Virtual First | Набор для коммуникации

Овладейте наилучшими методами работы с инструментами

В вашем распоряжении есть множество инструментов для совместной работы: чат, видео, электронная почта, программное обеспечение для управления проектами и многое другое. Как и большинство рабочих групп, вы можете использовать 28 различных инструментов для выполнения основных задач. Вы также можете переключаться между ними до 10 раз в час. К сожалению, постоянные пинги и смена контекста могут отвлекать от работы и снижать ее эффективность. На этом семинаре вы узнаете, как согласовать со своей главной командой вопрос выбора подходящих инструментов и способов их использования.

50 МИНУТ | ВИРТУАЛЬНЫЙ СЕМИНАР ДЛЯ РАБОЧИХ ГРУПП

Шаг 1 (предварительная работа): проведите ревизию своих инструментов

Перед виртуальным семинаром попросите свою рабочую группу выписать все инструменты, которые они регулярно используют. Например, для сотрудничества, записи, разработок, документирования, а также управления знаниями, проектами, интерактивной доской. Пусть ваши коллеги подумают о том, каким образом эти средства помогают им в работе.

Шаг 2: расскажите о полезных инструментах

После начала совещания выведите на экран набор инструментов 101 (внизу). Обсудите его со своей командой и затем спросите: «Какой в нем смысл? Что-нибудь удивило или смутило вас?»

Шаг 3: оцените инструменты вашей рабочей группы

Как только вы узнаете, каким должен быть правильный инструментарий, вы сможете оценку используемому вами набору. Заполните оценочный лист вместе со своей командой (ниже). После этого поразмышляйте о том, насколько продуктивны ваши рабочие инструменты и что необходимо изменить в первую очередь.

Оценочный лист использования инструментов

Как складываются ваши рабочие привычки?

Вы перегружены инструментами или вас все устраивает? Заполните данный оценочный лист, чтобы выяснить это.

Шаг 4: установите правила работы с инструментами

Теперь, когда вы выяснили, какими инструментами предпочитает пользоваться ваша команда, можно приступить к выработке привычек, минимизирующих прерывание процессов и повышающих концентрацию внимания. Чтобы начать, ознакомьтесь с приведенной ниже таблицей с правилами об инструментах. После задайте следующие вопросы: «Можем ли мы все согласиться с этим? Есть ли какие-либо недостатки или риски в данных правилах?» (Например: если ваша ИТ-команда не поддерживает ваш любимый инструмент, будет ли он представлять угрозу безопасности для пользователей?)

Таблица с правилами об инструментах

Отбросьте вредные привычки

Используйте рабочую таблицу, чтобы составить «магическую карту» с инструментами для вашей команды. Затрудняетесь с выбором инструмента для конкретной задачи? Попробуйте воспользоваться шпаргалкой по правилам работы с инструментами.

Шаг 5: примите решение о дальнейших действиях

После того, как вы составили правила работы с инструментами, разместите их в удобном, централизованном и общедоступном месте. Если выбор инструментов подразумевает какие-либо риски, решите, что вы будете делать для их снижения и кто несет за это ответственность. Запланируйте асинхронную контрольную встречу через 1-2 месяца, чтобы узнать, как продвигаются дела. Затем откиньтесь на спинку кресла и наслаждайтесь работой без отвлекающих факторов.

Дополнительные ресурсы

Dropbox

Другие источники

3 легкие победы

Выработайте привычку

Завтра: запланируйте, когда вы будете проверять электронную почту и сообщения в чате. Не проверяйте их в любое другое время.
На следующей неделе: когда участник команды нарушает правила работы с инструментами, аккуратно напомните ему о ваших договоренностях.
Ежеквартально: пересматривайте правила использования инструментов вашей рабочей группы. Нужно ли что-то изменить?

Далее

Пишите так, чтобы вас понимали

или узнайте больше о «Наборе для коммуникации»