養成更良好的工具使用習慣

虛擬優先 | 溝通工具包

目前有許多協作工具可供您使用:即時通訊、視訊、電子郵件、專案管理軟體等等。如果您像大多數工作團隊一樣,可能會使用 28 種不同工具來完成基本工作項目。甚至可能每小時在不同工具之間來回切換 10 次以上。不幸的是,接連不斷的通知及背景資訊切換都會分散我們的注意力,也會降低我們的效率。此工作坊能幫助您的核心團隊,就工具選擇以及工具使用方式達成一致共識。

50 分鐘 | 虛擬團隊工作坊

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步驟一 (前置作業):審核您的工具

在虛擬工作坊開始前,請您的工作團隊記下各自常用於協作、寫作與設計、文件、知識管理、專案管理、板書等方面的工具。請他們反思一下:這些工具對我們的幫助為何?

步驟二:瞭解良好工具準備

在會議開始後,從畫面叫出工具準備入門(如下圖)。與您的團隊一起查看,並且接著討論:這些做法是否有意義?又有哪些做法讓人感到驚訝或困惑呢?
工具準備入門

步驟三:為您的團隊工具評分

在您知道如何進行良好工具準備後,就能為自己的工具習慣打分數。與您的團隊一起填寫下方工具使用記分卡。在填寫完成後,請反思:我們工具使用習慣的健康程度為何?我們最需要改變哪項習慣?
工具使用計分卡

您的使用習慣是如何累積而成的?

您是否正受工具超載所苦,又或者您的團隊規範恰到好處?想了解您的工具使用情況,請填寫工具使用記分卡。

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步驟四:設定工具規則

既然您已經瞭解團隊的工具使用傾向,便能開始養成習慣,將干擾降至最低並提升專注力。使用下方工具規則工作表,著手養成習慣吧。在完成工作表後,請討論:大家是否都同意?這些規則有什麼缺點或風險嗎?(例如:如果您的 IT 工作團隊不支援您喜愛的工具,會為使用者帶來安全風險嗎?)
工具規則工作表

把壞習慣丟到一旁

使用工作表為團隊工具建立《大憲章》。總是難以決定每個工具的工作分配?試試工具規則備忘錄

工具規則工作表

步驟五:決定下一步

在完成工具規則的草案後,請存放在易於查詢、集中且公開的位置。如果您選擇的工具有任何風險,請決定降低風險的措施及負責人。安排 1–2 個月後的非同步追蹤進度,以便瞭解先前團隊共識的後續進展。接下來就能悠閒地坐著,好好享受沒有通知干擾的午後時光。

更多資源

讓您輕鬆達標的 3 項任務

養成習慣

  • 明天:排定電子郵件和即時通訊的查看時間。請勿在非指定時段查看。
  • 下週:當團隊成員違反工具規則時,溫馨提醒他們團隊共識內容。
  • 每季度:重新檢視團隊的工具規則。進展如何呢?