチェックします。うまく機能していたら、ゆったりと椅子に腰かけ、着信音のない午後を楽しみましょう。
その他のリソース
| Dropbox | Dropbox 以外 |
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3 つの成功法則
習慣化する
- 明日：メールやチャットをチェックする時間を決めて、その時間以外はチェックしないようにする
- 来週：ツールのルールを守らないチーム メンバーがいたら、全員で決めたことを思い出すよう丁寧に伝える
- 四半期ごと：チームのツール ルールが、うまく機能しているかどうかを見直す