Wypracuj lepsze nawyki korzystania z narzędzi

Virtual First | Pakiet komunikacji

Korzystacie z bardzo wielu narzędzi umożliwiających współpracę: czatu, wideorozmowy, poczty e-mail, oprogramowania do zarządzania projektami itd. Jeśli stosujecie podobne metody pracy, jak większość zespołów, możliwe, że korzystacie z 28 różnych narzędzi do wykonywania podstawowych zadań. Możliwe, że przełączacie się między nimi do 10 razy na godzinę. Niestety, ciągłe przeskoki i zmiana wątków mogą prowadzić do rozproszenia uwagi i mniejszej wydajności. Skorzystaj z tego warsztatu, aby pomóc członkom swojego zespołu uzgodnić, jakich narzędzi i w jaki sposób będą używać.

50-MINUTOWE | WIRTUALNE WARSZTATY DLA ZESPOŁÓW

true

Krok 1 (przygotowanie): opracujcie spis narzędzi

Przed wirtualnymi warsztatami poproś członków swojego zespołu o spisanie narzędzi, których regularnie używają do prowadzenia współpracy, pisania i projektowania, prowadzenia dokumentacji, zarządzania wiedzą, zarządzania projektami, tworzenia tablic itd. Poproś ich, aby zastanowili się: Jak te narzędzia nam służą?

Krok 2: poznajcie zasady korzystania z narzędzi

Po rozpoczęciu spotkania przejdź do sekcji Wprowadzenie do narzędzi (poniżej) na ekranie. Omów ją ze swoim zespołem, a następnie przedyskutujcie: Czy to ma sens? Czy w tekście było coś zaskakującego lub niezrozumiałego?
Wprowadzenie do narzędzi

Krok 3: oceńcie narzędzia, z których korzysta zespół

Znając już zasady korzystania z narzędzi, możecie ocenić swoje nawyki. Wypełnij z zespołem kartę oceny korzystania z narzędzi (poniżej). Kiedy skończycie, zastanówcie się nad pytaniami: Na ile dobre Jak zdrowe są nasze nawyki związane z korzystaniem z narzędzi? Co powinniśmy zmienić w pierwszej kolejności?
Karta oceny korzystania z narzędzi

Jak wypadają Wasze nawyki?

Czy korzystacie ze zbyt wielu narzędzi, czy też mieścicie się w normie? Wypełnijcie tę kartę, aby poznać odpowiedzi na te pytania.

true

Krok 4: ustalcie zasady dotyczące korzystania z narzędzi

Teraz, gdy poznaliście już tendencje związane z korzystaniem z narzędzi w Waszym zespole, możecie zacząć budować nawyki, które zminimalizują zakłócenia i zwiększą koncentrację. Aby rozpocząć, skorzystajcie z poniższego arkusza zasad dotyczących korzystania z narzędzi. Kiedy skończycie, omówicie następujące kwestie: Czy wszyscy możemy się na to zgodzić? Czy są jakieś wady lub zagrożenia związane z tymi zasadami? Na przykład jeśli zespół IT nie obsługuje narzędzia, z którego chcielibyście korzystać, czy będzie to stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa użytkowników?
Arkusz zasad dotyczących korzystania z narzędzi

Pozbądźcie się złych nawyków

Skorzystaj z arkusza ćwiczeń, aby stworzyć złote zasady dotyczące narzędzi Twojego zespołu. Przyporządkowanie zadań do poszczególnych narzędzi jest trudniejsze, niż się wydaje? Wypróbuj ściągawkę z zasadami dotyczącymi korzystania z narzędzi .

Arkusz zasad dotyczących korzystania z narzędzi

Krok 5: zdecydujcie, co dalej

Po opracowaniu zasad dotyczących korzystania z narzędzi umieść je w łatwym do znalezienia, centralnym i publicznie dostępnym miejscu.Jeśli dobór narzędzi wiąże się z jakimkolwiek ryzykiem, zdecyduj, co należy zrobić, aby je zminimalizować, i kto jest za to odpowiedzialny. Zaplanuj asynchroniczną odprawę na 1–2 miesiące później, aby zobaczyć, jak ustalenia są realizowane. Potem możesz już tylko usiąść wygodnie i cieszyć się popołudniem bez zakłóceń.

Więcej zasobów

Trzy łatwo osiągalne korzyści

Wyrobienie nawyku

  • Jutro: ustal godziny, które przeznaczysz na sprawdzenie poczty elektronicznej i czatu. Nie sprawdzaj ich poza tymi godzinami.
  • W przyszłym tygodniu: gdy jakiś członek zespołu złamie zasadę dotyczącą korzystania z narzędzi, subtelnie przypomnij mu o Waszych ustaleniach.
  • Kwartalnie: sprawdź ponownie zasady zespołu dotyczące korzystania z narzędzi. Jakie są postępy?