Construa melhores hábitos para usar ferramentas

Primordialmente virtual | Kit de comunicação

Você tem infinitas ferramentas de colaboração: chat, vídeo, e-mail, software de gerenciamento de projetos e muito mais. Se você trabalha como a maioria das equipes, talvez você use 28 ferramentas diferentes para tarefas básicas. Talvez você alterne entre elas até 10 vezes por hora. Infelizmente, distrações constantes e trocas de contexto podem fragmentar nossa atenção e diminuir nossa eficácia. Use este workshop para ajudar sua equipe principal a concordar sobre quais ferramentas usar e como usá-las.

50 MINUTOS | WORKSHOP DE EQUIPE VIRTUAL

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Etapa 1 (pré-trabalho): Audite suas ferramentas

Antes do workshop virtual, peça a sua equipe para anotar as ferramentas que usam regularmente para colaboração, redação e projeto, documentação, gerenciamento de conhecimento, gerenciamento de projetos, whiteboarding entre outras atividades. Peça-lhes para refletir: Como essas ferramentas funcionam?

Etapa 2: Saiba mais sobre ferramentas saudáveis

Após o início de sua reunião, mostre o módulo Introdução a ferramentas (abaixo) na sua tela. Revise com sua equipe e depois discuta: Isso faz sentido? Alguma coisa surpreendeu ou confundiu vocês?
Introdução a Ferramentas

Etapa 3: Classifique as ferramentas de sua equipe

Depois de saber como são as ferramentas saudáveis, você pode dar uma pontuação a seus hábitos. Preencha a tabela de desempenho de uso da ferramenta (abaixo) com sua equipe. Quando terminar, reflita: Nossos hábitos referentes a ferramentas são saudáveis? O que precisamos mudar com mais urgência?
Tabela de desempenho do uso de ferramentas

Como seus hábitos se comparam?

Você sofre de sobrecarga de ferramentas ou as normas de sua equipe estão corretas? Preencha essa tabela de desempenho para descobrir.

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Etapa 4: Estabeleça algumas regras de ferramentas

Agora que você entendeu as tendências das ferramentas de sua equipe, pode começar a adotar hábitos que minimizem as interrupções e aumentem o foco. Use a planilha de regras de ferramenta abaixo para começar. Quando terminar, discuta: Podemos todos concordar com isso? Há alguma desvantagem ou risco para essas regras? (Por exemplo: se sua equipe de TI não der suporte a uma ferramenta que você adora, ela representará um risco de segurança para os usuários?)
Planilha de regras de ferramentas

Acabe com os maus hábitos

Use a planilha para estabelecer uma "magna carta" para as ferramentas de sua equipe. Não sabe que tarefa atribuir a cada ferramenta? Experimente a planilha de regras da ferramenta .

Planilha de regras de ferramentas

Etapa 5: Decida as próximas etapas

Depois de redigir as regras de suas ferramentas, coloque-as em algum lugar que seja fácil de encontrar, central e público. Se houver riscos na escolha de ferramentas, decida o que fará para reduzi-los e quem é o responsável. Agende um check-in assíncrono para dali 1 a 2 meses para verificar o andamento de seus contratos. Depois, relaxe e desfrute o som de uma tarde sem distrações.

Mais recursos

3 vitórias fáceis

Adote o hábito

  • Amanhã: agende horários para verificar e-mail e bate-papo. Não os verifique fora desses horários.
  • Na próxima semana: se um colega de equipe quebrar uma regra de ferramenta, lembre-o gentilmente de seus acordos.
  • Trimestralmente: revisite as regras de ferramentas da sua equipe. Como estão indo?