건강한 도구 사용 습관

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우리는 채팅, 동영상, 이메일, 프로젝트 관리 소프트웨어 등 수많은 협업 도구를 사용합니다. 평균적인 팀과 비슷하다면 아마 여러분은 기본적인 업무를 처리하는데 28개의 도구를 사용하고, 도구를 전환하는 횟수가 많게는 시간당 10번에 달할 겁니다. 끊임없이 울리는 알림과 문맥 전환은 우리의 주의를 산만하게 하고 효율성을 저하시킵니다. 이 워크숍을 활용해 핵심 팀이 사용할 도구와 그 사용 방식에 대한 합의를 도출하세요.

50분 | 온라인 팀 워크숍

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1단계: 도구 평가(사전 작업)

온라인 워크숍을 시작하기 전에 팀원들에게 협업, 문서 작성, 디자인, 기록, 지식 관리, 프로젝트 관리, 화이트보드 작업 등에 정기적으로 사용하는 도구가 무엇인지 적어 달라고 요청하세요. 그리고 이러한 도구가 업무에 어떤 도움이 되는지 생각해보라고 하세요.

2단계: 건강한 도구 사용 방법 배우기

회의를 시작한 후 아래 도구 사용의 기본을 화면에 띄우세요. 그리고 팀과 함께 내용을 살펴보며 이해가 잘 되는지, 예상치 못했거나 혼란스러운 부분이 있는지 이야기해보세요.
도구 사용의 기본

3단계: 팀의 도구 사용 습관 평가하기

건강한 도구 사용 방식에 관해 논의했다면 이제 팀의 도구 사용 습관에 점수를 매겨보세요. 아래에서 도구 사용 습관 스코어카드를 다운로드해 팀과 함께 작성한 후 팀의 도구 사용 습관은 얼마나 건강한지, 가장 변화가 필요한 습관 한 가지를 꼽는다면 무엇일지 생각해보세요.
도구 사용 습관 스코어카드

여러분의 습관은 얼마나 건강한가요?

너무 많은 도구로 인해 불편을 느끼나요? 아니면 팀이 정한 규칙이 적절하다고 생각하시나요? 도구 사용 습관 스코어카드를 작성해 결과를 알아보세요.

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4단계: 도구 사용 규칙 수립

팀이 도구를 어떻게 사용하고 있는지 파악했으니 이제 업무 방해를 최소화하고 집중력을 높이는 습관을 들일 차례입니다. 아래에서 도구 사용 규칙 워크시트를 다운로드해 작성한 후 팀 전체가 이 규칙에 동의할 수 있는지, 단점이나 위험은 없는지 논의하세요. (예를 들어, IT팀에서 팀이 사용하는 도구를 지원하지 않을 경우 사용자에게 보안 위험이 발생하는지 생각해볼 수 있겠죠.)
도구 사용 규칙 워크시트

잘못된 습관 고치기

이 워크시트를 사용해 팀 도구 사용 규칙을 수립하세요. 각 도구별로 어떤 규칙을 세워야 할지 잘 모르겠다면 이 도구 사용 규칙 치트시트를 참조하세요.

도구 사용 규칙 워크시트

5단계: 다음 단계 결정

도구 사용 규칙의 초안을 마련했다면 이 규칙을 모두가 간편하게 액세스할 수 있는 중심 공간에 보관하세요.선택한 도구에 수반되는 위험이 있을 경우 이러한 위험을 완화하기 위해 어떤 조치를 취할 것이고, 누가 이 역할을 담당할 것인지 결정하세요. 그리고 1~2개월 후로 비동기 점검 일정을 잡아 놓고 느긋하게 앉아 알림이 울리지 않는 평화로운 오후를 만끽하세요.

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간단한 3단계로

건강한 습관 들이기

  • 내일: 언제 이메일과 채팅을 확인할 것인지 시간을 정하세요. 이 시간 이외에는 이메일과 채팅을 확인하지 마세요.
  • 다음 주: 팀원이 도구 사용 규칙을 어긴 경우 친절하게 합의 사항을 다시 상기시켜주세요.
  • 분기별: 팀의 도구 사용 규칙을 다시 점검해보세요. 도구 사용 규칙이 잘 지켜지고 있나요?