Bouw betere gewoonten op rond je tools

Eerst virtueel | Communicatiepakket

Je beschikt over talloze samenwerkingstools: chat, video, e-mail, projectmanagementsoftware en meer. De meeste teams gebruiken zo'n 28 verschillende tools voor eenvoudige taken. Mogelijk schakel je tien keer per uur van de ene naar de andere. Helaas kan door voortdurende meldingen en wisselingen van context onze aandacht verstrooid raken en onze effectiviteit verminderen. Gebruik deze workshop om met je kernteam te bepalen welke tools je gaat gebruiken en hoe je ze zult gebruiken.

50 MIN. | WORKSHOP VOOR VIRTUELE TEAMS

true

Stap 1 (voorbereiding): je tools onder de loep nemen

Vraag je team om vóór de virtuele workshop de tools te noteren die ze regelmatig gebruiken voor samenwerking, schrijven en ontwerpen, documentatie, kennisbeheer, projectbeheer, whiteboarding en meer. Vraag hen om na te denken: welke meerwaarde hebben deze tools voor ons?

Stap 2: ontdek meer over een gezond gebruik van tools

Nadat je jouw vergadering bent begonnen, haal je Basisbeginselen toolgebruik tevoorschijn (hieronder) op je scherm. Bekijk deze met je team en bespreek vervolgens het volgende: klopt dit? Is er iets wat je verbaasde of verwarde?
Basisbeginselen toolgebruik

Stap 3: geef de tools van je team een cijfer

Als je eenmaal weet hoe een gezond gebruik van tools eruitziet, kun je jouw gewoonten een score geven. Vul met je team de (onderstaande) scorekaart voor het gebruik van tools in. Wanneer je dat hebt gedaan, moet je over het volgende nadenken: hoe gezond zijn onze gewoonten wat betreft het gebruik van tools? Wat is het belangrijkste dat we moeten veranderen?
Scorekaart toolgebruik

Hoe verhouden jouw gewoonten zich tot elkaar?

Gebruik je een overdaad aan tools of valt het gebruik van je team binnen de normen? Vul deze scorekaart in om erachter te komen.

true

Stap 4: regels voor tools bepalen

Nu je inzicht hebt in de gewoonten voor het gebruik van tools van je team, kun je beginnen met het ontwikkelen van gewoonten die verstoringen minimaliseren en de concentratie verhogen. Gebruik het onderstaande werkblad met regels voor tools om aan de slag te gaan. Nadat je dit hebt gedaan, bespreek je het volgende: zijn we het hier allemaal mee eens? Kleven er nadelen of risico's aan deze regels? (Bijvoorbeeld: als je IT-team je favoriete tool niet ondersteunt, vormt deze dan een beveiligingsrisico voor gebruikers?)
Werkblad: regels voor tools

Maak korte metten met slechte gewoonten

Gebruik het werkblad om een leidraad op te stellen voor de tools van je team. Twijfel je over welke taak je aan welke tool moet toewijzen? Bekijk dan het voorbeeldblad met regels voor tools.

Werkblad toolregels

Stap 5: vervolgstappen bedenken

Zodra je je regels voor tools hebt opgesteld, plaats je ze op een plek die eenvoudig te vinden, centraal en openbaar is. Wanneer de door jou gekozen tools risico's met zich meebrengen, bepaal dan hoe je deze kunt beperken en wie daarvoor verantwoordelijk is. Plan een asynchrone evaluatie in over 1-2 maanden om te kijken hoe het met jullie afspraken gaat. Daarna kun je achterover leunen en van een middag zonder meldingen genieten.

Meer hulpmiddelen

Drie eenvoudige successen

De gewoonte ontwikkelen

  • Morgen: plan tijden in waarop je e-mails en chatberichten controleert. Controleer ze niet buiten deze tijden.
  • Volgende week: wanneer een teamlid de regels voor tools overtreedt, herinner je hem of haar vriendelijk aan jullie afspraken.
  • Driemaandelijks: bespreek opnieuw de regels voor tools van je team. Hoe gaat het?