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Virtual First | Kit Communication

Développer de bonnes habitudes en matière d'outils

Vous disposez de nombreux outils de collaboration : la messagerie instantanée, les appels vidéo, les e‑mails, les logiciels de gestion de projet, etc. Comme la plupart des équipes, vous pouvez utiliser jusqu'à 28 outils différents pour effectuer vos tâches de base. Il vous arrive même sûrement de passer d'une application à l'autre jusqu'à dix fois par heure ! Malheureusement, les interruptions et notifications incessantes nous déconcentrent et diminuent notre efficacité. Cet atelier virtuel aidera votre équipe à se mettre d'accord sur les outils à utiliser et sur la façon de les utiliser.

50 MINUTES | ATELIER D'ÉQUIPE VIRTUEL

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Étape 1 (travail préalable) : auditez vos outils

Avant de commencer cet atelier virtuel, demandez aux membres de votre équipe de noter les outils qu'ils utilisent régulièrement pour la collaboration, la rédaction, la conception, la documentation, la gestion des connaissances, la gestion de projets, les tableaux blancs, etc. Demandez-leur de se poser la question suivante : Ces outils sont-ils adaptés à nos tâches ?

Étape 2 : découvrez les règles de base concernant les outils

Une fois l'atelier virtuel lancé, affichez les règles de base concernant les outils sur votre écran (voir ci-dessous). Passez-les en revue avec votre équipe, puis discutez-en : Ce que vous voyez là a‑t‑il du sens ? Quelque chose vous a‑t‑il surpris ou déconcerté ?
Règles de base concernant les outils

Étape 3 : évaluez les outils de votre équipe

Maintenant que vous connaissez les règles de base concernant les outils, vous pouvez attribuer une note à vos habitudes. Remplissez la feuille de score des outils (ci-dessous) avec votre équipe. Lorsque vous avez terminé, réfléchissez : Avons-nous de bonnes habitudes en matière d'outils ? Quelle est la chose que nous devons le plus changer ?
Feuille de score des outils

Avez-vous de bonnes habitudes en matière d'outils ?

Croulez-vous sous le nombre d'outils ou votre équipe se trouve-t-elle dans la moyenne ? Remplissez la feuille de score pour le découvrir.

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Étape 4 : fixez des règles en matière d'outils

Maintenant que vous comprenez les tendances de votre équipe en matière d'outils, vous pouvez commencer à mettre en place des habitudes afin de réduire les interruptions et d'améliorer la concentration. Utilisez l'antisèche sur les outils ci-dessous pour commencer. Lorsque vous avez terminé, discutez : Sommes-nous tous d'accord sur ces règles ? Y a-t-il des inconvénients ou des risques liés à ces règles ? (Par exemple : Si l'un des outils préférés de votre équipe n'est pas pris en charge par votre département informatique, présentera-t-il un risque de sécurité pour les utilisateurs ?).
Antisèche sur les outils

Perdez vos mauvaises habitudes

Utilisez l'antisèche pour établir une cartographie des outils de votre équipe. Vous ne savez pas comment associer chaque outil à vos tâches ? L'antisèche sur les outils est là pour vous guider.

Antisèche sur les outils

Étape 5 : décidez des prochaines étapes

Une fois vos règles définies et mises par écrit, placez-les dans un endroit facile à trouver, central et public.Si votre choix d'outils présente des risques, réfléchissez aux actions possibles pour les limiter et désignez un responsable. Prévoyez de faire le point sur les décisions prises dans un ou deux mois. Vous pouvez désormais travailler en toute tranquillité, sans être perturbé par d'incessantes notifications.

Ressources complémentaires

Dropbox Autres sources

Trois objectifs faciles à atteindre

Prendre de bonnes habitudes

  • Demain : prévoyez des créneaux horaires pour consulter vos e‑mails et la messagerie instantanée. Ne faites aucune exception.
  • La semaine prochaine : quand un collaborateur enfreint une règle, faites-lui gentiment une piqûre de rappel.
  • Chaque trimestre : faites le bilan des règles de votre équipe.

À suivre

Écrire de façon claire

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