ツールの使い方を見直す

バーチャル ファースト | コミュニケーション キット

チャット、動画、メール、プロジェクト管理ソフトウェアなど、世の中には多数のコラボレーション ツールが出回っています。一般的なチームでは、基本的なタスクだけで 28 種類ものツールが使われている場合があります。もしかしたら皆さんも、1 時間に 10 回はツールを切り替えているかもしれません。残念なことに、絶え間ない着信音やアプリの切り替えは注意力を散漫にし、作業効率を低下させます。このワークショップは、どのツールをどのように使うべきかをチームで決めるお手伝いをします。

50 分|バーチャル チーム ワークショップ

ステップ 1(プレワーク):現在使用しているツールについて考える

バーチャル ワークショップを始める前に、文章作成やデザイン、ドキュメント作成、情報管理、プロジェクト管理、ホワイトボードを使った作業など、普段の共同作業に使用しているツールをメンバー全員で書き出し、それぞれのツールが何に役立っているかを各自で考えてもらいます。

ステップ 2:ツールの適切な使い方を知る

ワークショップを開始し、下の「ツールの基本」を画面に表示します。メンバー全員で内容を確認し、納得できるか、意外に感じる点やわかりにくい点はないかを話し合います。
ツールの基本

ステップ 3:チームのツールを評価する

ツールの適切な使い方がわかったら、各自で普段の使い方を採点し、全員で下のツール使用の採点表に点数を記入します。記入が終わったら、ツールを適切に使用できているか、最も改めなくてはならないことは何かを考えます。
ツール使用の採点表

使い方の合計点をチェックする

多すぎるツールに手を焼いていませんか?チームでは普段から適切な方法でツールが使われていますか?採点表を基に判断しましょう。

ステップ 4:ツールのルールを決める

これで、チームの傾向がわかりました。ここからは、作業の中断が最小限で済み、集中して業務に取り組める使い方を下のツール ルール ワークシートを使って考えていきましょう。ワークシートへの記入が終わったら、全員が内容に同意できるか、ルールに欠点やリスクはないかを話し合います(たとえば、とても気に入っているからといって、IT チームがサポートしていないツールを使うことは、セキュリティ上のリスクになるかもしれません)。
ツール ルール ワークシート

悪い習慣を断ち切る

ワークシートを使って、チームのツールの「基本ルール」を決めます。どの作業にどのツールを使用するかで悩んだら、ツール ルール一覧表を使ってみてください

ツール ルール ワークシート

ステップ 5:次のステップを決める

ツール ルールの案がまとまったら、簡単に見つかるよう、チーム メンバー全員に公開されている共有の場所に保存します。選択したツールにリスクがある場合は、誰がどうやってリスクを抑えるのかを決めます。1~2 か月後に非同期での状況確認を計画し、全員で決めたルールが機能しているかどうかをチェックします。うまく機能していたら、ゆったりと椅子に腰かけ、着信音のない午後を楽しみましょう。

その他のリソース

3 つの成功法則

習慣化する

  • 明日:メールやチャットをチェックする時間を決めて、その時間以外はチェックしないようにする
  • 来週:ツールのルールを守らないチーム メンバーがいたら、全員で決めたことを思い出すよう丁寧に伝える
  • 四半期ごと:チームのツール ルールが、うまく機能しているかどうかを見直す