Få bedre verktøyvaner

Virtual First | Kommunikasjonspakke

Dere har en haug med samarbeidsverktøy: chat, video, e-post, programvare for prosjektstyring og mer. Hvis teamet er som team flest, bruker dere kanskje 28 ulike verktøy for grunnleggende oppgaver. Dere veksler kanskje mellom dem opptil ti ganger i timen. Dessverre kan konstant pinging og bytte av kontekst gå ut over oppmerksomhet og effektivitet. Denne workshopen kan hjelpe kjerneteamet med å bli enige om hvilke verktøy de skal bruke og hvordan de skal bruke dem.

50 MIN. | VIRTUELL TEAMWORKSHOP

true

Trinn 1 (forarbeid): Gå gjennom verktøyene

Før den virtuelle workshopen kan du be teamet notere ned hvilke verktøy de bruker ofte for å samarbeide, skrive, designe og dokumentere, samt for kunnskapsstyring og prosjektstyring, jobbing med tavle og mer. Be dem tenke gjennom: Hvordan fungerer disse verktøyene for oss?

Trinn 2: Lær om sunn bruk av verktøy

Når møtet er i gang, kan du ta opp «Tooling 101» (nedenfor) på skjermen. Gå gjennom med teamet og diskuter: Virker dette fornuftig? Var det noe som overrasket eller forvirret dere?
Tooling 101

Trinn 3: Vurder teamverktøyene

Når dere vet hvordan dere skal bruke verktøy på en sunn måte, kan dere vurdere verktøyvanene deres. Fyll ut vurderingskortet for verktøybruk (nedenfor) med teamet. Når dere er ferdige, kan dere tenke gjennom: Hvor sunne verktøyvaner har vi? Hva er det vi først og fremst må endre?
Vurderingskort for verktøybruk

Hvor fornuftige er vanene deres?

Har dere for mange verktøy, og har dere de rette teamstandardene? Fyll ut dette vurderingskortet for å finne det ut.

true

Trinn 4: Fastsett regler for verktøybruk

Nå som dere forstår hvordan teamet pleier å bruke verktøy, kan dere begynne å skape vaner som gir færre avbrudd og økt fokus. Bruk arbeidsarket for verktøyregler nedenfor for å komme i gang. Når dere er ferdige, kan dere diskutere: Er alle enige i dette? Finnes det ulemper eller risikoer knyttet til disse reglene? (Eksempel: Hvis IT-teamet ikke støtter et verktøy dere liker, vil det utgjøre en sikkerhetsrisiko for brukerne?)
Arbeidsark for verktøyregler

Bli kvitt dårlige vaner

Bruk arbeidsarket for å utarbeide et hoveddokument for teamverktøy. Problemer med å finne en jobb for hvert verktøy? Prøv juksearket for verktøyregler.

Arbeidsark for verktøyregler

Trinn 5: Fastsett de neste trinnene

Når dere har laget et utkast til verktøyregler, kan dere lagre det et sted det er lett tilgjengelig, sentralt og offentlig. Hvis valg av verktøy innebærer risiko, fastsett hva dere skal gjøre for å redusere risikoen og hvem som er ansvarlig. Planlegg en asynkron sjekk en til to måneder senere for å se hvordan avtalene fungerer. Så kan du lene deg tilbake og nyte lyden av en pingfri ettermiddag.

Flere ressurser

Tre enkle måter å lykkes på

Skap gode vaner

  • I morgen: Legg inn faste tidspunkter for å sjekke e-post og chat. Ikke sjekk dem utenom disse tidene.
  • Neste uke: Når en teamkollega bryter en verktøyregel, kan du minne om avtalen på en hyggelig måte.
  • Hvert kvartal: Gå gjennom teamets verktøyregler igjen. Hvordan går det?