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Virtual First | Kit für mehr Kommunikation

Kompetenzen verbessern

Sie besitzen eine Menge Tools für die Zusammenarbeit: Chat, Video, E-Mail, Projektmanagementsoftware und vieles mehr. Wenn es sich bei Ihnen wie bei den meisten Teams verhält, verwenden Sie für grundlegende Aufgaben rund 28 verschiedene Tools. Und Sie wechseln stündlich bis zu 10-mal von einem zum anderen. Leider wirken sich ständige Pings und Kontextwechsel negativ auf unsere Aufmerksamkeit aus und verringern unsere Effektivität. In diesem Workshop können Sie sich mit Ihrem Kernteam darauf einigen, welche Tools Sie auf welche Weise verwenden wollen.

50 MIN. | VIRTUELLER TEAM-WORKSHOP

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Schritt 1 (Vorbereitung): Überprüfen Sie Ihre Tools

Bitten Sie Ihr Team vor dem virtuellen Workshop, die Tools aufzuschreiben, die es regelmäßig für die Zusammenarbeit, das Schreiben und Entwerfen, die Dokumentation, die Wissens­verwaltung, das Projektmanagement, Whiteboarding und mehr verwendet. Bitten Sie alle, folgende Frage zu beantworten: Wie gut funktionieren diese Tools für uns?

Schritt 2: Entdecken Sie die Grundregeln für Ihre Tools

Nachdem Sie Ihr Meeting gestartet haben, zeigen Sie Tooling 101 (unten) auf Ihrem Bildschirm an. Gehen Sie den Inhalt mit Ihrem Team durch und diskutieren Sie folgende Fragen: Ist das sinnvoll? Fanden Sie etwas davon überraschend oder verwirrend?
Tooling 101

Schritt 3: Stufen Sie die Tools Ihres Teams ein

Sobald Sie wissen, wie eine gesunde Toolausstattung aussieht, können Sie Ihre Gewohnheiten bewerten. Füllen Sie mit Ihrem Team die Scorecard zur Toolverwendung(unten) aus. Denken Sie anschließend über folgende Fragen nach: Wie gesund sind unsere Gewohnheiten im Hinblick auf Tools? Welchen Aspekt sollten wir am dringendsten verändern?
Scorecard zur Toolverwendung

Was sind Ihre Gewohnheiten?

Leiden Sie unter zu vielen Tools oder passen die Standards Ihres Teams genau? Füllen Sie die Scorecard aus, um es herauszufinden.

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Schritt 4: Einige Toolregeln festlegen

Nachdem Sie nun die Tendenzen Ihres Teams kennen, können Sie anfangen, Gewohnheiten zu entwickeln, die Unterbrechungen minimieren und den Fokus verbessern. Verwenden Sie für den Einstieg das unten abgebildete Arbeitsblatt für Toolregeln. Diskutieren Sie anschließend folgende Fragen: Können alle dem zustimmen? Bergen diese Regeln irgendwelche Nachteile oder Risiken? (Beispiel: Wenn Ihr IT-Team ein von Ihnen favorisiertes Tool nicht unterstützt, stellt es dann ein Sicherheitsrisiko für die Nutzer dar?)
Arbeitsblatt für Toolregeln

Sagen Sie schlechten Gewohnheiten den Kampf an

Nutzen Sie das Arbeitsblatt, um eine „Magna Charta“ für die Tools Ihres Teams festzulegen. Sie wissen nicht, wie Sie jedem Werkzeug eine Aufgabe zuweisen sollen? Versuchen Sie es mit dem Spickzettel für Toolregeln.

Arbeitsblatt für Toolregeln

Schritt 5: Legen Sie die nächsten Schritte fest

Wenn Sie Ihre Toolregeln formuliert haben, legen Sie diese an einem leicht auffindbaren, zentralen und öffentlichen Ort ab.Falls Ihre Toolauswahl Risiken birgt, entscheiden Sie, welche Maßnahmen Sie ergreifen werden, um diese zu verringern, und wer dafür zuständig ist. Planen Sie 1 bis 2 Monate später einen asynchronen Check-in ein, um zu prüfen, wie Ihre Vereinbarungen funktionieren. Lehnen Sie sich anschließend zurück und genießen Sie einen Nachmittag ohne Pings.

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3 einfache Erfolge

Zur Gewohnheit machen

  • Morgen: Legen Sie Zeiten für das Prüfen von E-Mails und Chats fest. Prüfen Sie diese nicht außerhalb des Zeitfensters.
  • Nächste Woche: Wenn ein Teammitglied eine Toolregel missachtet, erinnern Sie es freundlich an Ihre Vereinbarungen.
  • Vierteljährlich: Stellen Sie die Toolregeln Ihres Teams auf den Prüfstand. Wie funktionieren sie?

Als Nächstes

Verständlich schreiben

oder entdecken Sie das ganze Kit für mehr Kommunikation