Escribe para que te entiendan

Priorizar lo virtual | Kit de comunicación

Todos hemos recibido alguna vez un correo electrónico demasiado largo o un documento de estrategia incomprensible. Los mensajes poco claros y difíciles de entender suponen un coste de miles de millones de dólares para las empresas cada año, lo cual es frustrante. En ese sentido, escribir de forma clara y directa puede llegar a ser toda una ventaja para las empresas. No solo porque respeta el tiempo de todos, sino porque te ayuda a tomar decisiones más rápidamente. Aprovecha este ejercicio para conseguir que tus correos electrónicos, documentos y presentaciones sean claros y fáciles de leer.

25 MIN. | EJERCICIO PERSONAL

Paso 1: Aprende las 5 reglas principales para una buena escritura

Una excelente escritura es simple, humana y fácil de entender para cualquier persona de tu empresa, no solo para los expertos. Antes de empezar a editar, echa un vistazo a Lo básico para escribir (a continuación). Cuando termines, reflexiona:

  • La regla que más a menudo sigo es _______
  • La regla que más a menudo rompo es __________
Lo básico para escribir

¿Podrías reducirlo a la mitad?

Utiliza esta base para mejorar cualquier texto.

Lo básico para escribir

Paso 2: Califica tu escritura

Elige entre 2 y 3 correos electrónicos o documentos (tuyos o de otra persona) que sean largos, confusos o con los que resulte difícil sentirse identificado. A continuación, rellena la hoja de puntuación de escritura que figura más abajo. Cuando hayas terminado, reflexiona: ¿Es fácil entender el texto o podría ser más simple? ¿Notas algún patrón o tema?
Hoja de puntuación de escritura

¿Tus textos son fáciles de leer?

¿Planteas lo más importante al principio o das muchos rodeos? Utiliza esta hoja de puntuación de escritura para averiguarlo.

Paso 3: Intenta reescribir

El secreto de una excelente escritura no es ser brillante, sino saber editar. Escoge una muestra del texto en el que hayas obtenido una puntuación baja. A continuación, sigue los pasos de la hoja de trabajo de escritura. (No te preocupes, no pasa nada por reducir el contenido). Cuando hayas terminado, da un paso atrás y revisa el borrador. ¿El lector podría entender el contenido a simple vista?
Hoja de trabajo de escritura

Simplifica

Aprovecha esta hoja de trabajo para reducir un texto. (¿Te cuesta evitar el lenguaje específico? Usa la hoja de referencia sobre el lenguaje especializado).

Hoja de referencia sobre el lenguaje especializado

Punto extra: El tono importa

Respuestas breves como "Claro" o "¿Por qué has hecho eso?" pueden estar bien en persona. Pero por chat o correo electrónico, cuando los compañeros de equipo no pueden leer el lenguaje corporal o las expresiones faciales, pueden parecer demasiado abruptas. Mantén un tono desenfadado y utiliza algún emoji de vez en cuando (gato sonriendo) o un signo de exclamación ("¡Buena idea!") al escribir.

Más recursos

3 acciones fáciles

Desarrolla el hábito

  • Mañana: escoge una regla que rompas a menudo y trata de evitarla en tu próximo correo electrónico
  • La siguiente semana: reducir un documento a la mitad
  • Trimestral: comprueba si puedes pasar una semana completa sin escribir palabras especializadas