步驟一 (前置作業)：審核您的工具
在虛擬工作坊開始前，請您的工作團隊記下各自常用於協作、寫作與設計、文件、知識管理、專案管理、板書等方面的工具。請他們反思一下：這些工具對我們的幫助為何？
養成更良好的工具使用習慣
虛擬優先 | 溝通工具包
目前有許多協作工具可供您使用：即時通訊、視訊、電子郵件、專案管理軟體等等。如果您像大多數工作團隊一樣，可能會使用 28 種不同工具來完成基本工作項目。甚至可能每小時在不同工具之間來回切換 10 次以上。不幸的是，接連不斷的通知及背景資訊切換都會分散我們的注意力，也會降低我們的效率。此工作坊能幫助您的核心團隊，就工具選擇以及工具使用方式達成一致共識。
50 分鐘 | 虛擬團隊工作坊
步驟二：瞭解良好工具準備
在會議開始後，從畫面叫出工具準備入門(如下圖)。與您的團隊一起查看，並且接著討論：這些做法是否有意義？又有哪些做法讓人感到驚訝或困惑呢？
步驟三：為您的團隊工具評分
在您知道如何進行良好工具準備後，就能為自己的工具習慣打分數。與您的團隊一起填寫下方工具使用記分卡。在填寫完成後，請反思：我們工具使用習慣的健康程度為何？我們最需要改變哪項習慣？
步驟四：設定工具規則
既然您已經瞭解團隊的工具使用傾向，便能開始養成習慣，將干擾降至最低並提升專注力。使用下方工具規則工作表，著手養成習慣吧。在完成工作表後，請討論：大家是否都同意？這些規則有什麼缺點或風險嗎？(例如：如果您的 IT 工作團隊不支援您喜愛的工具，會為使用者帶來安全風險嗎？)
步驟五：決定下一步
在完成工具規則的草案後，請存放在易於查詢、集中且公開的位置。如果您選擇的工具有任何風險，請決定降低風險的措施及負責人。安排 1–2 個月後的非同步追蹤進度，以便瞭解先前團隊共識的後續進展。接下來就能悠閒地坐著，好好享受沒有通知干擾的午後時光。
更多資源
| Dropbox 資源 | 其他資源 |
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讓您輕鬆達標的 3 項任務
養成習慣
- 明天：排定電子郵件和即時通訊的查看時間。請勿在非指定時段查看。
- 下週：當團隊成員違反工具規則時，溫馨提醒他們團隊共識內容。
- 每季度：重新檢視團隊的工具規則。進展如何呢？