Bina tabiat alat yang lebih baik

Pertama Maya | Kit Komunikasi

Anda mempunyai banyak peralatan kerjasama: sembang, video, e-mel, perisian pengurusan projek dan banyak lagi. Jika anda seperti kebanyakan pasukan, anda mungkin menggunakan 28 alatan berbeza untuk tugasan asas. Anda mungkin menogol melaluinya sehingga 10 kali setiap jam. Malangnya, ping berterusan dan bertukar konteks boleh memecahkan perhatian kita dan mengurangkan keberkesanan kita. Gunakan bengkel ini untuk membantu pasukan teras anda bersetuju tentang alatan yang akan anda gunakan dan cara anda menggunakannya.

50 MIN | BENGKEL PASUKAN MAYA

true

Langkah 1 (prakerja): Audit alatan anda

Sebelum bengkel maya bermula, minta pasukan anda untuk mencatat alat yang mereka kerap gunakan untuk kerjasama, menulis dan mereka bentuk, dokumentasi, pengurusan pengetahuan, pengurusan projek, menulis di papan putih dan banyak lagi. Minta mereka untuk fikirkan: Bagaimanakah alat ini berfungsi untuk kita?

Langkah 2: Ketahui tentang alat yang sihat

Selepas anda memulakan mesyuarat anda, tarik alat 101 (di bawah) pada skrin anda. Berikan ulasan tentang alat itu dengan pasukan anda dan kemudian bincangkan: Adakah ini masuk akal? Adakah sesuatu mengejutkan atau mengelirukan anda?
Alatan 101

Langkah 3: Nilaikan alatan pasukan anda

Setelah anda tahu tentang ciri-ciri alat yang sihat, anda boleh memberi skor kepada tabiat anda. Isikan kad skor penggunaan alat (di bawah) bersama pasukan anda. Apabila anda selesai, fikirkan: Sejauh manakah tabiat penggunaan alat kita adalah sihat? Apakah satu-satunya perkara yang kita paling perlu ubah?
Kad skor penggunaan alat

Bagaimanakah tabiat anda berkumpul?

Adakah anda mengalami masalah terlampau banyak alat, atau adakah norma pasukan anda betul? Isikan kad skor ini untuk mengetahuinya.

true

Langkah 4: Tetapkan beberapa peraturan alat

Kini anda memahami kecenderungan alat yang pasukan anda gunakan, anda boleh mula membina tabiat yang meminimumkan gangguan dan meningkatkan tumpuan. Gunakan lembaran kerja peraturan alat di bawah untuk bermula. Apabila anda selesai, bincangkan: Bolehkah kita semua bersetuju dengan perkara ini? Adakah terdapat sebarang kelemahan atau risiko kepada peraturan ini? (Contohnya: Jika pasukan IT anda tidak menyokong alat yang anda suka guna, adakah alat tersebut akan menimbulkan risiko keselamatan kepada pengguna?)
Lembaran Kerja Peraturan Alat

Hentikan tabiat buruk selama-lamanya

Gunakan lembaran kerja untuk mewujudkan “magna carta” untuk alat pasukan anda. Bingung untuk menugaskan kerja kepada setiap alat kerja? Cuba lembaran helat peraturan alat.

Lembaran kerja peraturan alatan

Langkah 5: Tentukan langkah-langkah yang seterusnya

Setelah anda merangka peraturan alat anda, letakkan peraturan di tempat yang mudah ditemui, berpusat dan awam. Jika terdapat sebarang risiko dalam pilihan alatan anda, tentukan perkara yang akan anda lakukan untuk mengurangkan risiko dan orang yang bertanggungjawab. Jadualkan daftar masuk tak segerak selama 1–2 bulan kemudian untuk melihat perkembangan perjanjian anda. Kemudian berehat dan nikmati bunyi yang tenang di waktu petang.

Lebih banyak sumber

3 kemenangan mudah

Mencipta tabiat

  • Esok: Jadualkan waktu anda untuk menyemak e-mel dan sembang. Jangan periksa e-mel dan sembang di luar waktu itu.
  • Minggu depan: Apabila rakan sepasukan melanggar peraturan alat, ingatkan mereka tentang perjanjian anda.
  • Suku Tahunan: Semak semula peraturan alat pasukan anda. Bagaimanakah perkembangannya?