Skapa bättre verktygsvanor

Virtual First | Kommunikationssats

Ni har massor av olika samarbetsverktyg: chatt, video, e-post, projektledningsprogramvara med mera. Om ditt team är som de flesta använder ni upp till 28 olika verktyg för grundläggande uppgifter. Och ni växlar också mellan dem, upp till 10 gånger per timme. Dessvärre kan ständiga aviseringar och sammanhangsbyten fragmentera vårt fokus och minska vår effektivitet. Använd denna workshop för att hjälpa teamet komma överens om vilka verktyg ni ska använda och hur ni ska använda dem.

50 MINUTER | VIRTUELL TEAMWORKSHOP

true

Steg 1 (förarbete): Gå igenom era verktyg

Före den virtuella workshopen ber du teamet skriva ner de verktyg de regelbundet använder när de samarbetar, skriver och utformar, dokumenterar, hanterar information, projektleder, arbetar på whiteboard med mera. Be dem fundera på följande: Hur fungerar de här verktygen för oss?

Steg 2: Lär er om sund verktygsanvändning

När du har startat mötet drar du upp grundkursen i verktygsanvändning (nedan) på skärmen. Gå igenom den med teamet och diskutera sedan: Är detta vettigt? Är något överraskade eller förvirrade?
Grundkurs i verktygsanvändning

Steg 3: Betygsätta teamets verktyg

När ni vet hur en sund verktygsanvändning ser ut kan ni ge era vanor ett betyg. Fyll i betygskortet för verktygsanvändning (nedan) med teamet. När ni är klara ska ni fundera på följande: Hur sunda är våra verktygsvanor? Finns det någon tydlig sak vi behöver förändra?
Betygskort för verktygsanvändning

Hur står sig era vanor?

Lider ni av verktygsöverbelastning, eller är teamets rutiner väl avvägda? Fyll i betygskortet för att få svaret.

true

Steg 4: Fastställ verktygsregler

Nu när ni förstår tendenserna i teamets verktygsanvändning kan ni börja bygga vanor som minimerar störningarna och ökar ert fokus. Använd arbetsbladet för verktygsregler nedan för att komma igång. När ni är klara ska ni diskutera följande: Kan vi alla komma överens om detta? Finns det några nackdelar eller risker med dessa regler? (Till exempel: Om IT-teamet inte ger stöd för ett verktyg ni älskar, kommer detta att medföra en säkerhetsrisk för användarna?)
Arbetsblad för verktygsregler

Gör er av med dåliga vanor

Använd arbetsbladet för att skapa en ”grundlag” för teamets verktygsanvändning. Svårt att välja verktyg för varje jobb? Prova vår fusklapp med verktygsregler.

Arbetsblad för verktygsregler

Steg 5: Bestäm er för kommande steg

När ni har fastställt era verktygsregler placerar ni dem någonstans där de är lätta att hitta, centrala och offentliga. Om det finns risker i era verktygsval ska ni bestämma vad ni ska göra för att hantera dem och vem som är ansvarig. Boka en asynkron incheckning 1–2 månader senare för att se hur era regler har fungerat i praktiken. Luta er sedan tillbaka och njut av ljudet av en aviseringsfri eftermiddag.

Fler resurser

3 enkla vinster

Bygg vanor

  • I morgon: schemalägg tider när du ska kolla din e-post och chatt. Kolla dem inte utanför detta tidsfönster.
  • Nästa vecka: när en teamkollega bryter mot en verktygsregel ska du snällt påminna hen om ert avtal.
  • Varje kvartal: se över teamets verktygsregler. Hur går det?